Il n'y a rien de plus important pour le succès de votre entreprise que votre système de gestion des comptes débiteurs, de facturation et de recouvrement. Parfois, ce système est appelé "système de gestion des collections". Peu importe comment on l'appelle, vous devez le configurer et le travailler avec diligence.
Voici pourquoi: Si vous avez de nombreux clients, mais aucun revenu de ces clients, vous allez faire faillite. Voici une liste des étapes à suivre pour mettre en place un système de gestion des collections pour votre entreprise:
Établir des méthodes de paiement
Comment les gens vont vous payer? Cela dépend principalement du type d'entreprise et si vos clients sont des individus ou des entreprises ou les deux. Il existe des moyens éprouvés pour obtenir de l'argent de clients de tous types: Plus vous acceptez de types de paiements différents, plus il sera utile pour les clients. Mais vous devrez payer une prime pour le traitement de certains types de paiements, tels que les cartes de crédit et de débit.
- Paiements en espèces provenant principalement de particuliers dans une entreprise de vente au détail
- Chèques, provenant de particuliers dans un environnement de vente au détail et de clients commerciaux
- Paiements par carte de crédit et de débit des particuliers et des entreprises
- Modes de paiement en ligne tels que PayPal, des particuliers et des entreprises.
- Plans de crédit ou de paiement, à la fois des particuliers et des clients d'affaires.
- D'autres sources de paiement externes, telles que les compagnies d'assurance, dans certains types de sociétés.
Configurer le paiement Traitement des "règles de pouce"
Après avoir déterminé les types de paiements à effectuer, vous devrez définir des règles pour vos employés concernant l'acceptation et le traitement de ces types de paiement.
Par exemple, quelles sont vos règles pour accepter les chèques? Faites-vous des vérifications de crédit sur de nouveaux clients? Quand permettez-vous aux clients de payer au fil du temps? Quand emmène-t-on un client à la cour des petites créances?
Envoyer des factures
Envoyer des factures aux clients qui vous doivent de l'argent. Envoyer une facture au moins une fois par mois, ou plus souvent si vous êtes vraiment sérieux au sujet de la collecte d'argent.
Exécuter un rapport sur l'ancienneté des comptes clients
Selon votre type d'entreprise, vous pouvez avoir des clients qui ne paient pas lorsqu'ils achètent ou qui paient avec le temps. L'exécution d'un rapport sur le vieillissement des comptes clients vous indique quand envoyer les factures et quand initier des méthodes de recouvrement plus solides.
Lancer des procédures de recouvrement pour les non-payeurs
Pour les clients qui ne paient pas dans un délai raisonnable (tel que déterminé par vos «règles générales»), initier les procédures de recouvrement. Vous voudrez peut-être envoyer un compte à une agence de recouvrement ou à un tribunal des petites créances. Décidez quel est le meilleur pour chaque type de compte.
La mise en place et le fonctionnement d'un système de gestion des collections peuvent vous aider à collecter l'argent qui vous est dû et à faire circuler les liquidités dans votre entreprise.