Comment protéger vos données d'entreprise critiques
Perte de données
Pour paraphraser Paul Simon, il y a 50 façons de perdre vos données:
- Un crash de disque dur de bureau / ordinateur portable ou des dommages à votre appareil mobile peuvent rendre vos données irrécupérables
- Votre ordinateur ou votre téléphone peut être volé - les cambriolages sont fréquents et selon les statistiques du FBI 97% des ordinateurs portables / ordinateurs de bureau volés ne sont jamais récupérés
- Les données peuvent être effacées accidentellement (ou délibérément supprimées par un employé mécontent)
- Votre ordinateur peut être piraté par des logiciels malveillants
- Vos comptes de stockage en ligne peuvent être piratés
- Une attaque de ransomware pourrait rendre vos fichiers inaccessibles jusqu'à ce que des frais substantiels soient payés
Un régime de sauvegarde de données est un must
Pour une protection adéquate des données, vous devez établir un système de sauvegarde des données qui suit ces trois étapes:
- Sauvegardez les données commerciales régulièrement
- Créez des sauvegardes sur des supports fiables ou dans le cloud
- Si vous utilisez des supports pour les sauvegardes, maintenez les périphériques dans un emplacement sécurisé hors site
La règle de base pour la protection des données de l'entreprise est que si la perte des données interfère avec l'activité commerciale, sauvegardez-la.
Les logiciels de bureau peuvent être réinstallés si nécessaire, mais il est impossible de récupérer les détails des transactions ou de la correspondance commerciale si ces fichiers sont perdus ou endommagés de façon irréparable.
Archive de données vs sauvegarde de données
Les sauvegardes sont normalement des images de données à court terme, à des fins de reprise après sinistre.
L'archivage fait généralement référence au stockage à long terme de données qui ne sont plus utilisées régulièrement mais qui peuvent être restaurées si nécessaire (par exemple, un projet terminé ou des données d'un ancien client).
Sauvegarde des données d'entreprise critiques
Il y a deux étapes pour réussir la sauvegarde des données.
- Identifier les données critiques à sauvegarder
- Implémenter des sauvegardes des données sur une base régulière
Qu'est-ce qui doit être dans une sauvegarde de données?
Tous les fichiers que vous avez créés et / ou modifiés doivent être régulièrement sauvegardés. Pour de nombreuses entreprises, cela inclut tout, des fichiers comptables aux courriels.
De plus en plus d'applications métier sont disponibles via le cloud. Toutefois, si vous utilisez des applications de bureau (autres que des navigateurs), celles-ci peuvent être réinstallées à partir d'un support ou téléchargées. Il n'est donc pas nécessaire de les sauvegarder.
Stockage en ligne
L'utilisation de services de sauvegarde en ligne facilite la sauvegarde de vos données, ce qui n'est que l'une des raisons pour lesquelles le cloud computing est idéal pour les petites entreprises . Mais les services cloud peuvent encore être vulnérables à la perte de données via le piratage ou le sabotage des employés (voir le récent American College of Education d'Indianapolis qui, après avoir licencié un informaticien, a découvert qu'avant de partir, il avait changé les mots de passe en ligne comptes, empêchant le collège d'accéder à leurs données).
Ce n'est pas une mauvaise idée de prendre des sauvegardes locales occasionnelles de données de nuage.
Sauvegardes de données locales
Si vous enregistrez vos données localement (par exemple si vous n'utilisez pas de stockage dans le cloud), vous pouvez simplifier vos sauvegardes en conservant tous les fichiers devant être archivés sur un seul disque de votre ordinateur. Supposons par exemple que vous deviez sauvegarder des fichiers de comptabilité, des documents de traitement de texte, des feuilles de calcul, des photos et des e-mails. Mettre Simple Comptable, Microsoft Office (y compris Outlook) et Paintshop Pro sur un lecteur distinct ou dans un dossier séparé facilite l'archivage de tous les fichiers que vous avez créés ou modifiés à l'aide de ces programmes. Tout ce que vous avez à faire est de sauvegarder le lecteur ou le dossier.
