Le formulaire W-2 comprend des renseignements sur les salaires des employés versés au cours de l'année civile précédente et la retenue sur ces salaires, ainsi que des renseignements sur les avantages sociaux et d'autres retenues sur les salaires.
Quand les formulaires W-2 sont-ils dus?
Les W-2 sont dus aux employés à la fin de janvier, pour l'année civile précédente. Si le 31 janvier est un week-end ou un jour férié, les rapports doivent être remis le jour ouvrable suivant. Voici les principales dates d'échéance des déclarations de paie de fin d'année pour l'année en cours.
Les formulaires W-2 doivent parvenir à l'Administration de la sécurité sociale avant le 31 janvier. Après avoir envoyé les formulaires W-2 aux employés, vous devez également soumettre ces formulaires, accompagnés du formulaire W-3, à la Social Security Administration (SSA).
La date butoir de janvier est une tentative de répression de la fraude fiscale, mais cela signifie que vous devriez remettre des formulaires W-2 aux employés au début de janvier, afin qu'ils aient l'occasion de les examiner avant de les classer. Une distribution plus tôt aux employés permettra de réduire les erreurs dans les formulaires W-2 , de sorte que vous n'avez pas à déposer un W-2 corrigé.
Collecte d'informations pour préparer des formulaires W-2
L'information pour ce formulaire provient de votre registre de paie , qui montre les totaux cumulatifs de chaque employé pour le salaire et la retenue, ainsi que les déductions pour les régimes médicaux, les comptes d'épargne-santé et d'autres articles.
Voici plus de détails sur les informations dont vous aurez besoin pour préparer ces formulaires W-2.
Difficulté: Moyenne
Temps requis: Dépend du nombre d'employés et du nombre de retenues et de paiements supplémentaires
Voici comment préparer le formulaire W-2
Renseignements sur l'employeur
Pour chaque W-2 que vous préparez, vous devrez inclure des informations sur votre entreprise: Numéro d'identification de l'employeur (EIN) et nom et adresse de l'employeur.
Numéro de contrôle
Vous voudrez peut-être ajouter un numéro de contrôle interne sur chaque W-2, si vous payez beaucoup d'employés. Vous pouvez générer le numéro vous-même, ou votre logiciel de préparation de la paie peut générer ce numéro.
Les gains des employés Vous aurez également besoin
- Total des salaires, pourboires et autres compensations (encadré 1). C'est le salaire brut pour tous les employés horaires et salariés.
- Montant total de la retenue (encadré 2)
- Total des salaires de la sécurité sociale (jusqu'à concurrence du maximum de la sécurité sociale ) (encadré 3). Certains salaires ne sont pas inclus dans les salaires de la sécurité sociale , de sorte que vous devrez réduire l'entrée de ces montants.
- Total de l'impôt sur la sécurité sociale retenu (encadré 4)
- Total des salaires et des pourboires Medicare (identique au salaire total) (Encadré 5)
- Retenue d'assurance-maladie (Encadré 6). Ce montant comprend le montant de la taxe Medicare supplémentaire pour les employés les mieux rémunérés.
- Conseils sur la sécurité sociale (encadré 7) et astuces allouées (encadré 8)
Ensuite, vous aurez besoin d'informations sur les employés et le total des salaires et la retenue pour chaque employé pour l'année dernière:
Autres paiements Vous avez peut-être payé des acomptes versés par anticipation (crédit pour revenu gagné) (case 9) et des prestations pour personne à charge (case 10) versées aux employés.
Information sur la participation au régime de retraite, employés statutaires
Sur chaque W-2, vous devez cocher la case appropriée si l'employé participe à un régime de retraite (case 13) ou à un régime non qualifié (case 11), si cet employé est un employé statutaire (case 13) ou si l'employé reçu une indemnité de maladie de tiers (Encadré 13.
Case 12
La case 12 indique les montants pour d'autres compensations ou rapports, pour entrer dans 1-4 cases. Quelques-unes des informations les plus courantes pour la case 12:- Sécurité sociale non perçue, RRTA (retraite ferroviaire) ou taxe Medicare, sur les pourboires ou l'assurance-vie collective
- Retraits facultatifs aux régimes 401 (k), 403 (b) et autres régimes de retraite admissibles
- Salaire de maladie non imposable
- Paiements en parachute doré
- Frais de déménagement remboursables non remboursables
- Contributions à des comptes d'épargne médicale ou à des comptes d'épargne-santé
- Options d'achat d'actions non statutaires
- Cotisations Roth désignées en vertu des régimes 401 (k) ou 403 (b)
- Coût de la couverture de santé parrainée par l'employeur, en utilisant le code DD, selon les exigences de déclaration de la Loi sur les soins abordables
Case 14
Les entrées de la case 14 concernent d'autres déductions ou indemnités qui doivent être divulguées aux employés pour leurs déclarations de revenus. Par exemple- Pension après impôt
- Remboursements automatiques
- Taxes spéciales pour la Californie, New York, le New Jersey et Washington
- Cotisations de charité déduites de la paie des employés
- Assurance-maladie et déductions pour avantages sociaux
- Déductions uniformes ( pour le coût des uniformes )
- Déductions des cotisations syndicales
- Revenu non imposable
- Frais de véhicule inclus dans les salaires (100% de la valeur du véhicule loué à l'employé et inclus dans le salaire de la case 1)
- Il y a aussi une case pour les articles «autres sur la liste» que vous avez déduits des employés
État et informations locales
Dans cette section, vous saisissez des informations sur les salaires et la retenue d'État et locaux. Entrer:Notez qu'il y a de l'espace pour deux états et deux localités sur le formulaire. Si quelqu'un a travaillé dans plus de deux états ou localités au cours de l'année, utilisez un deuxième W-2 pour inclure les informations supplémentaires.
