Comment préparer un plan de continuité des opérations pour votre petite entreprise
Un plan qui protège contre la perturbation des affaires en cas d'événements imprévus. Ou, si vous le souhaitez, "... les procédures utilisées pour assurer une reprise rapide et ordonnée du cycle économique d'une organisation grâce à sa capacité à exécuter les plans avec une interruption minime ou nulle des opérations commerciales ou de service sensibles au temps" .
Les objectifs de la planification de la continuité des activités comprennent:
- Assurer la santé et la sécurité de tout le personnel
- Minimiser les interruptions dans la capacité de l'entreprise à fournir ses produits et / ou services
- Minimiser les pertes financières
- Etre capable de reprendre des opérations critiques dans un délai spécifié après une catastrophe
Un plan de continuité des affaires bien pensé peut faire la différence entre la survie de votre entreprise et l' échec si une catastrophe survient. Un incendie, une inondation, une panne de disque dur ou un vol de données - tout ou partie de ceux-ci pourraient mettre votre entreprise hors service. Prendre le temps de mettre en place un plan de continuité des activités aidera votre entreprise à reprendre ses activités dans les plus brefs délais.
Pour créer un plan de contingence d'entreprise:
1) Déterminer quels sont les principaux risques pour votre petite entreprise.
Est-ce le vol de données? Inondation? Tremblement de terre? Déterminer quels types de catastrophes sont les plus susceptibles de vous aider à concentrer votre plan de continuité et ne pas perdre du temps et de l'argent à se préparer à quelque chose qui est très improbable.
Il ne sert à rien de planifier comment se remettre d'un tremblement de terre, par exemple, si votre entreprise n'est pas située dans une zone sismique. Mais n'oublions pas les risques croissants qui sont souvent négligés par les petites entreprises telles que les cyberattaques, les activités de hackers et les sabotages.
2) Décidez ce qui serait absolument essentiel pour votre petite entreprise de recommencer à fonctionner si un désastre commercial vous fermait et prenait des mesures pour s'assurer que ces éléments essentiels seraient disponibles rapidement.
Ces éléments essentiels peuvent inclure le personnel, les données, l'équipement, les allocations financières et la protection des infrastructures.
Quelles personnes sont la clé de vos opérations? De quel équipement avez-vous besoin pour continuer à produire et à livrer vos produits et / ou services critiques? Peut-être un arrangement peut-il être fait avec une autre entreprise qui a l'équipement dont vous avez besoin. Quelles fournitures sont nécessaires? Renseignez-vous à l'avance sur les autres fournisseurs ou expéditeurs si votre arrangement actuel n'est pas fonctionnel. Combien de temps votre entreprise pourrait-elle fonctionner si son flux de revenus était coupé? Où auriez-vous l'argent pour le garder?
2) Préparer un plan d'évacuation en cas de catastrophe physique.
Allez-y avec du personnel et affichez-le ostensiblement dans tous les locaux de votre entreprise. Comment le personnel sait-il qu'il doit évacuer? Que devraient-ils faire lorsqu'ils sont informés d'une évacuation? Quelles routes sont disponibles à l'extérieur du (des) bâtiment (s)? Où les gens devraient-ils se rencontrer à l'extérieur du (des) bâtiment (s)? Qui est responsable de vérifier que tout le monde est en sécurité?
3) Créer un système de diffusion des communications.
Si quelque chose se passait dans votre entreprise, qui serait responsable de notifier chaque personne qui y travaille? Assurez-vous que les listes de contacts téléphoniques et électroniques sont à jour et que les personnes chargées de contacter les autres ont des listes imprimées, car toute technologie échoue tôt ou tard et généralement au moment le plus gênant.
Décidez également qui sera responsable de la communication avec le public et comment (mise à jour du site Web de l' entreprise , affichage sur les médias sociaux , communiqués de presse, panneaux dans les fenêtres, annonces à la radio, etc.)
4) Assurez-vous que vos trousses d'urgence sur place sont complètes et à jour.
Ces listes de vérification des trousses de premiers soins en milieu de travail de l'Ambulance Saint-Jean montrent exactement ce que les trousses de premiers soins pour les entreprises de diverses tailles doivent contenir en fonction du nombre d'employés. Selon les types de catastrophes qui peuvent survenir dans votre région, vous pouvez ajouter d'autres fournitures. Par exemple, un gallon d'eau par personne par jour est l'une des fournitures recommandées sur cette liste de fournitures d'urgence pour le magasin de détail.
