Il y a des variables à considérer lors de votre sélection. Ceux-ci incluent l'objectif de votre événement, le budget avec lequel vous travaillez, votre raison d'embauche externe et les candidats disponibles pour le poste, et heureusement, il existe d'excellentes ressources que les entreprises peuvent utiliser pour choisir le meilleur planificateur d'événements ou producteur. aider à créer leur événement d'entreprise.
Utilisez le guide suivant pour vous aider à déterminer si vous avez besoin d'un planificateur d'événements pour votre prochain événement d'entreprise, et si oui, comment sélectionner le meilleur candidat pour le travail.
Déterminer l'objectif et le besoin de votre événement pour le planificateur d'événements
La plupart des gens pensent que l'embauche d'un planificateur d'événements ou d'un traiteur extérieur commence par déterminer le budget de l'événement , mais la vérité est qu'il est plus important de commencer par définir pourquoi vous voulez organiser un événement en premier lieu. Avant de contacter une ressource externe ou interne qui vous aidera à planifier cet événement, vous devez être en mesure de partager les objectifs importants de l'événement. Répondez à vos questions pertinentes au sujet de qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment - il y aura suffisamment de temps pour faire des ajustements plus tard.
Une fois que vous avez défini vos objectifs, quelques idées claires commencent à émerger sur le thème et le message que vous souhaitez transmettre lors de votre événement, mais surtout, vous voulez déterminer les activités et les services dont vous avez besoin. en votre nom.
Vous voudrez déterminer quel budget vous avez pour un planificateur et s'ils aideront à sélectionner le lieu, à construire les menus et à faire des recommandations sur les options de nourriture et de boisson, les conférenciers et les divertissements, être sur place pour les besoins de production journalière, et / ou aider à créer les documents de communication importants comme les invitations et la liste des invités.
Si vous planifiez votre événement seul et que vous n'avez pas encore répondu à l'un de ces besoins, il est possible que vous souhaitiez engager un planificateur d'événements pour gérer ces tâches et responsabilités.
Utiliser des sources locales pour rechercher un planificateur d'événements qualifié
Souvent, les gens pensent que le bouche à oreille est le meilleur moyen d'embaucher un organisateur d'événements pour leur fête d'anniversaire, réunion d'affaires, week-end ou autre, et bien que cela aide certainement, ce n'est probablement pas l'approche la plus efficace.
Si vous essayez de trouver le meilleur planificateur d'événements pour votre affaire, il est préférable de faire des recherches sur quelqu'un d' expérimenté et qui jouit d'une solide réputation au sein de la communauté des planificateurs d'événements. Le bouche à oreille offre une opportunité de vente facile pour un planificateur désireux de trouver de nouveaux clients, mais la réputation des pairs est très efficace.
Qu'il s'agisse d'un événement social ou d'une réunion d'entreprise, les règles d'embauche d'un organisateur d'événements ou d'un traiteur restent les mêmes: vous souhaitez engager quelqu'un qui a l'expertise nécessaire pour créer votre type d'événement.
Envisager des chapitres de groupes d'adhésion professionnelle ou vérifier avec le chapitre national ou local de Meeting Professionals International, la Société internationale des événements spéciaux, l'Association nationale des cadres de la restauration.
Il est également important de savoir qui publie des articles dans leur secteur.
Si vous voulez savoir qui a la réputation de fournir des services ou de l'expertise dans un marché particulier, vérifiez auprès de la convention locale et du bureau des visiteurs car de nombreux planificateurs d'événements sont des membres actifs et entretiennent également des relations avec les chambres de commerce locales; Une autre façon de trouver des experts est de contacter le service des ventes des congrès de l'hôtel - ils partageront avec vous en qui ils ont confiance.
Entrevues et discussions sur les besoins de l'événement avec les candidats
La plupart des planificateurs d'événements seront impatients d'entendre parler de votre événement spécifique, mais leur fournir de brefs détails au début, et se concentrer un peu plus sur leur expertise dans la ronde initiale d'entrevues, au cours de laquelle vous devriez réduire le nombre de candidats trois candidats les plus forts.
Vous devez ensuite demander à chaque planificateur d'événements ou à son cabinet de partager des informations sur son activité, son expérience avec les événements passés et sa planification des éventualités, en accordant une attention particulière à la réponse du candidat et à toute question de suivi. pour votre entreprise, l'événement ou ses objectifs.
Les bons planificateurs vous guideront à travers une discussion pour en apprendre davantage sur les objectifs généraux, l'échéancier, le budget, le nombre de visiteurs et les préférences personnelles de votre événement. Les bons planificateurs vous poseront des questions sur votre organisation et en apprendront davantage sur vos objectifs et votre événement particulier. Recherchez ces signes lors des entretiens pour trouver des candidats qui se démarqueront des autres.
