Tout ce que vous devez savoir sur le RE pour les employeurs canadiens
Quel est le but du relevé d'emploi?
Selon Service Canada, le relevé d'emploi «est le document le plus important dans l'établissement d'une demande d'assurance-emploi (AE).
utilise l'information sur le RE pour déterminer si une personne est admissible aux prestations d'assurance-emploi, au taux de prestations et à la durée de sa demande.
Service Canada utilise également le RE pour s'assurer que personne n'utilise abusivement les fonds de l'assurance-emploi ou reçoit des prestations par erreur.
En tant qu'employeur, cependant, ce qui compte, c'est que vous devez remplir un formulaire de relevé d'emploi pour tout employé qui subit un arrêt de rémunération même si l' employé n'a pas l'intention de demander des prestations d'assurance-emploi.
Notez que vous devez également émettre des RE à vos employés si vous êtes un employeur non canadien qui exerce ses activités au Canada.
Qu'est-ce qu'une interruption des gains?
Un arrêt de rémunération survient lorsque:
- un employé quitte
- un employé est licencié ou licencié
- un employé a eu ou devrait avoir sept jours civils consécutifs sans travail et sans rémunération assurable de la part de l'employeur. C'est ce qu'on appelle la règle des sept jours. La règle des sept jours ne s'applique pas aux agents immobiliers, aux employés qui ont des horaires de travail non standard ou aux vendeurs à commission.
- le salaire d'un employé tombe en dessous de 60% des revenus hebdomadaires habituels pour cause de maladie ou de blessure, grossesse, besoin d'un parent pour prendre soin d'un nouveau-né ou d'un enfant adoptif ou besoin de soins ou soutien pour un membre de la famille gravement malade avec un risque important de décès.
Dans chacun de ces cas, en tant qu'employeur canadien, vous devrez remplir un RE pour l' employé - qu'il ou elle songe à faire une demande de prestations d'assurance-emploi ou non.
La date à laquelle vous devez soumettre le RE à Service Canada dépend du fait que vous produisez un RE papier ou que vous l'envoyez par voie électronique. (Voir ci-dessous.)
Remplir les relevés d'emploi
Dans le formulaire Relevé d'emploi, vous entrez les détails des antécédents de travail de l'employé dans votre entreprise , y compris ses gains assurables et ses heures d'emploi assurables.
Les relevés d'emploi peuvent être faits sur support papier ou électronique.
Utilisation de dossiers papier d'emploi
Les RE papier peuvent toujours être utilisés si vous n'êtes pas en mesure d'émettre des RE électroniques.
Si vous utilisez le format papier pour les RE, vous devez en émettre un dans les cinq jours civils suivant le premier jour d'interruption de rémunération ou dans les cinq jours suivant le premier jour où vous avez connaissance de l'interruption de rémunération de l'employé.
Une fois le formulaire rempli, vous devrez:
- Donnez la première copie (l'original) à votre employé à titre de preuve de rémunération assurable pour demander des prestations d'assurance-emploi.
- Envoyez la 2e copie (bleue) à Service Canada comme indiqué sur le formulaire.
- Conservez la 3e copie (blanche) dans vos fichiers pendant 6 ans.
Besoin de plus de formulaires de RE papier? Contactez le centre de contact de l'employeur pour les commander.
Utilisation des dossiers électroniques d'emploi
Relevé d'emploi sur le Web (RE Web) est une application Web sécurisée créée et maintenue par le gouvernement canadien à l'intention des employeurs pour créer, soumettre, modifier et imprimer des RE de 53 semaines par voie électronique.
Vous pouvez également importer des données RE dans votre propre système de paie . Vous pouvez vous inscrire au RE Web en ligne.
La date limite pour la délivrance d'un relevé d'emploi électronique dépend du type de période de paie de votre entreprise.
Si la période de paie de votre entreprise est hebdomadaire, bihebdomadaire ou bimensuelle (deux fois par mois), vous avez jusqu'à cinq jours civils après la fin de la période de paie dans laquelle un employé a interrompu ses gains pour émettre un RE électronique.
Si votre entreprise a une période de paie mensuelle ou paie les employés toutes les 4 semaines, vous devez émettre un RE soit:
- 5 jours civils après la fin de la période de paie au cours de laquelle un employé subit un arrêt de rémunération; ou
- 15 jours civils après le premier jour d'interruption de rémunération sur quelle date est plus tôt.
Service Canada a un tableau résumant les échéances du RE par période de paie.
Lorsque vous remplissez et soumettez des RE par voie électronique, vous n'avez pas besoin d'imprimer une copie papier pour vos employés. Les employés qui se sont inscrits au service en ligne de Mon dossier Service Canada peuvent afficher et imprimer des copies de leurs RE électroniques.
Aide pour remplir et produire les relevés d'emploi
Le Guide du formulaire Comment remplir le relevé d'emploi de Service Canada fournit des détails à ce sujet et donne des instructions étape par étape pour remplir le relevé d'emploi. Il comprend également des exemples de documents remplis et de relevés électroniques d'emploi.