5) Prenez des mesures maintenant pour protéger vos données d'entreprise.
Vos données d'entreprise sont votre atout le plus précieux. Si elle a été volée ou détruite, votre entreprise pourrait-elle rapidement se remettre en marche ou même continuer?
3 étapes pour réussir la sauvegarde des données explique comment vous pouvez avoir la tranquillité d'esprit de savoir que vos données professionnelles sont protégées et seront accessibles à nouveau rapidement. La protection des données est l'un des nombreux avantages de la migration de votre entreprise vers le cloud computing .
6) Assurez-vous que votre entreprise possède une assurance adéquate.
L'assurance incendie est le type qui vient à l'esprit, mais le feu n'est certainement pas le seul désastre possible que votre petite entreprise pourrait connaître. Outre les autres catastrophes physiques évidentes telles que les inondations ou les dommages causés par le vent, considérez les dommages qui pourraient résulter du vol, par exemple. Et puis il y a le facteur de responsabilité potentielle si votre petite entreprise est engagée dans des activités qui pourraient vous ouvrir à des poursuites judiciaires.
Choisir le bon type d'assurance pour couvrir vos risques et avoir une bonne couverture d'assurance mise à jour ira un long chemin vers la remise en marche de votre petite entreprise en cas de catastrophe.
8) Apprenez à connaître vos voisins.
L'ouverture des lignes de communication avec les propriétaires d'entreprises autour de vous peut vraiment bénéficier à votre planification de continuité d'activité. Dites-leur ce que vous espérez faire et voyez si vous pouvez les impliquer. Vous pourriez être en mesure de partager les coûts de certaines dépenses liées à la planification de la continuité ou de faire des arrangements de gré à gré pour vous aider les uns les autres en cas de catastrophe. Les plans d'urgence coordonnés sont particulièrement importants pour les entreprises qui partagent des espaces adjacents tels que ceux des centres commerciaux linéaires ou le long des rues de la ville.
9) Consultez les programmes et ressources locaux.
Votre ville, votre ville ou votre comité Business In Action peut avoir mis en place des plans d'urgence ou des plans d'intervention en cas de catastrophe ou fournir des ressources qui vous permettront de mettre en place votre propre plan plus facilement. Par exemple, la ville d'Ottawa offre de l'information sur la préparation aux situations d'urgence pour les entreprises d'Ottawa sur son site Web et offre des ateliers de formation sur le sujet. Voyez ce qui est disponible dans votre ville avant de commencer à écrire votre propre plan de désastre de l'entreprise.
10) Mettez tout ensemble.
Pendant que vous travaillez sur votre plan de continuité, rassemblez toutes les pièces sous forme imprimée. (Les copies numériques sont bien mais pas très utiles si l'alimentation est coupée et / ou les appareils numériques ne peuvent pas être utilisés.) Un classeur à trois anneaux fonctionne bien. Inclure le plan d'évacuation de votre entreprise, plan de communication, informations sur les trousses d'urgence et les polices d'assurance, les mesures de protection des données et les éléments essentiels opérationnels, ainsi que les détails de toutes les dispositions que vous avez prises.
11) Gardez votre plan d'urgence de l'entreprise à portée de main.
Last but not least, vous voulez vous assurer de garder votre plan de catastrophe dans un endroit facilement accessible et assurez-vous que tous ceux qui ont besoin de savoir où il se trouve sait où il se trouve. Vous devez également affecter une personne et une seconde pour saisir le plan d'urgence de l'entreprise à la sortie si le désastre de l'entreprise nécessite de quitter les lieux.
12) Utilisez le site Web de votre entreprise et les médias sociaux
Votre site Web d'entreprise et vos plateformes de médias sociaux comme Facebook , LinkedIn et Twitter sont d'excellents moyens de communiquer avec vos clients et vos associés en cas d'urgence. Ne laissez pas vos clients se demander si vous êtes ouvert ou non en cas de catastrophe - un message rapide sur Facebook peut les tenir à jour.
La planification de la continuité des opérations est rentable
Il est facile de remettre à plus tard la planification de la continuité des activités. Il y a toujours des "crises" immédiates qui demandent notre attention. Mais quelle est leur importance par rapport à un événement qui ferme votre entreprise pendant des heures, des jours ou des semaines? Prendre le temps de préparer un plan de continuité des opérations aura un énorme impact si une catastrophe se produit.