Même dans une économie en croissance, les frais de voyage sont souvent perçus comme trop élevés pour ce type d'événements et de nombreux professionnels choisissent simplement de s'en passer.
Malgré ce changement, la plupart des entreprises et des organisations voient encore l'impact important des réunions. Dans l'économie d'aujourd'hui, l'organisation de réunions fructueuses peut signifier mettre l'accent sur la tenue de réunions locales et centralisées qui réduisent les coûts de déplacement, mais plus important encore, cela signifiera utiliser ces dix conseils pour accroître la participation aux réunions.
Faire des rappels
Une fois les invitations initiales envoyées, faites un rappel et suivez les appels téléphoniques au plus grand nombre possible d'invités et prolongez une invitation personnelle et recommandez-leur de participer à l'événement. Historiquement, le suivi téléphonique augmente considérablement la participation aux réunions d'affaires. Assurez-vous de parler de l'événement à venir lors d'autres événements commerciaux. Le bouche à oreille peut encore être un excellent moyen de créer un buzz, ce qui nous amène à la prochaine astuce.
Passez le mot
Répandez les nouvelles de votre événement n'importe où et n'importe où, y compris les publications locales, les publications nationales, les publications des membres, les publications spécialisées, les bulletins personnels et tout autre outil de communication disponible.
Assurez-vous de penser aux outils qui atteignent votre public cible.
Promouvoir en ligne (site Web de l'entreprise, médias sociaux et courriel)
Publiez les détails de l'événement sur le site Web de votre entreprise. Promouvoir l'événement sur votre blog et bulletin électronique mensuel. Affichez les détails des événements sur les médias sociaux où votre public cible est actif, comme LinkedIn , Facebook et Twitter.
Encouragez les membres de votre organisation à faire de même. Demandez-leur de partager le lien de l'événement avec leurs relations, leurs amis et leurs abonnés. Si vous participez à des communautés en ligne pertinentes telles que les forums de l'industrie, faites la promotion de votre événement dans ces communautés.
Incorporer des invitations partout
Une autre façon de passer le mot aux invités potentiels est de lancer des invitations à se joindre à vous lors de vos événements dans toutes vos méthodes de communication d'entreprise. Ajoutez une ligne dans votre signature électronique avec un lien vers le site Web ou l'invitation de votre événement personnalisé. Si vous avez un message vocal ou un message en attente, assurez-vous d'inclure vos informations sur l'événement à venir dans votre message enregistré.
Utilisez votre réseau social et leur réseau
Le réseautage social consiste à faire grandir le groupe de personnes que vous considérez comme des amis, des clients, des partenaires d'affaires et des connaissances professionnelles. Obtenir la participation que vous recherchez est plus facile lorsque vos participants sont encouragés à apporter un invité ou une relation d'affaires. Et ne supposez pas que les gens de votre propre réseau connaissent déjà l'événement. Il ne fait jamais mal de tendre la main et de leur rappeler.
Inclure un conférencier invité Qui est un dessin?
L' objectif de la réunion, le sujet, le thème et les conférenciers devraient être pertinents, frais et amusants.
Un moyen efficace d'augmenter la participation à des événements d'affaires est de faire venir des conférenciers populaires, surtout s'ils travaillent dans la même industrie ou dans une industrie connexe. Vous devriez également envisager d'avoir un animateur qui sera interactif et divertissant.
Choisissez un emplacement idéal
Choisissez un nouvel événement et un lieu d'événement intéressant. Que le grand tirage soit la ville choisie ou le lieu lui-même, les gens sont plus susceptibles d'assister à un événement qui est pratique et offre une occasion de profiter d'une bonne ambiance. Assurez-vous que l'événement est dans un endroit pratique pour vos participants et envisagez d'autres commodités comme le stationnement ou les transports en commun pour le site.
Faire preuve de créativité
L'objectif est de rendre un événement unique. Proposer de nouvelles activités utiliser un nouveau format interactif pendant la présentation; faire un effort pour être original.
Soyez conscient de votre agenda. N'utilisez pas les cadeaux traditionnels à la fin lorsque les participants sont prêts à partir. Envisagez d'inclure une séance sur l'innovation qui engage les participants dans la planification de votre prochaine conférence / événement. Une séance amusante et informative aura un impact positif sur la participation à des événements futurs. Faites une séance de remue-méninges et rapportez les idées à votre comité de planification pour l'événement de l'année prochaine.
Envoyer des commentaires
Que vous incluiez ou non une séance de remue-méninges, maximisez votre succès futur en envoyant des sondages de rétroaction après l'événement. Toujours demander de futures suggestions de sujets et même des critiques constructives car obtenir ces commentaires est très utile pour la planification des réunions et des événements futurs.
Par exemple, certaines personnes préfèrent les séminaires le matin et d'autres préfèrent les programmes l'après-midi. Certains aiment les mardis et d'autres comme les jeudis. Dans votre sondage, découvrez ce que vos participants aiment et auraient aimé voir lors de l'événement. Le suivi est la clé de votre succès marketing.
Écoutez et livrez
Il est toujours important d'écouter les besoins de vos participants et participants, mais si vous demandez des commentaires, assurez-vous de montrer que vous écoutez. Comme le dit le vieil adage, nous avons deux oreilles et une bouche, alors nous devrions écouter deux fois plus que nous parlons. Gardez toujours à l'esprit que la participation à votre événement peut être liée à la qualité des événements précédents que vous avez organisés. Construisez une réputation pour écouter les besoins et les désirs de vos invités et tenir vos promesses.