Qu'est-ce que le formulaire 941?
Ce formulaire est une forme de base pour la déclaration des activités de l'impôt sur les salaires à l'IRS.
Il est dû trimestriellement à la fin du mois après la fin de chaque trimestre. Dans le cadre de votre responsabilité à l'égard de tous les employeurs, vous devez effectuer des dépôts d'impôt sur la paie au cours du trimestre, soit mensuellement soit semi-hebdomadairement. En savoir plus sur les dépôts d'impôt sur les salaires .
Difficulté: Moyenne
Temps requis: Dépend du nombre d'employés et de la complexité de la masse salariale
Informations dont vous avez besoin pour ce formulaire :
- Nombre d'employés ayant reçu une rémunération pour le trimestre
- Compensation totale versée au cours du trimestre à tous les employés. Assurez-vous d'inclure toute la rémunération imposable dans ce montant.
- Impôt total sur le revenu retenu sur la rémunération au cours du trimestre
- Total de la sécurité sociale imposable et de la compensation Medicare pour le trimestre. Assurez-vous que vous n'avez pas inclus la retenue de sécurité sociale au-dessus du maximum pour l'année, et que vous avez inclus le montant de la taxe Medicare supplémentaire retenu auprès des employés à salaire élevé.
- Ajustement total trimestriel pour l'assurance-maladie et l'assurance-vie temporaire
- Total des paiements anticipés de crédit de revenu gagné aux employés pour le trimestre
- Total des paiements d'aide à la prime COBRA effectués au cours du trimestre
- Total de l' impôt sur la masse salariale (PAS de dépôts) pour chaque mois du trimestre
Détails pour remplir le formulaire 941
Pour 941 formulaires soumis pour l'année en cours, y compris les informations du quatrième trimestre soumises au plus tard le 31 janvier de l'année suivante, certains changements, vous devriez noter:
- Vérifiez le maximum de sécurité sociale pour l'année; le maximum change presque chaque année. Aucune retenue de sécurité sociale n'est prise sur les salaires des employés au-dessus de ce montant.
- Vous devez tenir compte de l' impôt supplémentaire Medicare pour les employés à revenu élevé. Lire plus sur les exigences pour l'ajout de cette taxe.
Passez en revue les informations nécessaires pour le formulaire 941, dans la section «Ce dont vous avez besoin» ci-dessous. Rassemblez toutes les informations avant de commencer.
Informations générales:
Ligne 1 - le nombre d'employés qui ont été payés au cours du trimestre
Ligne 2 - Rémunération totale versée à ces employés au cours du trimestre
Ligne 3 - Impôt total sur le revenu retenu sur la rémunération des employés au cours du trimestre.Sécurité sociale / Calcul de l'impôt sur l'assurance-maladie
Ligne 4 - si aucune rémunération des employés n'était soumise à la sécurité sociale ou à la taxe d'assurance-maladie, cochez la case et passez à la tâche 4.
Ligne 5a - entrer le total des salaires de la sécurité sociale imposable dans la colonne 1, multiplier par .124 et entrer dans la colonne 2. Rappelez-vous que les salaires de sécurité sociale sont payés seulement jusqu'à concurrence du montant annuel maximum de sécurité sociale pour chaque employé.Ligne 5b - faire la même chose que 5a pour les conseils.
Ligne 5c - Inscrivez le total des salaires et des pourboires d'assurance-maladie imposables dans la colonne 1, multipliez par 0,029 et inscrivez le résultat dans la colonne 2.
Ajoutez les montants de la colonne 2 de 5a, 5b et 5c, et entrez le total dans 5d.Calcul de l'impôt total
- Pour calculer le montant d'impôt dû, ajoutez les totaux pour la ligne 3 (retenues d'impôt), la ligne 5d (montant total de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie due) et soustrayez la ligne 6d (exemption HIRE Act). Entrez le total sur la ligne 6e.
6. Ajustements
Ligne 7a - Ajustement pour les fractions de cents.
Utilisez l'arrondi traditionnel (moins de 1/2, arrondi à l'inférieur, moitié ou plus, arrondi vers le haut). Utilisez le signe négatif, pas les parenthèses, pour les diminutions.
Ligne 7b - Soustraire toute sécurité sociale ou Medicare retenus des indemnités de maladie par les tiers payeurs (compagnies d'assurance).