- Votre code d'état à deux lettres et le numéro d'identification fiscale de votre entreprise (vérifiez auprès du département des recettes de votre état) (encadré 15)
- Salaires de l'État (case 16)
- Retenue d'impôt sur le revenu de l'État (case 17)
- Salaires locaux, le cas échéant (encadré 18)
- Retenue d'impôt local sur le revenu (case 19)
- Nom de la localité (case 20)
Vérifier l'exactitude
Passez du temps à faire en sorte que l'information que vous fournissez aux employés (et finalement à la Social Security Administration et IRS) est exacte. Vérifiez vos totaux de registre de paie pour l'année et exécutez un W-3 pour assurer l'exactitude de toutes les informations que vous soumettez.Formulaires pré-imprimés
Si vous imprimez vos propres formulaires W-2, vous pouvez les obtenir de plusieurs sources:Le W-2 est un formulaire en plusieurs parties. Voici les pages de ce formulaire:
- Le site Web IRS Forms Order (prend 7-15 jours)
- Un fournisseur de formulaires en ligne ou un magasin de fournitures de bureau.
- La copie A va à l'administration de la sécurité sociale. La copie A est généralement imprimée sur un formulaire rouge.
- La copie 1 est pour la ville, l'état ou la localité
- La copie B est destinée à être déposée avec la déclaration de revenus fédérale de l'employé
- La copie C est pour les dossiers de l'employé
- Copie 2 est une autre copie pour une autre ville, état ou localité
- La copie D est pour les dossiers de l'employeur.
Imprimer W-2s
Imprimez les formulaires, en vérifiant qu'ils s'alignent sur un format pré-imprimé si vous en avez un.Distribuer les W-2
- À l'employé: copies B, C, 1 et 2
- À l'administration de la sécurité sociale - copie A. La SSA exige que vous envoyiez la copie A du W-2 de chaque employé, avec le formulaire W-3, d' ici la fin de février.
- Gardez la copie D pour vos dossiers.
Toujours confus au sujet du formulaire W-2? Réponses à vos questions sur le formulaire W-2 2011
Conseils pour préparer le formulaire W-2
- Le numéro d'identification fiscale de votre entreprise n'est PAS votre numéro d'identification fiscale. De nombreux États utilisent le numéro d'identification fiscale fédéral (EIN) et ajouter des chiffres à la fin. Vérifiez auprès de votre département d'état des recettes pour plus d'informations.
- Astuce revenu. Les revenus des employés sont assujettis aux taxes de sécurité sociale et aux taxes d'assurance-maladie, y compris la taxe d'assurance-maladie supplémentaire.
- Encadré 12 - Plus de 4 articles
Si vous avez plus de 4 éléments pour la case 12, vous devrez mettre les éléments supplémentaires sur un second W-2. Mais n'incluez pas le salaire et la retenue de l'employé sur ce W-2 supplémentaire. - Le formulaire W-3 , ainsi que la copie A de tous les formulaires W-2, doivent parvenir à l'Administration de la sécurité sociale avant le 31 janvier. Lorsque vous avez rempli le W-3 et que vous avez tous les formulaires W-2, envoyez-les aux employés. dès que possible, afin qu'ils aient l'occasion d'examiner les formulaires. S'ils trouvent des erreurs, vous pouvez les corriger avant d'envoyer le rapport consolidé à la SSA avant le 31 janvier.
- Avertissement
L'information fournie dans ce «Comment faire» est à des fins générales, pour vous aider à recueillir l'information dont vous avez besoin pour préparer et imprimer des formulaires W-2. Il ne s'agit pas d'un conseil fiscal et ces informations ne sont en aucun cas exhaustives ou ne contiennent toutes les informations qui doivent figurer dans vos formulaires W-2 . Discutez avec votre conseiller fiscal pour obtenir des informations sur votre situation spécifique. Retour à la fin de l'année de déclaration Rapports sur les salaires et les taxes