Une fois que vous avez sélectionné les données critiques à archiver, il est simple d'installer et d'utiliser un logiciel de sauvegarde pour archiver les données de votre entreprise sur une base régulière.
La sauvegarde de vos données tous les soirs est recommandée. Il existe de nombreux logiciels de sauvegarde disponibles qui vous permettent de définir un calendrier qui sauvegardera automatiquement vos données. Le logiciel de sauvegarde qui zippe et crypte les fichiers économise de l'espace disque et augmente la sécurité des données.
Ne gardez vos sauvegardes de données sur site que si elles sont stockées dans un coffre-fort indestructible et ininflammable. Investir dans un lecteur de bande ou un disque dur externe et suivre méticuleusement un calendrier régulier de sauvegarde de données n'aidera pas si toutes vos copies de sauvegarde de données sont dans un endroit et que cet endroit est frappé par un désastre. Pour être vraiment sécurisé, vos sauvegardes doivent être stockées hors site. (La sauvegarde dans le cloud n'élimine pas totalement cette préoccupation, mais elle est certainement meilleure que de nombreux emplacements physiques.)
Certaines entreprises conservent leurs sauvegardes de données dans des boîtes de sécurité dans les banques. (Les frais pour une boîte de sécurité est déductible d'impôt, si vous avez besoin de plus d'incitation.) Les autres propriétaires de petites entreprises conservent plusieurs copies de sauvegarde de leurs dossiers au domicile de différents amis ou membres de la famille. Peu importe où vous choisissez de les conserver, tant que le site que vous choisissez pour la sauvegarde des données hors site est sécurisé et que vous avez un accès régulier à celui-ci.
Appareils de sauvegarde
Services de sauvegarde en ligne
Pour une sécurité optimale, veillez à utiliser des mots de passe forts, à les modifier régulièrement et à vous assurer que les fichiers sauvegardés sont cryptés (puisque le stockage cloud est partagé, les fournisseurs de cloud cryptent généralement les données utilisateur).
USB (lecteur de pouce)
Les clés USB augmentent constamment en capacité et sont idéales pour les sauvegardes de données rapides. Tout en n'ayant pas la capacité de disques durs externes, ils ont des taux de transfert de données rapides et sont très portables. Vous pouvez facilement sauvegarder des données sur un lecteur USB et le retirer hors site. Comme ils n'ont pas de pièces mobiles, les lecteurs USB sont très fiables.
Disques durs externes
Pour les petites entreprises, l'achat et l'utilisation d'un disque dur externe pour les sauvegardes de données est la méthode recommandée. Les disques durs externes sont peu coûteux par rapport aux systèmes de lecteur de bande. Ils sont également faciles à utiliser. branchez simplement le disque dur dans le port USB de votre ordinateur. La plupart des disques durs externes sont livrés avec un logiciel de sauvegarde.
Stockage de réseau local (LAN)
Si vous disposez d'un réseau local (LAN), vous pouvez également sauvegarder des fichiers sur un autre ordinateur ou serveur. Cependant, si la machine de sauvegarde réside au même endroit, elle peut être vulnérable au vol ou être endommagée par un incendie ou une inondation. Pour éviter le vol, un serveur peut être installé dans une cage, une armoire ou un placard verrouillé.
Stockage sur bande
Si vous avez de grandes quantités de données à sauvegarder (ou si vous souhaitez créer et conserver des archives de données complètes et régulières pour le stockage à long terme), les sauvegardes sur bande sont la meilleure option. Ils sont très fiables et peuvent stocker des quantités massives de données.
Back It Up ou risque de le perdre
Ne courez pas le risque de perdre vos données d'entreprise. La meilleure défense contre une telle catastrophe est la protection des données. En créant un système de sauvegarde qui inclut l'archivage et la sauvegarde des données de votre entreprise régulièrement et correctement, vous vous assurerez que votre entreprise sera en mesure de faire face à toute tempête. Rappelez-vous - vous ne pouvez jamais avoir trop de sauvegardes de données!