L'importance et la préparation des listes d'emballage d'importation et d'exportation

Faites attention aux détails lors de la préparation des documents d'expédition internationaux

Une liste de colisage accompagne un envoi international et sert à informer les entreprises de transport de ce qu'elles déménagent. Il permet également au client et aux autres personnes impliquées dans la transaction de vérifier ce qui a été expédié par rapport à la facture pro forma. C'est une garantie nécessaire contre l'expédition de marchandises incorrectes au niveau international. Une liste d'emballage d'exportation, par exemple, est beaucoup plus détaillée qu'une liste domestique.

Pour préparer votre liste de colisage, supprimez tous les prix sur la facture et revérifiez que le nombre de caisses, le poids (net, brut, métrique) et les mesures apparaissent sur la facture. Puis renommez le document "PACKING LIST" en grosses lettres en gras. Ne remplacez jamais une liste de colisage par une facture commerciale.

Voici plusieurs raisons pour lesquelles une liste de colisage est importante:

• Il prend en charge ce qui est réellement expédié.
• Il peut accompagner un certificat d'inspection.
• Il peut être utilisé comme une preuve supplémentaire pour soutenir un mode de paiement, mais (soyez avisés), vous devez vous assurer que vous correspondez à la description de votre produit à celle de tout instrument de paiement.
• Il sera utilisé par un courtier de douane pour l'autorisation et l'entrée dans un pays étranger.
• Il est utilisé par l'acheteur-vendeur pour comparer ce qui a été commandé à ce qui a été expédié.
• Il est utilisé pour émettre un connaissement.
• Il est utilisé pour les informations d'exportation électronique (EEI) et est souvent utilisé par les douaniers américains et étrangers pour vérifier les marchandises.

Pourquoi les listes d'emballage sont si importantes

Si vous ne remplissez pas une liste d'emballage, une myriade de problèmes peuvent survenir qui peuvent faire des ravages dans votre entreprise. Ces problèmes vont de ne pas obtenir vos marchandises livrées à la destination souhaitée pour ne pas être payé.

Une liste d'emballage d'exportation devrait être solidement attachée à l'extérieur de chaque conteneur d'expédition , de préférence dans un paquet imperméable à l'eau et une enveloppe qui est clairement marquée "Liste d'emballage ci-joint". Il est de la responsabilité des expéditeurs et des transitaires de déterminer le poids et le volume totaux de l'envoi, et si la cargaison correcte (comme indiqué) est expédiée ou non.

Toutes ces informations sont basées sur la liste de colisage. En outre, les agents des douanes au port d'entrée et au port de sortie peuvent utiliser la liste de colisage pour vérifier la cargaison.

Préparation préalable

Plusieurs semaines avant l'expédition, votre transitaire , votre courtier en douane, votre banque et votre client doivent indiquer le nombre de copies dont ils ont besoin et où chaque copie doit être jointe et distribuée. Vous devriez toujours faire trois ou quatre copies supplémentaires pour vos fichiers, juste au cas où.

Si vous décidez de traiter votre documentation d'expédition en ligne, sélectionnez l'option de liste de colisage appropriée, puis contactez toutes les parties impliquées dans la vente internationale pour déterminer si votre liste de colisage doit être signée.

Étant donné que toute erreur sur la liste de colisage peut entraîner un retard de dédouanement au port de destination, suivez toutes les étapes nécessaires pour vous assurer que vous avez bien compris la première fois.