Ce que vous devez faire pour embaucher légalement des employés
Ce dont vous avez besoin avant d'embaucher des employés au Canada
Obtenez un numéro d'entreprise (NE) et / ou ouvrez un compte de retenues sur la paie.
En tant qu'employeur , vous devrez ouvrir un compte de retenues sur la paie. Pour ce faire, vous devez avoir un numéro d'entreprise. Si vous n'avez pas déjà un numéro d'entreprise, vous devrez en obtenir un auprès de l'Agence du revenu du Canada.
Vous pouvez obtenir un numéro d'entreprise de l'une des trois façons suivantes:
- Inscrivez-vous pour un numéro d'entreprise en ligne.
- Remplissez le formulaire RC1, Demande de numéro d'entreprise (NE) et envoyez-le par la poste ou par télécopieur au bureau de service fiscal (BSF) ou au centre fiscal (TC) le plus proche.
- Communiquez directement avec l'Agence du revenu du Canada par téléphone au 1-800-959-5525 pendant les heures d'ouverture.
Si vous vous inscrivez pour un numéro d'entreprise, vous pouvez demander un compte de programme de paie en même temps. Si vous avez déjà un numéro d'entreprise, vous ajoutez un nouveau compte à vos comptes existants.
(Notez que vous pouvez gérer tous vos comptes d'entreprise, y compris la paie, en utilisant le portail en ligne Mon dossier d'entreprise de l'ARC.)
Vous pouvez ajouter un compte de paie en utilisant l'une des méthodes suivantes:
- Utilisez votre compte My Business.
- Remplissez le formulaire RC1B et envoyez-le par la poste ou par télécopieur au bureau de service des impôts (BSF) le plus proche ou au centre fiscal (TC).
- Appelez l'Agence du revenu du Canada au 1-800-959-7775 et demandez un compte de retenues sur la paie.
(Notez qu'une entreprise peut avoir plusieurs comptes de retenues sur la paie, par exemple, si vous avez des bureaux différents dans des villes différentes, vous pourriez aussi avoir des comptes de paie distincts pour chaque bureau.)
Le processus d'embauche au Canada
Cela décrit les détails du processus d'embauche réel; ce que vous devez faire légalement pour embaucher un employé au Canada lorsque vous avez décidé d'embaucher une personne.
Ce sont les étapes que vous devez suivre après avoir parcouru tout le processus d'embauche préliminaire de créer ou d'affiner une description de travail, annoncé le poste (s), et interviewé des candidats potentiels. Tout cela est derrière vous.
Vous faites de la personne une offre d'emploi. Maintenant vous devez:
Demandez à l'employé d'accepter et de signer l'offre d'emploi.
Le gouvernement n'exige pas cela, mais c'est une excellente idée d'avoir les conditions de travail par écrit. Il clarifie les détails tels que les tâches, les heures de travail, les avantages sociaux, le salaire et la période probatoire s'il y en a un et évite de futurs malentendus. (Bien sûr, lorsque vous embauchez des employés, votre offre d'emploi doit respecter les normes d'emploi de votre province ou territoire.) Voir:
Normes fédérales du travail
Normes d'emploi en Alberta
Normes d'emploi
Normes d'emploi du Manitoba
Normes d'emploi en Ontario
Normes d'emploi de la Nouvelle-Écosse
Normes du travail de Terre-Neuve et Labrador
Examiner le numéro d'assurance sociale (NAS) de l'employé.
Le numéro d'assurance sociale est utilisé pour administrer les prestations gouvernementales. En tant qu'employeur, vous devez voir la carte de NAS de chaque nouvel employé dans les trois jours suivant le début du travail et consigner le nom et le NAS de l'employé exactement comme ils apparaissent sur la carte.
Surveillez les NAS qui commencent par le chiffre «9»! Un NAS commençant par ce numéro signale une personne qui n'est pas un citoyen canadien ou un résident permanent et qui est autorisée à travailler uniquement pour un employeur donné avec une autorisation d'emploi valide délivrée par Citoyenneté et Immigration Canada.
(Si un nouvel employé éventuel est admissible à travailler au Canada et n'a pas de NAS, demandez-lui de le faire dans un bureau de Service Canada.)
Demandez à l'employé de remplir le formulaire TD1, Déclaration des crédits d'impôt personnels .
Le formulaire TD1 détermine le montant d'impôt à déduire du revenu d'emploi d'une personne. Un nouvel employé doit remplir le formulaire TD1 fédéral et le formulaire TD1 provincial si plus que le montant personnel de base est réclamé.
(Veuillez noter qu'au Québec, les employés doivent utiliser le formulaire fédéral TD1 et le formulaire provincial TP1015.3, Déclaration des retenues à la source .) Voir le formulaire TD1 pour plus de détails sur qui doit remplir ce formulaire et sur quel formulaire il peut ou devrait utiliser ( Agence du revenu du Canada).
Consultez le Guide des retenues sur la paie au Canada pour obtenir des renseignements détaillés sur les retenues à la source, y compris l'impôt sur le revenu, le Régime de pensions du Canada (RPC) , l'assurance-emploi et les avantages imposables.
Passez en revue la date et l'heure de début et toute autre information pertinente au premier jour d'emploi de la personne.
La journée du nouvel employé va-t-elle commencer par une rencontre avec un superviseur ou une visite de l'établissement? Y a-t-il un équipement spécial qu'elle doit apporter ou un code vestimentaire auquel elle doit adhérer? Y a-t-il une nouvelle séance d'orientation pour les employés ou un mentorat interne? Le fait de donner à la nouvelle employée tous les détails relatifs à son premier jour de travail vous soulagera de son anxiété et vous permettra de partir du bon pied.
Démarrez un fichier pour l'employé si vous ne l'avez pas déjà fait.
C'est une bonne idée de le faire tout de suite lors de l'embauche des employés . En tant qu'employeur, vous allez recueillir les dossiers des employés, comme les feuilles de temps et les évaluations du rendement, et gérer les formulaires liés à la gestion de la paie, comme les feuillets T4. Amener vos enregistrements d'employés à un démarrage organisé permettra d'économiser du temps plus tard.