Malheureusement, la réponse n'est pas simple. Plusieurs facteurs entrent dans la détermination de son taux, y compris la planification des événements des dépenses d'exploitation, les salaires et les bénéfices.
La réalité est que les taux varient selon l'endroit où vous exploitez votre entreprise, les types de projets que vous entreprenez et ce que le marché est prêt à payer.
Cela dépend aussi de votre marché cible. Autrement dit, votre client ou prospect aura un budget cible en tête, et vos services doivent être compétitifs dans ces paramètres.
Comment les planificateurs d'événements structurent leurs frais
Néanmoins, si vous voulez démarrer une entreprise à temps partiel ou même à temps plein, il existe environ cinq façons de structurer vos frais d'événement et de coter vos frais à vos clients:
- Frais de projet à plat
- Pourcentage des dépenses
- Taux horaire
- Pourcentage des dépenses plus taux horaire
- Taux à commission
Pour les explications et exemples suivants, supposons que vous voulez gagner en moyenne 75 $ par heure pour vos services.
Frais basés sur un taux forfaitaire
De nombreux clients préfèrent savoir combien coûtera un projet, y compris tous les frais. En tant que planificateur d'événements , pour offrir cela, vous devez déterminer un forfait et déterminer quels services seront couverts pour ce montant.
Cela met la responsabilité de gérer un budget directement sur vous, le planificateur, et nécessite d'anticiper une variété de scénarios dans lesquels les circonstances peuvent changer. Dans ce scénario, le client peut contracter directement avec le planificateur d'événements pour coordonner tous les frais de logistique, de restauration, de salle, d'hébergement, etc.
Les frais d'un forfait sont généralement utilisés pour les événements emballés, tels que ceux trouvés avec les programmes de marketing sportif, et peuvent être calculés par personne avec de nombreuses stipulations et mises en garde.
Par exemple, supposons que vous êtes embauché pour organiser une visite d'une journée historique de la ville pour 15 invités. Votre client veut que vous demandiez un forfait pour le transport, un guide privé, un déjeuner et tous les frais d'admission aux sites; Cependant, elle vous demande également de fournir une ventilation de haut niveau de chaque dépense.
Dans ce scénario, vous devez négocier / calculer le coût de tous les services, y compris votre temps, et indiquer un total combiné pour les dépenses. Il incombera au responsable de l'événement d'identifier les dépôts requis, de payer pour tous les services et d'assumer la responsabilité de toutes les ententes de service.
Frais basés sur un pourcentage de dépenses
En moyenne, la plupart des planificateurs d'événements qualifiés devraient se sentir à l'aise de facturer entre 15 et 20% du coût total d'un événement dans le cadre de leurs frais. Selon la complexité du programme et le temps qu'il faut pour planifier et exécuter un événement, cela suffit parfois à couvrir l'ensemble du coût et la source de profit d'un planificateur.
Par exemple, supposons que vous êtes engagé pour organiser un dîner privé dans un restaurant exclusif pour 40 invités avec une moyenne de 175 $ par personne.
Estimons qu'il vous faut un total de 15 heures pour rencontrer votre client, planifier, assister et terminer tout suivi de cet événement. Si vous facturez un taux de 18% des dépenses totales, vous gagnerez juste un peu plus que votre taux horaire cible de 75 $ / heure:
175 $ x 40 invités = 7 000 $ x 18% = 1 260 $
15 heures x 75 $ / h = 1 125 $
Si le client passe directement un contrat avec vous pour tous les services, les frais de l'événement de sous-total pour le client s'élèveraient à 8 260 $.
Frais basés sur le taux horaire
Certains clients préfèrent que le planificateur d'événements attribue un tarif horaire pour les services et estime le nombre total d'heures nécessaires pour gérer et exécuter un programme client donné. Cela peut sembler similaire au taux forfaitaire du projet, mais cela permet aux deux parties de faire preuve de plus de souplesse pour s'adapter aux changements qui pourraient être nécessaires en cours de route.
De nombreux planificateurs d'événements d'affaires factureront toutes les heures pour les services. Il permet à un client de savoir combien il en coûtera pour embaucher vos services et lui permettre de calculer un budget raisonnable. Souvent, la raison en est que le client veut mieux gérer les dépenses imprévues.
Rappelez-vous toujours de définir des paramètres précis autour des attentes afin que les deux parties soient d'accord sur les services qui seront fournis. En tant que planificateur d'événements, vous devez inclure une référence à la facturation de toutes les dépenses d'entreprise raisonnables pouvant être engagées.
Certains planificateurs d'événements peuvent majorer de 15 à 20% les frais d'exploitation, tels que l'expédition, la location de voitures et d'autres dépenses diverses, alors que d'autres ne le font pas; Si vous le faites, vous devez divulguer ces majorations et obtenir un accord préalable avec votre client.
