Les membres du Conseil ne peuvent pas laisser leurs intérêts personnels interférer avec les décisions qu'ils prennent en tant qu'administrateurs. Ainsi, presque toutes les sociétés ont des politiques et des déclarations de conflit d'intérêts qu'elles exigent que les administrateurs signent.
Qu'est-ce qu'un conflit d'intérêts?
Quelques exemples de situations susceptibles de créer un conflit d'intérêts pour un membre du conseil d'administration:
- Si le membre du conseil a un intérêt commercial externe dans une entreprise qui est en concurrence avec la société où il est membre du conseil d'administration
- Si le membre du conseil a connaissance des décisions du conseil qui peuvent avoir une incidence sur le cours de l'action de la société
- Si le membre du conseil a connaissance d'une fusion, d'une acquisition ou d'une vente à venir.
- Si un membre du conseil entretient une relation personnelle avec un employé de l'entreprise.
Notez qu'il peut y avoir ou non un crime impliqué. Ce n'est généralement que l'apparence d'irrégularité ou de conflit d'intérêts qui cause des problèmes.
Quand préparer une politique de conflit d'intérêts
Une politique sur les conflits d'intérêts devrait être préparée par l'avocat de votre société et signée par tous les membres du conseil d'administration lors de la première réunion du conseil d'administration (organisation), ou lorsqu'ils se joindront au conseil.
Aucun membre du conseil ne devrait être autorisé à servir sans avoir signé cette politique.
Devoirs des membres du conseil
Une politique sur les conflits d'intérêts devrait décrire les fonctions des membres du conseil:
- Obligations fiduciaires, pour des questions financières et juridiques. Les questions fiduciaires impliquent des responsabilités pour s'occuper des intérêts commerciaux. Cette responsabilité fiduciaire comprend toutes les autres responsabilités du conseil.
- Le devoir de loyauté, mettant les responsabilités du conseil au-dessus des autres intérêts extérieurs
- Un devoir de confidentialité, en gardant privé les transactions et les informations des réunions du conseil et des affaires de l'entreprise.
Intérêts extérieurs
Les politiques sur les conflits d'intérêts obligent les membres du conseil à divulguer des intérêts extérieurs contraires aux intérêts de la société. Ces conflits d'intérêts potentiels comprennent les relations ou les responsabilités (personnelles, financières et autres). La politique permet aux membres du conseil d'empêcher un administrateur de participer à une discussion, à un rapport ou à un vote sur un problème. Le membre peut également se récuser (se pardonner) de cette question.
Conflit d'intérêts continu
Si un conflit d'intérêts est important, continu et inconciliable, et s'il entrave la capacité de l'individu à exercer les fonctions du poste, une politique sur les conflits d'intérêts donne à l'organisation le droit de retirer la personne du poste.
Politique typique de conflit d'intérêt
Une politique sur les conflits d'intérêts pour un conseil d'administration pourrait inclure:
- Définitions, telles que "personne intéressée" et "intérêt financier"
- Discussion sur l'obligation de divulguer et déterminer s'il existe un conflit d'intérêts
- Procédures pour traiter le conflit d'intérêts, par l'individu ou le conseil
- Que se passe-t-il si le conseil détermine ou a des motifs raisonnables de croire qu'il y a eu violation d'un conflit d'intérêts?
- Discussion sur la rémunération des administrateurs de l'organisation et son effet sur la fonction du conseil
- Une exigence pour l'examen annuel de la politique sur les conflits d'intérêts, la divulgation des intérêts externes et la renégociation de la politique.
Les politiques sur les conflits d'intérêts signées pour chaque membre du conseil font partie des registres de la société et doivent être conservées dans le registre ou le fichier de la société.