Développer le budget de fonctionnement
Les frais de vente et d'administration, également appelés frais de vente, frais généraux et frais administratifs, y compris les frais associés à l'exploitation globale, tels que les frais de main-d'œuvre administrative, le loyer, les fournitures de bureau et autres frais généraux .
Le compte de résultat principal d'une entreprise inclut ces dépenses ainsi que le chiffre d'affaires, le coût des biens vendus et d'autres dépenses, telles que les intérêts et la dépréciation.
Quels types de dépenses sont admissibles?
Les frais de vente et d'administration apparaissent sur le compte de résultat d'une société, juste en dessous du coût des biens vendus. Les dépenses typiques de l'entreprise en comptabilité, juridique, ventes, marketing, installations et autres activités d'entreprise entrent dans cette catégorie. Ces coûts peuvent être fixes ou variables; par exemple, les commissions de vente sont une dépense de vente variable qui dépend du niveau de ventes atteint par le personnel de vente. Cependant, la force de vente reçoit également des salaires de base fixes, qui restent les mêmes indépendamment de tout changement dans le niveau des ventes. L'immeuble de bureaux ou le loyer d'entrepôt est une dépense administrative fixe, tandis que le coût des fournitures de bureau et des services publics compte comme dépenses administratives variables.
Pour les postes de dépenses qui restent inchangés au fil du temps, la budgétisation nécessite simplement de déterminer le montant annuel, déterminé à partir de l'année précédente et ajusté pour les changements prévus, puis divisé en trimestres ou mois pour remplir le nouveau budget.
Lors de la construction d'un budget pour les dépenses variables, il est important d'utiliser un processus qui aborde les coûts qui pourraient augmenter ou diminuer en fonction du niveau des ventes dans une période donnée.
Par exemple, les frais de commission de vente varient chaque mois en fonction du nombre d'unités vendues. La société peut également avoir plus de vendeurs et vendre plus d'unités au cours d'une certaine saison. Les frais de déplacement des employés, la publicité et le marketing peuvent également changer d'un mois à l'autre en raison de la saisonnalité, du lancement de nouveaux produits, de l'augmentation des déplacements des employés et d'autres événements.
Le processus de préparation du budget
Pour préparer un budget, une entreprise doit d'abord décider de l'unité de temps à utiliser. Un budget calculé sur une base mensuelle a généralement un bon niveau de détail, alors que certaines entreprises préfèrent un budget trimestriel de plus haut niveau. Étant donné que certaines dépenses de la société varient en fonction des ventes, le nombre projeté d'unités à vendre devient le point de départ du budget. Les analystes recueillent des informations pour estimer les coûts variables approximatifs par unité vendue et l'utilisent pour calculer les dépenses mensuelles pour le budget des coûts variables. Pour les dépenses fixes, les coûts sont inscrits au budget par mois sans variation.
Exemple
ArtCraft Pottery Company produit des reproductions de célèbres poteries d'art. Pour établir la portion des dépenses de vente et d'administration (S & A) du budget d'ArtCraft Pottery, le calcul commence par une estimation du nombre d'unités de poterie que la société projette de vendre chaque trimestre de l'année suivante.
La société sait, par rapport à l'histoire précédente, que ses dépenses variables en S & A s'élèvent en moyenne à 0,10 $ par unité vendue. Les salaires fixes coûtent environ 1 400 $ par trimestre. L'entreprise estime les coûts de publicité pour les trimestres 1 à 4 à 100 $, 200 $, 800 $ et 500 $, respectivement, en fonction des dépenses de l'année précédente.
| ArtCraft Pottery Vente et budget des dépenses administratives | ||||||
| Trimestre | 1 | 2 | 3 | 4 | An | |
| Unités à vendre | 1,000 | 1 200 | 1 500 | 2,000 | 5 700 | |
| Dépenses S & A variables par unité | x0.10 | x0.10 | x0.10 | x0.10 | x0.10 | |
| Total des dépenses variables | 100 $ | 120 $ | 150 $ | 200 $ | 570 $ | |
| Frais de vente et d'administration fixes: | ||||||
| Les salaires | 1 400 $ | 1 400 $ | 1 400 $ | 1 400 $ | 5 680 $ | |
| Utilitaires | 50 $ | 50 $ | 50 $ | 50 $ | 200 $ | |
| La publicité | 100 $ | 200 $ | 800 $ | 500 $ | 1 600 $ | |
| Dépréciation | 150 $ | 150 $ | 150 $ | 150 $ | 600 $ | |
| Total des dépenses fixes | 1 720 $ | 1 820 $ | 2 420 $ | 2 120 $ | 8 080 $ | |
| Total des dépenses de S & A | 1 820 $ | 1 940 $ | 2 570 $ | 2 320 $ | 8 650 $ | |