Éléments de rapport de non-conformité
Un rapport de non-conformité doit être utilisé et doit inclure au moins les informations suivantes:
- Quelle est la raison principale ou quoi de mal?
- Pourquoi le travail ne répond pas aux spécifications
- Que peut-on faire pour éviter que cela ne se reproduise
- Des mesures correctives explicatives sont prises
- Les principaux acteurs impliqués dans la RCN et les spécifications touchées par la RCN
Quand émettre un rapport de non-conformité
L'industrie de la construction utilise régulièrement la RCN pour consigner et suivre les travaux qui ne respectent pas les normes ou les spécifications. Les scénarios suivants sont les situations les plus courantes qui nécessiteront l'émission d'une NCR:
- Travaux qui n'ont pas été construits tel qu'indiqué dans les dessins approuvés pour les dessins de construction
- Travaux qui ne respectent pas les tolérances spécifiées telles qu'établies dans les spécifications du projet.
- Travail effectué à l'aide de méthodes ou de normes non approuvées
- Lorsque le plan de test et d'inspection n'est pas suivi comme convenu
- Lorsque les résultats des tests démontrent que le produit ne répond pas aux normes établies et approuvées
- Lorsqu'un matériau est utilisé et n'a pas été approuvé comme substitut (équivalent ou similaire)
- Lorsque la conception n'est pas précise et ne représente pas les conditions de terrain réelles
- Lorsque la procédure approuvée n'a pas été suivie et que les défauts de qualité ont été identifiés par l'équipe du projet.
Qui est responsable d'émettre le rapport de non-conformité?
Le rapport de non-conformité, selon la situation, peut être émis par l'un des membres de l'équipe du projet.
Il doit présenter un fait non discutable, clair et avec suffisamment d'informations de sauvegarde à l'appui de la demande. Il est important d'établir depuis le premier jour, quelles conditions doivent être remplies pour délivrer la RCN. Une fois que les règles sont établies et que les limites ont été fixées, il est alors possible d'émettre des NCR en toute sécurité, mais le plus important est d'en assurer le suivi et de pouvoir fermer la NCR. Les rapports de non-conformité doivent être utilisés comme outils d'apprentissage et de formation pour éviter que ces situations ne se reproduisent.
Conséquences du rapport de non-conformité
Bien qu'il soit très important et sain d'émettre NCR au bon moment, il est également prudent de dire que NCR peut également apporter d'autres problèmes dans le contrat. Parfois, les institutions financières peuvent considérer les RCN comme des drapeaux rouges ou comme une mauvaise performance du contractant , ce qui peut avoir des répercussions financières sur les projets futurs. Dans certaines situations, NCR peut ouvrir la porte à des réclamations et même à un processus d'arbitrage supplémentaire. Les NCR peuvent également entraîner des retards dans le processus de construction lorsque des ressources supplémentaires doivent être apportées pour corriger les situations ou les zones affectées par le rapport de non-conformité. Il y a beaucoup de paperasserie et de recherche associées à une RCN, car la personne qui publie le rapport doit recueillir de l'information, des spécifications, des normes et des procédures de liste qui ont été touchées par la situation.
Que faire lorsque vous recevez une NCR?
Si vous êtes le destinataire de la NCR, vous devez agir rapidement et au minimum, suivez ces étapes pour une résolution rapide:
- Rencontrer la personne qui émet la RCN
- Mettre en œuvre les mesures correctives et s'assurer par le biais d'un processus d'inspection que le problème a été résolu de manière adéquate.
- Répondez par une lettre officielle ou documentez le processus sur l'action qui a déclenché la RCN, documentez l'action pour résoudre le problème, expliquez les mesures prises pour éviter que cela se produise et enfin, assurez-vous que votre homologue accepte et signe sur votre plan d'action.