Que faire si vous perdez des documents d'affaires lors d'une catastrophe?

Comment récupérer des documents d'affaires

Si votre entreprise a été touchée par une catastrophe, comme un ouragan, une tornade ou une tempête de neige, vous devez être en mesure de reprendre vos activités immédiatement. Une chose importante à prendre en compte lors de la planification d'une catastrophe opérationnelle est de savoir comment stocker et récupérer vos dossiers d'entreprise.

Que se passe-t-il si vous perdez vos documents commerciaux en cas de sinistre? C'est un double whammy. Vous avez deux problèmes ici:

Premièrement, vous n'avez pas les dossiers pour appuyer les déductions fiscales en général et,

Deuxièmement, vous n'avez pas d'enregistrements pour supporter les pertes dues à la catastrophe.

Prise en charge des déductions fiscales lorsque les documents ne sont pas disponibles

L'IRS exige des entreprises (et des particuliers) de fournir des enregistrements pour soutenir leurs déductions d'impôt sur les entreprises ou les particuliers. Si vous n'avez pas de dossiers commerciaux pour appuyer les déductions et que vous faites l'objet d'une vérification, vous avez un dilemme. La réglementation fiscale stipule que «l'indisponibilité des documents d'un contribuable ne dispense pas le contribuable du fardeau de démontrer son droit aux déductions réclamées».

Vous devrez tenter de reconstituer ces documents commerciaux perdus. Mais si les documents ont été perdus ou détruits lors d'une catastrophe commerciale, que faites-vous?

Prise en charge des dommages liés aux sinistres lorsque les documents ne sont pas disponibles

Dans le cas d'une catastrophe qui endommage vos dossiers d'entreprise, suivez un processus en deux étapes.

Premièrement, documentez que la catastrophe s'est produite. Dans une affaire récente (2014) de la Cour de l'impôt, la Cour a reproché au contribuable parce qu'il n'avait jamais signalé la catastrophe.

Dans ce cas, un contribuable a allégué que les dommages causés par les inondations avaient entraîné la non-récupération de ses documents commerciaux, mais il n'a pas documenté les dommages causés par les inondations par une réclamation d'assurance ou d'autres preuves. Si vous ne pouvez pas prouver que les documents ont été perdus ou détruits, l'IRS peut supposer que vous ne les avez pas en premier lieu.

La meilleure façon de documenter une catastrophe est de déposer une réclamation d'assurance . Même si vous vivez dans une zone sinistrée, l'IRS n'a aucun moyen de savoir si votre entreprise a subi une perte, sauf si vous avez mis la perte par écrit.

Comment documenter les pertes commerciales

Vous aurez besoin de vos registres d'actifs pour documenter les pertes subies par les biens de l'entreprise, y compris les véhicules, l'équipement, les meubles et les accessoires. Signaler les pertes occasionnées par les pertes dans votre déclaration de revenus d'entreprise ou personnelle. Publication IRS 547 décrit le processus de détermination des déductions pour pertes, y compris la réduction de la juste valeur marchande.

Vous pouvez également demander de l'aide auprès de la FEMA (l'agence fédérale d'aide d'urgence en cas de catastrophe) ou déposer une demande d'assistance en cas de sinistre auprès de la Small Business Administration.

Selon le cas de la Cour de l'impôt mentionné ci-dessus, si vos dossiers d'entreprise sont perdus ou détruits, vous devez faire un «effort sérieux et persuasif» pour reconstituer vos dossiers commerciaux.

Reconstruire des enregistrements après une catastrophe

L'IRS a une excellente publication qui traite de la façon de reconstruire vos dossiers en cas de perte d'une catastrophe.

Sur ces formulaires, vous devez fournir la « base des coûts » et la «base ajustée» pour toute propriété appartenant à votre entreprise.

Pouvez-vous faire cela? Avez-vous des dossiers qui montrent ce que vous avez payé pour ce genre de choses?

Protéger les documents commerciaux contre les catastrophes

Bien sûr, la meilleure façon de garantir que vos documents commerciaux survivent à une catastrophe est de les protéger avant que la catastrophe ne se produise.

Sauvegardez les enregistrements et amenez-les à un endroit sûr, loin de votre entreprise. Sauvegardez-les en ligne, aussi.

En savoir plus sur la façon de protéger les documents commerciaux contre les sinistres .

Que faire maintenant avant qu'une catastrophe ne frappe votre entreprise

1. Configurez votre système de gestion des documents de votre entreprise pour avoir tous les documents dont vous avez besoin à des fins fiscales.
2. Faites en sorte que vos documents commerciaux soient à l'abri des catastrophes, autant que possible.
3. Sauvegardez vos enregistrements.

Pour plus d'informations

Source: TC Summ. Op. 2014-75 (PDF)

Références IRS vous pouvez trouver utile:

Publication IRS 547: pertes, désastres et vols

Publication IRS 584-B: Manuel de gestion des pertes commerciales, des sinistres et des sinistres