Assurez-vous de transmettre le respect aux clients et aux autres appelants
La messagerie vocale est devenue une partie standard de tous les systèmes téléphoniques de classe affaires . Non seulement le fait de savoir comment laisser un message téléphonique professionnel reflète positivement votre entreprise, mais il est aussi important pour votre image professionnelle .
Chaque employé qui utilise le téléphone dans le cadre de son travail devrait savoir comment laisser un message téléphonique professionnel. Voici quelques conseils pour les employés nouveaux ou inexpérimentés à laisser le genre de messages téléphoniques professionnels et courtois qui seront retournés.
01 - Pensez d'abord
02 - Présentez-vous
Commencez chaque message vocal en vous présentant, afin que le destinataire sache qui appelle immédiatement. Il devrait inclure votre nom complet et le nom de votre entreprise. Exemple: "Jane Doe appelle de la société X pour Suzy Jones à propos de votre compte." Assurez-vous de savoir comment prononcer le nom de la personne que vous appelez, vous ne voulez pas les insulter avant même d'avoir parlé avec eux.
03 - Parler lentement
Parlez assez lentement pour que la personne qui reçoit le message puisse entendre chaque mot. C'est très frustrant quand vous allez chercher un message pour constater que l'autre personne parle trop vite pour être comprise. Assurez-vous que si vous laissez un numéro de rappel, vous le répétez deux fois pour que la personne puisse le noter.
04 - Parlez clairement
Parlez directement dans l'embouchure de votre téléphone d'une voix claire et modulée. Ne tenez pas le téléphone entre la joue et l'épaule pour que l'embouchure soit positionnée par le cou; c'est bien pendant que vous composez ou pendant que le téléphone sonne à l'autre bout, mais pas une fois que vous êtes connecté.
05 - Reste court
Vous n'avez pas à laisser tous les détails sur votre message vocal . La plupart des systèmes téléphoniques professionnels ont une limite de un à deux minutes pour les messages avant de terminer l'appel. Laissez un court résumé de la raison de votre appel et fermez avec une demande de rappel.
06 - Finissez-le professionnellement
Tout comme une lettre professionnelle, terminez par donner vos coordonnées. Si vous n'êtes pas familier avec vous ou si vous avez des difficultés à vous placer, répétez votre nom et votre entreprise avec le meilleur moyen de vous joindre. Si vous avez déjà une relation de travail solide, vous pouvez éviter de répéter votre nom, mais assurez-vous de leur donner le meilleur numéro pour vous rappeler, et à quelle heure vous serez disponible.
07 - Appel interrompu?
Si vous pensez que votre messagerie vocale a été supprimée par le système de messagerie vocale avant la fin de l'appel, réessayez et signalez à la personne que vous pensez que votre message précédent a été supprimé. Essayez de rester bref; vous ne voulez pas apparaître comme un parasite. Réclamez simplement votre nom et laissez votre numéro, avec une salutation telle que "Je voulais juste être sûr que vous avez reçu mon message, on aurait dit que nous étions déconnectés."
08 - Pratiquez et testez-vous
Si vous n'êtes pas sûr ou si vous vous sentez anxieux de laisser des messages professionnels, e, pratiquez avec un ami ou un collègue. Laissez-leur un exemple de message vocal et demandez-leur de formuler une critique: parlez-vous trop vite ou êtes-vous autrement difficile à comprendre? Il pourrait même être utile de vous laisser un message vocal pour écouter votre son.