Bien qu'il ne soit pas toujours possible de rencontrer quelqu'un en personne lors de la première ronde d'interviews, surtout si votre programme est en dehors de la ville, cela peut être une étape critique dans le choix du bon planificateur ou producteur pour votre événement et votre entreprise.
Les réunions en face-à-face donnent un aperçu de l'expertise ou de l'expérience d'un planificateur dans son rapport avec l'équipe de votre entreprise qui aidera à créer cet événement. Vous choisirez un candidat qui a non seulement de bons antécédents produire des événements de qualité, mais aussi celui qui s'entend bien avec votre équipe.
Réduire les options et faire une sélection
Ce n'est pas assez bon pour aller sur votre instinct, les conseils de vos amis ou même collègues et collègues, ou la réunion en personne seule - c'est votre événement, et votre nom et votre réputation seront associés à elle-vous besoin de vérifier les références de vos candidats, aussi. Assurez-vous de demander les noms des clients avec lesquels les candidats ont déjà travaillé, mais insérez également dans l'historique de chaque planificateur pour trouver des événements qu'il n'a peut-être pas mentionnés - vous pourriez découvrir qu'il ou elle a bâclé quelques événements avec un client particulier. Ne faites pas son CV.
Une fois que vous avez vérifié qu'un candidat s'intègre bien à votre entreprise, démontre une expertise dans le domaine, et a une bonne compréhension de l'événement que vous voulez produire avec lui, il est temps d'affiner votre sélection et d'écouter ses idées sur l'événement. En fonction de vos objectifs et de vos idées, un bon planificateur d'événements vous présentera un plan qui vous aidera à réaliser votre thème. Si c'est une soirée privée et un dîner pour un groupe de personnes intimes, le planificateur devrait venir avec des idées qui comprennent les détails de votre programme.
À ce stade, le planificateur d'événements devrait vous présenter des idées qui vous feront sentir qu'ils ont pris votre budget et doublé sa valeur. Cela devrait être évident dans la façon dont ils présentent leur vision pour votre événement.
Comparaison de votre budget avec le planificateur d'événements
En fonction des objectifs de votre événement, il est possible de créer une idée générale du coût de divers éléments de votre programme, qui variera en fonction du type d'événement que vous organisez et de ce qu'il inclut. Beaucoup de gens qui organisent un événement pour la première fois ont tendance à tomber dans le piège de vouloir planifier un événement de champagne sur un budget de bière, c'est pourquoi beaucoup de gens se tourneront vers leur planificateur d'événements pour obtenir de l'aide.
Un candidat idéal prendra le budget que vous lui présentez et le transformera en quelque chose de magique, mais ces idées auront un prix, et il est important que vous demandiez au planificateur de divulguer tous ses coûts et les sources potentielles de ces frais. seront couverts et incorporés dans le budget global - les frais de planificateur d'événements varieront d'un planificateur à un planificateur ou une société d'événements à la société de l'événement.
En fonction de la nature de votre événement, il vous sera demandé de fournir des dépôts, des documents et des contrats au planificateur d'événements et aux lieux et services d'événements qu'ils offrent. C'est une façon tout à fait acceptable de gérer les affaires, mais le meilleur conseil à ce stade est de demander conseil à un professionnel et de ne jamais signer un contrat qui n'a pas été examiné par votre propre conseiller juridique. mêmes ressources d'une grande entreprise.
Restez avec votre planificateur et soyez prêt à tirer et à réembaucher
La plupart des mauvaises histoires liées à la planification d'événements sont généralement le résultat d'un manque de suivi. La planification d'un événement nécessite une coordination efficace de la logistique et le renvoi à une tierce personne peut se retourner si le planificateur d'événements que vous avez engagé n'est pas entièrement responsable des buts et objectifs de votre entreprise pour l'événement.
Pour cette raison, en tant que gestionnaire d'embauche, vous devez travailler en étroite collaboration avec le planificateur ou le producteur pour garantir que chaque élément de la production se déroule sans accroc: s'assurer que les lieux et les fournisseurs sont prêts pour l'événement. vendeur avant et après. Cela ne veut pas dire que la plupart des planificateurs d'événements ne livrent pas leurs services promis; cela signifie simplement que vous devez vous assurer que la logistique a été confirmée.
Si tout se déroule comme prévu, vous aurez un événement réussi et une excellente ressource de planificateur d'événements pour l'avenir, mais si le processus de planification ne fonctionne pas correctement pour les services convenus par écrit, il est important de vérifier si le projet est un bon ajustement avec le planificateur.
Bien qu'il soit raisonnable d'être patient et de travailler par le biais de la logistique et de tout malentendu potentiel en cours de route, si vous ne recevez pas les services que vous voulez, vous devriez être prêt à avoir des discussions sérieuses. Si vous le devez, soyez prêt à utiliser un mauvais planificateur et ayez une option de sauvegarde en tout temps.