Frais de voyage et frais de navettage
L'IRS permet aux entreprises de déduire les dépenses pour les voyages d'affaires par les propriétaires et les employés, mais aucune déduction n'est autorisée pour les frais de déplacement. La logique est que tout le monde se déplace (se rend au travail), donc le navettage n'est pas une affaire mais une dépense personnelle.
D'autre part, les dépenses pour les voyages d'affaires sont une dépense d'entreprise et sont donc déductibles. L'IRS fait une distinction entre les déplacements domicile-travail et les voyages d'affaires; les frais de transport sont autorisés uniquement dans des cas spécifiques, tandis que les frais de voyage d'affaires sont généralement autorisés, dans certaines limites.
Une note: les règlements de l'IRS sur les déductions de frais de voyage sont complexes; Le but de cet article est de vous donner quelques informations générales mais pas de couvrir tous les détails des définitions et règlements de l'IRS. Pour plus de détails, reportez-vous à la publication IRS 463 - Frais de voyage, de divertissement, de cadeaux et de voiture.
Quels sont les frais de déplacement ?
La distance entre votre domicile et votre lieu de travail est votre trajet quotidien, et le temps que vous passez à conduire entre votre domicile et votre lieu de travail, peu importe la distance, est votre distance de trajet. L'IRS ne permet généralement pas de déductions pour les frais de déplacement. Pensez-y de cette façon - tout le monde doit se rendre au travail, les employés et les propriétaires d'entreprise, donc cette dépense ne fait pas partie de votre entreprise.
Dans une affaire de la Cour de l'impôt , un travailleur autonome qui voyageait chaque jour de la maison à des lieux de travail temporaires jusqu'à 96 milles de distance, et revenait à la maison chaque nuit. C'est un long trajet, mais ça continue de faire la navette, pas de voyager. La Cour canadienne de l'impôt a déclaré que la maison du travailleur et les lieux de travail temporaires se trouvaient tous dans la zone métropolitaine générale d'une grande ville du Midwest, de sorte que les déplacements s'effectuaient au navettage.
Que dois-je savoir pour déduire les frais de conduite?
Pour être considéré comme une dépense déductible, il faut sauter trois fois:
1. Est-ce que le voyage fait la navette? Autrement dit, est-ce un va-et-vient régulier à la dépense de travail? S'il s'agit de déplacements, ce n'est pas déductible comme dépense d'entreprise.
Alors,
2. Y a-t-il un but commercial spécifique? Pouvez-vous écrire une courte description de l'activité commerciale? Par exemple: «conduire au bureau du client pour discuter de la proposition» ou «se rendre à la banque pour déposer les reçus d'affaires». Si vous pouvez démontrer un but commercial, par écrit, vous pouvez déduire des dépenses.
Alors,
3. La dépense spécifique peut-elle être entièrement déduite ou existe-t-il des limitations? La plupart des dépenses d'entreprise sont entièrement déductibles, mais certaines sont limitées. Par exemple, les frais de représentation en voyage ne peuvent être déduits qu'à 50%.
Qu'est-ce qui qualifie comme frais de voyage?
D'autre part, les voyages d'affaires ne font pas la navette, s'ils remplissent l' une des conditions suivantes:
- Si vous avez au moins un lieu de travail habituel à l' extérieur de votre domicile et que vous voyagez vers un lieu de travail temporaire dans le même commerce ou la même entreprise, peu importe la distance. Généralement, l'IRS considère qu'un lieu de travail temporaire est celui où votre emploi devrait durer 1 an ou moins.
- Le voyage est à un lieu de travail temporaire en dehors de la zone métropolitaine où vous vivez et travaillez normalement.
- Votre domicile est votre lieu d'affaires principal et le déplacement se fait vers un autre lieu de travail dans le même commerce ou l'entreprise, peu importe si cet endroit est régulier ou temporaire et quelle que soit la distance. L'IRS considère que votre domicile est votre lieu d'affaires principal si vous déduisez les dépenses pour l'utilisation commerciale de votre maison (pas comme un employé).
Quels frais de voyage d'affaires puis-je déduire?
Si votre voyage ne fait pas la navette mais qu'il s'agit d'un voyage d'affaires, vous pouvez déduire les frais de déplacement, notamment:
- Transport en avion, en train, en bus ou en voiture entre votre domicile et votre lieu de travail
- Taxi, limousine ou navette
- Frais de bagages ou expédition de matériel lié au travail (à un salon, par exemple)
- Les frais de voiture , pour l'utilisation de votre propre voiture ou d'une voiture de location (vous devez séparer toute utilisation personnelle d'une voiture, qui n'est pas déductible)
- Logement et repas, si votre voyage dure du jour au lendemain ou assez longtemps pour que vous ayez besoin de vous arrêter pour dormir ou vous reposer
- Dépenses de nettoyage à sec et de blanchisserie
- Appels téléphoniques d'affaires pendant votre absence
- Conseils pour les dépenses liées à l'entreprise pendant votre voyage
- Autres dépenses liées aux affaires pendant votre voyage
Il est important de conserver de bons dossiers sur ces dépenses afin que vous puissiez démontrer votre objectif commercial.
Explications IRS des déductions pour Voyage
L'IRS a une explication simple du moment où les frais de transport sont déductibles (si votre maison n'est pas votre principal lieu d'affaires). Reportez-vous à la publication IRS 587-Utilisation professionnelle de votre maison pour plus d'informations sur la façon de déterminer si votre domicile est votre principal établissement.
En savoir plus sur les dépenses d'entreprise pour les voyages internationaux