Si vous utilisez des indemnités journalières pour les déplacements des employés, tout ce que vous payez aux employés au-delà du taux quotidien est imposable pour l'employé.
Comment les taux journaliers sont déterminés
Aux États-Unis, la General Services Administration (GSA) fixe le tarif journalier pour chaque ville et chaque État des États-Unis et pour les voyages à l'étranger.
Les taux quotidiens changent chaque année, généralement le 1er octobre. Le ministère de la Défense et d'autres organismes fédéraux utilisent le tableau des taux journaliers de la GSA. Vous pouvez consulter les tarifs journaliers actuels en vous rendant sur cette page Web de l'administration générale des services: https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates.
Les taux quotidiens sont importants pour les employeurs, car les remboursements aux employés qui dépassent les taux quotidiens admissibles sont imposables aux employés à titre de revenu. Les employeurs doivent avoir un plan comptable pour les dépenses de remboursement des employés afin de se conformer aux règlements de l'IRS concernant les dépenses quotidiennes.
Comment lire le tableau des taux quotidiens
Tableau des taux journaliers GSA ( CONUS désigne les États continentaux des États-Unis et OCONUS en dehors des États-Unis continentaux) Cette information s'adresse principalement aux employés du gouvernement américain, mais peut être utilisée par les employeurs privés qui veulent utiliser les taux quotidiens.
La table de per diem est maintenant consultable.
Vous pouvez effectuer une recherche par état et ville ou par code postal. Vous verrez une ventilation des taux d'hébergement par mois et le per diem pour les repas et les frais accessoires à droite. Certains mois peuvent être différents. Notez que c'est le " taux d'hébergement maximum par mois, taxes comprises". Les taux payés au-delà du maximum sont imposables aux employés comme revenu.
Assurez-vous d'utiliser la bonne table. la CONUS pour les États-Unis continentaux et l'OCONUS pour l'extérieur des États-Unis continentaux. Vous ne pouvez pas utiliser les per diems pour les voyages internationaux.
Taux quotidiens et taxes
L'IRS dit que les remboursements de per diem ne sont pas imposables, même si elles dépassent les dépenses réelles, mais pas si elles dépassent le taux fédéral. Par exemple, si un employé est à Tampa pour une conférence en mai 2016, cet employé peut obtenir l'indemnité journalière de 106 $, plus 54 $ pour les repas et les frais accessoires.
Si vous souhaitez utiliser les per diem pour les employés, vous devez les utiliser pour toute l'année civile, mais vous pouvez rembourser les dépenses réelles ou utiliser les repas et les frais accessoires pour des emplacements spécifiques.
Vous pouvez également utiliser uniquement les repas et les frais accessoires si vous payez un hébergement directement, fournir un hébergement en nature, rembourser les frais d'hébergement réels. Vous pouvez également utiliser les indemnités journalières pour les repas et les frais accessoires pour les excursions d'une journée sans frais d'hébergement.
Plus de détails, restrictions et qualifications de l'IRS
Comme d'habitude avec l'IRS, il y a beaucoup plus de détails que vous devez savoir si vous voulez utiliser les per diems pour les voyages des employés. En savoir plus sur les taux journaliers dans la publication IRS 463: Frais de voyage, de divertissement, de cadeau et de voiture.