Comment E-déposer des formulaires W-2 et des formulaires W-3 en ligne
Que sont les formulaires W-2 et les formulaires W-3?
W-2 formulaires sont utilisés pour signaler les salaires et les traitements des employés à l'IRS à des fins de déclaration de revenu. Le W-2 est préparé par l'employeur et fourni à l'employé et à la Social Security Administration (SSA) avant la fin du mois de janvier, pour l'année fiscale précédente. La SSA utilise les informations à des fins de sécurité sociale et partage les informations avec l'IRS aux fins de l'impôt sur le revenu.
Les formulaires W-3 sont appelés «formulaires de transmission» Ils résument les informations sur tous les formulaires W-2 envoyés à la SSA Les formulaires W-3 ne sont pas nécessaires si vous déposez des formulaires W-2 auprès de la SSA en ligne.
Comment puis-je déposer des formulaires W-2 et des formulaires W-3 en ligne?
W-2 Relevé des salaires et des impôts pour chaque employé doit être soumis à l'Administration de la sécurité sociale (SSA) chaque année pour tous vos employés, pour l'année civile précédente. Les formulaires W-2 pour les employés sont soumis avec le formulaire W-3 , qui est un formulaire sommaire.
Les formulaires W-2 doivent être remplis, ainsi que les formulaires de transmission sommaires W-3, au plus tard le 31 janvier de l'année précédente. Comme les formulaires des employés et les formulaires SSA sont dus à la même date, il est conseillé de remettre les formulaires W-2 aux employés au début de janvier afin qu'ils puissent les examiner et apporter des corrections, si nécessaire.
Vous pouvez déposer en ligne les Formulaires W-2 sur le site Web des Services commerciaux en ligne (BSO) de la SSA. Vous pouvez créer des versions remplies de ces formulaires, en imprimer des copies à archiver auprès des gouvernements des États ou des administrations locales, à les distribuer aux employés et à vos propres archives.
Dépôt de 250 formulaires W-2 ou plus? Vous devez créer un fichier en ligne
L' administration de la sécurité sociale dit,
Si vous produisez 250 formulaires ou plus W-2 au cours d'une année civile, vous devez les déposer par voie électronique, sauf si l'IRS vous accorde une renonciation. (Vous pourriez devoir payer une pénalité si vous omettez de produire par voie électronique au besoin.)
Avantages pour les formulaires E-Filing W-2
- E-dépôt, selon l'IRS, permet d'économiser du temps et des efforts et contribue à assurer l'exactitude.
- Vous n'avez pas besoin de calculer et de soumettre un formulaire de transmission W-3 ; l'administration de la sécurité sociale génère un W-3 automatiquement.
- Vous pouvez utiliser le site BSO pour vérifier les numéros de sécurité sociale à des fins de déclaration des salaires.
- Le site BSO offre un tutoriel, des manuels, une liste de vérification et de nombreuses autres informations utiles pour vous aider à déposer ces formulaires W-2.
- Si vous faites une erreur dans un ou plusieurs formulaires W-2 après votre dépôt, vous pouvez soumettre des formulaires W-2c pour corriger l'erreur.
Avant de soumettre ces formulaires électroniquement
Pour soumettre des formulaires W-2 en ligne, vous devez d'abord vous inscrire auprès de la section Services aux entreprises en ligne de la Social Security Administration.
Ensuite, vous devrez créer et enregistrer vos formulaires W-2 en utilisant un format de fichier spécial et les soumettre à BSO.
Une fois les fichiers soumis, vous pouvez afficher les fichiers téléchargés et voir les rapports d'erreurs, y compris les erreurs de nom et de numéro de sécurité sociale, et apporter des corrections.
Vous pouvez également vérifier l'état de votre soumission et voir si le fichier a été accepté.
Toujours confus au sujet du formulaire W-2? Réponses à vos questions sur le formulaire W-2