Ligne 7c - Soustraire les rajustements pour la part non perçue des employés de la sécurité sociale et des taxes Medicare sur les pourboires, et sur les primes d'assurance-vie collective payées pour les anciens employés.
Ligne 8 - additionnez ces ajustements (6e à 7c) et entrez sur la ligne 8.
7. Total des dépôts
Ligne 11 - Inscrivez le total de tous les dépôts d'impôt sur les salaires que vous avez effectués au cours du trimestre.
8. Ajustements totaux
Ajouter la ligne 11 (dépôts totaux), la ligne 12a (paiements d'aide à la prime COBRA) et la ligne 12e (ajustement pour la taxe de sécurité sociale sur l'aide COBRA).
9. Solde dû ou trop payé
Si la ligne 10 (Total des taxes) est supérieure à la ligne 13 (Total des dépôts avec rajustements), entrez le solde dû à la ligne 14.
Si la ligne 10 (Total des taxes) est inférieure à la ligne 13 (Dépôts totaux avec rajustements), inscrivez le montant du trop-payé à la ligne 15. Vous pouvez soit appliquer le trop-payé à la prochaine déclaration, soit demander un remboursement.
10. Page 2
Calendrier de dépôt Vous devez fournir des informations sur votre calendrier de dépôt de paie. Si vous êtes un déposant mensuel, vous devez saisir l' impôt à payer pour chaque mois du trimestre. Si vous êtes un déposant à la quinzaine, vous devez joindre l'annexe B (formulaire 941), indiquant l'assujettissement à l'impôt pour chaque dépôt semestriel .
Responsabilité fiscale Votre responsabilité fiscale n'est pas vos dépôts pour chaque trimestre. Votre assujettissement à l'impôt est l'impôt total que vous devez en fonction de la masse salariale brute pour chaque mois. Votre obligation fiscale pour le trimestre doit être égale au total de la ligne 10.
11. À propos de votre entreprise Répondez aux questions concernant votre entreprise, aux lignes 18 et 19, ou laissez les champs vides s'ils ne s'appliquent pas.
Partie 4 demande si l'IRS peut communiquer avec votre tiers désigné. C'est la personne qui a préparé votre formulaire 941 et qui est responsable de la préparation des charges sociales .
Vous devez signer le formulaire et entrer les autres informations dans la partie 5 avant d'envoyer le formulaire.
Où et quand remplir le formulaire 941
Lorsque vous produisez le formulaire 941 dépend de votre état et si vous allez faire un dépôt avec le dépôt ou une liste complète des états et des adresses de dépôt.
Quand vous devez produire : Vous devez déposer chaque trimestre, avant la fin du mois après chaque trimestre:
- Pour le trimestre se terminant le 31 mars, le 30 avril
- Pour le trimestre se terminant le 30 juin, le 31 juillet
- Pour le trimestre se terminant le 30 septembre, le 31 octobre et
- Pour le trimestre se terminant le 31 décembre, le 31 janvier de l'année suivante.
Voir le formulaire IRS 941 Instructions (PDF) pour des informations plus détaillées.
Découvrez ces conseils avant de déposer
- Vérifiez tous vos calculs et les chiffres que vous soumettez à l'IRS. Par exemple, l'IRS a un enregistrement de tous vos dépôts de taxe sur la masse salariale, donc si les montants que vous dites que vous avez déposés ne correspondent pas aux dépôts que vous avez réellement effectués, vous pouvez avoir un problème.
- Vérifiez le formulaire 941 pour les erreurs. N'essayez pas de corriger les erreurs que vous avez déjà faites sur les dépôts; vous devrez soumettre le formulaire 941-X pour corriger ce type d'erreur.
Répondez à toutes les questions ou entrez "N / A" ou "Non Applicable" ou avec la valeur "0". Ce n'est jamais une bonne idée de laisser des blancs sur ce type de formulaire. - Assurez-vous que tous vos chiffres correspondent, en particulier le numéro d'obligation fiscale à la ligne 10 par rapport au total des obligations fiscales à la ligne 17. Une non-concordance peut entraîner le rejet de votre 941 ou vous assujettir à des amendes.
- Assurez-vous de mettre le nom de votre entreprise et l' identité de votre employeur (EIN) en haut de la deuxième page à des fins d'identification.