Quand il s'agit de la gestion du temps , il est souvent difficile de trouver comment utiliser le temps de façon plus productive. Un bon point de départ est la gestion des emails. c'est un domaine qui arrive en tête de la liste des tueurs de temps pour de nombreux propriétaires de petites entreprises.
Parce que le courrier électronique est une forme de communication continue, et que nous n'avons pas un contrôle complet sur le flux entrant, nous devons améliorer notre productivité dans la façon dont nous recevons, organisons, répondons et même pensons au courrier électronique. Les conseils ci-dessous vous aideront à créer un système de gestion de vos e-mails d'une manière qui favorise la productivité au lieu de s'en priver.
1. Désactivez les notifications.
Le courrier électronique a tendance à arriver à tous les moments de la journée et de la nuit, il est donc essentiel que vous contrôliez la façon dont le flux des messages entrants s'intègre dans votre journée. Désactivez les notifications de nouveaux messages sur votre ordinateur et votre smartphone pour éviter les distractions et les interruptions constantes de votre emploi du temps, et vérifiez le courrier lorsque cela vous convient.
2. Décidez comment utiliser votre boîte de réception.
Il y a beaucoup de philosophies différentes quand il s'agit de gérer votre boîte mail. Vous pouvez utiliser votre boîte de réception en tant que catchall, la limiter aux seuls messages prioritaires ou en faire une liste de tâches en cours.
La clé est de choisir un but pour votre boîte de réception et de s'y tenir.
3. Créez des listes blanches et des listes noires.
La plupart des clients de messagerie et des fournisseurs de messagerie permettent aux utilisateurs de créer des listes d'adresses sécurisées pour s'assurer que ces messages sont transmis, tout en bloquant ou en bloquant ce que vous considérez comme des adresses de spam. Prenez le temps de mettre à jour ces listes fréquemment pour garder votre courrier électronique propre.
4. Définissez une minuterie et un traitement par lots.
Certains propriétaires de petites entreprises bénéficient d'avoir des poches de temps dans leur journée juste pour le courrier électronique. Si cela vous convient, mettez de côté un certain laps de temps durant la journée pour répondre aux messages, déplacer des éléments d'action vers votre liste de tâches, supprimer des indésirables et avoir une idée d'un coup d'œil de ce qui nécessite votre attention.
5. Utilisez des règles pour automatiser le processus.
Pour rationaliser davantage le processus de gestion des e-mails, utilisez des règles dans votre client de messagerie qui trient, signalent, déplacent et organisent vos messages. Même s'il faut un certain temps pour créer des règles qui prennent en charge la manière dont vous utilisez le courrier électronique, une fois que vous les avez créées, vous pouvez réduire considérablement le temps de traitement de vos e-mails.
6. Obtenez une longueur d'avance à partir de votre smartphone.
De nombreux propriétaires de petites entreprises ont des téléphones intelligents, ce qui leur permet de rester en contact et de rester au travail, même lorsqu'ils ne sont pas au bureau. Si vous consultez fréquemment les e-mails sur votre appareil mobile, vous pouvez économiser beaucoup de temps en lisant et en commençant à traiter les messages pendant que vous êtes mobile. Même si vous prenez l'habitude de supprimer les indésirables et les messages que vous n'avez pas besoin d'enregistrer, vous pouvez bénéficier d'une boîte de réception simplifiée lorsque vous revenez au bureau.
7. Si vous ne le lisez pas, désinscrivez-vous!
Les bulletins électroniques et autres messages de marketing par courriel peuvent être un excellent moyen de rester en contact avec les clients, collègues, partenaires et autres entreprises qui vous intéressent, mais ces messages peuvent rapidement s'accumuler.
Si vous n'avez pas lu un mail récurrent particulier dans plusieurs problèmes, arrêtez votre abonnement. Limiter les bulletins électroniques et autres messages automatisés à ceux que vous lisez régulièrement peut être un moyen facile de réduire le volume de votre boîte de réception.
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