Cependant, bien que la planification d'événements soit essentielle si vous voulez que l'événement se passe bien, vous voulez également des résultats de tous vos efforts.
C'est pourquoi votre organisation devrait recruter un «comité hôte».
Qu'est-ce qu'un comité d'accueil?
Un «comité hôte» est différent d'un comité de planification d'événements traditionnel. Au lieu de personnes qui planifient, planifient ou établissent activement pour les événements de la journée ou de la soirée, le comité hôte est une équipe qui utilise ses réseaux pour s'assurer que l'événement est un succès. Certains membres du comité hôte peuvent choisir de:
- Encourager leurs amis, famille ou collègues à acheter des billets
- Recueillir des objets d'enchères provenant d'entreprises locales
- Faire des connexions avec les fournisseurs pour les prix de présence ou la restauration événementielle
Bien sûr, il existe d'innombrables façons dont un comité hôte peut rendre vos événements de bienfaisance meilleurs que jamais . Pensez à un comité hôte comme hôte d'une fête; Quelqu'un qui invite les meilleurs invités, sait qui appeler pour la nourriture ou le décor et peut vous connecter avec des personnes qui font de l'événement un succès total.
Parce qu'un comité hôte peut augmenter les fonds reçus lors d'un événement ou attirer davantage l'attention des médias, il est essentiel de trouver et de recruter les bonnes personnes.
Qui choisir pour votre comité d'accueil
Un comité hôte véritablement utile n'inclura pas les spécialistes du marketing ou les planificateurs d'événements rémunérés. Au lieu de cela, ils devraient être des membres très engagés de votre équipe existante, de la base de donateurs ou des bénévoles ayant des liens et la volonté de tendre la main.
Votre comité hôte peut aller de quelques personnes à des dizaines.
Plus les membres de votre comité sont nombreux, plus ils peuvent avoir un impact collectif sur la réussite de votre événement.
Vous pouvez trouver les membres du comité hôte presque partout, y compris:
- Un membre du conseil d'administration ou un président de votre organisation
- Des bénévoles très engagés dans la communauté
- Un donateur qui a des liens avec des entreprises locales
- Un donateur ou un membre du conseil qui a de nombreux contacts dans votre groupe démographique idéal
- Des bénévoles qui connaissent les vendeurs ou les propriétaires de sites
- Des célébrités locales ou nationales qui défendent souvent votre cause
Une fois que vous avez localisé des personnes, vous aimeriez vous joindre à votre comité hôte; il est temps de les recruter.
Comment recruter un comité d'accueil
Cherchez et communiquez avec des personnes qui feraient d'excellents membres du comité hôte. Cependant, ne demandez pas simplement à quelqu'un d'être membre d'un comité hôte. Une invitation officielle est le meilleur moyen de recruter des membres du comité.
Dans une invitation du comité hôte, il est important d'inclure:
- Informations complètes sur l'événement et votre organisation (date et lieu)
- Informations sur le but de l'événement (collecte de fonds pour une cause spécifique)
- Exemples de comment un membre du comité hôte pourrait contribuer
- Une date pour répondre ou se connecter avec votre équipe
- Un "avancé" merci de leur faire savoir que vous êtes heureux de les inviter
- Votre nom / contact et vos coordonnées
Assurez-vous que les membres potentiels savent que leur participation sera reconnue et appréciée et qu'ils peuvent avoir un impact significatif en se joignant à eux.
Si vous vous demandez comment rédiger votre lettre d'invitation du comité hôte, il y a beaucoup d'exemples sur les sites Web sans but lucratif. Si vous recherchez un modèle facile à utiliser, copiez et collez le modèle ci-dessous et insérez vos informations dans chacun des crochets.
[Rendez-vous amoureux]
Cher [Insérer le nom]:
Je vous écris pour vous informer d'un événement passionnant que [Nom de votre organisation] prévoit de [Mois] dans [Insérer une ville].
En [Mois + Année (si différent de celui en cours)], [Organisation] apporte le [Nom de l'événement] à [Ville] pour accroître la sensibilisation à [cause / problème social / problème auquel votre organisation s'adresse] et pour créer un soutien pour [ programmes / initiatives / efforts].
[Ajoutez des informations pertinentes sur l'événement / le but / le thème].
L'événement aura lieu à [Ville] à [Lieu de l'événement (si vous l'avez)] le [date et heure].
[Prénom], nous aimerions que vous aidiez à faire de cet événement un succès, et d'autres comme celui-ci. Si vous souhaitez faire partie de cet événement, ainsi que des événements futurs, nous vous serions reconnaissants si vous acceptez cette invitation officielle à faire partie de notre comité hôte.
Il y a quelques façons simples de s'impliquer:
- Partagez votre nom, ou le nom de votre organisation, en tant que membre de notre comité hôte
- Invitez vos collègues, amis et voisins à acheter une [table / ticket] pour notre événement (s)
- Rejoignez-nous pour l'événement
- [Insérer une demande spécifique en fonction de la position de la personne, des connexions.]
Nous aimerions aussi que vous envisagiez d'organiser votre propre table et d'inviter vos amis et vos collègues à une soirée amusante. Votre soutien généreux nous aidera à passer le mot [cause] et à vraiment avoir un impact.
Un membre de [Organisation] vous contactera dans le [Insérer le calendrier] pour discuter des détails de notre comité hôte et pour discuter de votre participation, si cela vous intéresse.
Nous sommes impatients de travailler avec vous pour faire de [Nom de l'événement] et des événements futurs un succès! Merci pour votre généreuse considération et votre soutien.
Cordialement,
[Votre nom]
[Position dans l'organisation]
[Nom de l'organisation]
[Numéro de contact]
Après avoir recruté votre comité d'accueil
Une fois que vous aurez invité les membres de votre comité, vous recevrez des lettres d'acceptation ou des appels. Toutefois, avant d'entrer dans les détails de l'événement ou ce que vous aimeriez qu'ils fassent, prévoyez une courte réunion avec le comité. Sans rien demander d'eux, laissez-les:
- Se connaître les uns les autres
- Discutez de la façon dont ils sont impliqués dans votre organisation
- Revoir les documents ou les présentations sur votre cause / travail
- Faites un remue-méninges sur la façon dont ils aimeraient contribuer
À partir de là, vous pouvez leur faire part de vos objectifs de collecte de fonds et de la façon dont vous aimeriez les voir travailler ensemble (en invitant des contacts ou en sollicitant des articles d'enchères). Ils peuvent également se diviser en «sous-comités» si vous avez un grand groupe
Bien sûr, ce n'est pas le travail du comité hôte seul de planifier et d'exécuter votre événement. Un comité hôte devrait travailler avec vos bénévoles ou votre comité de planification d'événements pour vendre des billets, s'assurer que de nouveaux commandites d'événements sont réclamés, que les articles aux enchères sont nombreux et que la soirée sera un succès pour les participants.
Reconnaître les efforts de votre comité hôte
Une fois l'événement terminé, les membres de votre comité hôte devraient être parmi les premières personnes que vous remerciez, à la fois lors de l'événement et avec un remerciement écrit le lendemain. Plus vous engagez votre comité hôte, plus ils seront prêts à accueillir à l'avenir.
Trouvez les personnes au sein de votre organisation ou de votre communauté qui pourraient vous aider à organiser votre prochain événement. Ils pourraient faire une énorme différence dans le montant d'argent que vous récoltez et les programmes que vous pouvez soutenir.