En ce qui concerne les taux de planification d'événements horaires, il est également important de déterminer la fréquence à laquelle vous facturez votre temps.
Par exemple, supposons qu'un client vous embauche en octobre pour organiser un séminaire d'une journée en mars. Vos services sont contractés pour rechercher et négocier le site, les services de traiteur , A / V, et contribuer à la création de contenu pour un nombre limité d'éléments de communication (invitations, agenda, formulaires d'évaluation, etc.).
Votre client vous embauche également pour assurer la gestion sur place. Vous établissez d'emblée une entente selon laquelle vous facturez les services identifiés à différents moments et soumettez des factures pour tous les services fournis à ce jour sur une base hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle.
En vertu de cette entente, vous et votre client devriez tous deux élaborer un énoncé de travail détaillé qui comprend les responsabilités attendues des deux parties. Ensuite, vous pouvez estimer un budget total de tant d'heures plus des dépenses raisonnables (soyez clair sur ce que ces détails peuvent inclure).
Frais basés sur le pourcentage des dépenses, plus les frais fixes et le taux horaire
Parfois, vous êtes embauché pour organiser un événement, et pour une raison quelconque, le client préfère un taux basé sur un pourcentage de dépenses. Cependant, cela ne suffit pas à couvrir le coût total de votre temps et de vos services. Dans ces situations, il est raisonnable de présenter vos frais à un coût combiné dans deux catégories différentes.
Par exemple, un client vous demande d'organiser des événements associés à une conférence. Votre mission consiste à organiser deux dîners privés et une sortie de golf, chacun avec 50 invités. Le coût total de ces événements combinés est d'environ 20 000 $, mais il faut environ 60 heures de votre temps, et la complexité de ce projet peut justifier une marge bénéficiaire plus élevée. Gardant cela à l'esprit, vous pouvez arriver à votre taux forfaitaire final + taux horaire avec les calculs suivants:
Pourcentage de l'estimation des dépenses:
20 000 $ x 18% = 3 600 $Taux horaire:
60 heures x 75 $ / h = 4 500 $Déficit horaire: 900 $
Si vous arrivez à un déficit, comme nous l'avons fait dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez choisir de coter 15 heures pour gérer la logistique de plusieurs fournisseurs externes. Votre devis peut alors refléter ce qui suit:
Dépenses pour les sous-totaux: 23 600 $
Forfait: 1 125 $ (basé sur 15 heures à 75 $ / h)
Dans ce scénario, vous devrez déterminer soigneusement que vous avez estimé vos heures de manière appropriée (un compte pour couvrir les dépenses d'exploitation non standard telles que les voyages personnels). Comme prévu, peu de clients sont heureux de voir des augmentations de dépenses plus tard à moins que des raisons justifiables ne soient fournies.
Frais fondés sur les taux de commission
Une autre façon pour les planificateurs d'événements de percevoir des frais pour les services consiste à sécuriser l'espace de l'événement à travers des sites offrant un taux de commission. Ce sont des frais généralement accordés aux agents de voyages pour la réservation de billets, de chambres d'hôtel et d'autres moyens de transport.
Par exemple, de nombreux hôtels peuvent prolonger un taux de commission allant jusqu'à 10% pour les chambres et autres dépenses.
Bien que certains planificateurs d'événements acceptent les taux commissionnables comme une source de revenu pour eux-mêmes, les clients plus avisés peuvent remettre en question le sens de la loyauté du planificateur d'événements lorsque des taux de commissions sont en cause. Pour cette raison, de nombreux planificateurs chevronnés limiteront les choix de planification qui incluent un taux de commission ou négocieront des prix non commissionnables pour leurs programmes et transmettront cette source d'économies directement aux résultats de leurs clients.
De plus, certains clients peuvent savoir qu'il existe des taux de commission et ne s'attendent pas à ce que leurs consultants externes fassent appel à l'une ou l'autre des méthodes de facturation identifiées et continuent de payer un taux de commission. En général, de nombreux planificateurs d'événements ne considèrent pas que la bonne forme consiste essentiellement à «doubler» leur source de revenus de cette façon.
Si vous acceptez les tarifs commandés, il est préférable de ne pas facturer les frais de votre client pour vos services en utilisant d'autres méthodes de facturation.
Il y a des scénarios où les tarifs commissionnables ont le plus de sens, comme un petit organisme sans but lucratif ou une association qui peut engager vos services pour un événement ou une réunion d'adhésion et la majeure partie des frais sont payés directement par les participants plutôt que par l'organisation.
Un autre scénario peut être si votre client achète des cadeaux de client de vous, et vous pouvez également offrir des services de distribution d'articles promotionnels. Dans ce cas, négociez simplement pour les articles promotionnels et ne facturez pas vos services sur une base horaire à moins que votre client ne soit au courant de tous les frais initiaux.