5 façons de réduire le temps que vous consacrez au dépôt
Mais malheureusement, déteste ou pas, quand vous dirigez une petite entreprise, le dépôt doit être fait, ou vous verrez bientôt votre bureau s'effondrer sous le poids de tout le papier qui ne cesse de s'accumuler. Qu'est-ce qu'un haineux de classement à faire?
Il y a deux approches du problème qui pourraient aider.
Vous pouvez essayer de rendre votre temps de dépôt le plus court possible (une méthode que j'ai presque perfectionné au cours des années de gestion d'un bureau) ou de rendre votre temps de dépôt le plus amusant possible (quelque chose que j'essaie d'accomplir). Regardons les conseils pour réduire la quantité de temps que vous passez réellement en premier lieu.
Détruire et recycler si possible
La première question à propos de tout document qui vous regarde en attente de dépôt est: «Ce document doit-il être déposé?
Un grand nombre de documents envoyés par la poste peuvent être directement envoyés dans la déchiqueteuse. À quoi cela sert-il de déposer des annonces ou des lettres d'information d'autres entreprises, par exemple? Lorsque vous avez affaire à du courrier, lisez une lettre une fois, décidez si vous en aurez besoin dans un an et déposez-la ou détruisez-la en conséquence.
Les chances sont bonnes que vous produisiez également beaucoup de copies papier de documents que vous n'avez pas besoin de classer - et que vous ne devriez même pas imprimer en premier lieu.
Il n'est pas nécessaire de produire des copies papier de factures ou de lettres, par exemple, si vos fichiers électroniques sont organisés et que vous suivez les procédures de sauvegarde appropriées.
Alors, quand vous vous attaquez à cette pile de documents, déchiquetez le «papier dont vous pouvez vous passer».
Utilisez un système de classement qui facilite les autres tâches de bureau, pas plus difficile.
La majeure partie du document que je dois déposer est liée au processus de faire des affaires - et ces documents doivent être saisis dans le système de comptabilité avant toute autre chose avec eux.
Donc, au lieu de prendre ce reçu pour une cartouche de toner d'imprimante et de le classer sous «P» dans mon système de classement principal, je le dépose dans mon «premier» système de classement, une série de dossiers étiquetés par mois et année.
Par exemple, si j'ai acheté la cartouche de toner en septembre 2017, c'est le dossier dans lequel elle se trouve, ainsi que toutes les autres factures, reçus et autres documents commerciaux qui ont été produits au cours de ce mois. Il est ensuite simple de parcourir le dossier à la fin du mois et de faire toutes les écritures comptables à effectuer (ou, si vous ne le faites pas vous-même, de remettre le dossier mensuel à votre comptable ou comptable). .
Notez que nous gérons une entreprise de services , pas une entreprise de vente au détail, alors si vous travaillez et travaillez sur les comptes une fois par mois, ça marche pour moi. Vous devrez modifier l'idée de dossier mensuel en conséquence si vous devez mettre à jour vos comptes plus fréquemment.
Réfléchissez avant de classer
Que se passe-t-il après que j'ai utilisé les dossiers mensuels pour faire la comptabilité? Les documents doivent être transférés dans le système de classement "principal". Mais plutôt que de classer chaque document individuellement en fonction de son titre, je dépose logiquement selon le groupe, une procédure de dépôt que je trouve beaucoup plus rapide.
Jetons un autre regard sur l'exemple de la cartouche de toner de l'imprimante.
Au lieu de classer ce reçu sous "P" pour la cartouche de toner d'imprimante, je déposerais celui-ci sous Fournitures de bureau - reçus, au même endroit que je déposerais des documents tels qu'un reçu pour une collection de notes post-it ou un reçu pour imprimante papier. Cela non seulement rend le classement plus rapide, mais il est beaucoup plus facile de trouver des documents par la suite.
Utilisez des mots entiers et des phrases sur vos étiquettes de dossier, pas seulement des lettres
Il n'y a pas de règle qui stipule que vous n'êtes limité qu'à des lettres uniques lorsque vous créez les divisions de votre système de classement. Et si vous le faites, vous rendez votre dépôt inutilement lent et compliqué. Personnalisez votre système de classement pour que vous puissiez bénéficier du classement par groupe et trouver le bon emplacement pour placer un document plus rapidement.
Par exemple, au lieu de simplement avoir une section de mon système de classement étiqueté «C», j'ai aussi une section intitulée «Fichiers du client».
Les fichiers dans "Fichiers client" sont organisés par ordre alphabétique. La beauté de personnaliser votre système de classement de cette façon est qu'il peut toujours être subdivisé et organisé si nécessaire. Ainsi, un client important pourrait avoir un diviseur de système de fichiers étiqueté avec son nom dans la section «Fichiers client» pour faciliter la recherche de documents liés à elle.
Dans cet exemple, les étiquettes sur le système de fichiers indiqueraient «B», «C», «Fichiers client», «D» ... Voyez-vous combien votre dépôt devient plus facile?
Une autre astuce de classement pour accélérer votre dépôt: N'oubliez pas de personnaliser l'alphabet, aussi. Au lieu de simplement avoir une section "M", étiquetez un "Mc" aussi.
Gardez votre "premier" système de classement près et pratique
L'autre bonne chose à propos de l'utilisation d'un système de classement en deux étapes tel que celui décrit ci-dessus est qu'il devient beaucoup plus facile de garder la première étape de votre système de classement (les dossiers mensuels) physiquement près de votre espace de travail . Vous serez beaucoup plus enclin à déposer des documents immédiatement au lieu de les laisser s'accumuler si vous avez un endroit organisé pour les classer.
Placez donc vos dossiers mensuels du mois dernier, actuel et du mois suivant dans un tiroir ou utilisez un fichier concertina et placez-le à portée de main dans votre espace de travail. La plus grande partie de votre système de classement (le système de classement «principal», comme nous l'avons appelé ci-dessus, peut être situé à l'autre bout de la pièce ou même dans une pièce différente, mais pour gagner du temps , vous ne devriez pas Faites votre première étape de dépôt.
Comment faire plaisir à classer
Les conseils de classement que je vous ai donnés jusqu'à maintenant devraient vous aider à réduire le temps que vous consacrez au dépôt et à prévenir le gel du cerveau. Mais qu'en est-il de rendre votre temps de dépôt plus amusant?
En vérité, la seule stratégie que j'ai trouvée ici est le pot-de-vin pur et simple, en me récompensant avec un cookie si je file pour un certain temps. Cela fonctionnera, mais peut conduire à mettre beaucoup de livres si vous avez beaucoup de dépôt à faire.
Ou vous pourriez adopter une approche plus artistique, en utilisant toutes les couleurs différentes pour vos dossiers et en utilisant des polices inhabituelles ou de la calligraphie pour les étiquettes. Que cela rende votre dépôt plus amusant ou non, cela rendra certainement le processus plus attrayant.
Et qui sait? Peut-être que le fait que votre archivage soit beaucoup plus rapide maintenant que tout est organisé le rendra beaucoup plus amusant à faire.