Comment économiser sur la fête de vacances annuelle de l'entreprise sans couper les coins
La nouvelle fête des fêtes d'entreprise
«En tant qu'organisateurs d'événements, nous pensons que de nombreuses entreprises, des petites entreprises aux grandes entreprises, devront recentrer l'événement des fêtes sur la frivolité, en trouvant un équilibre entre le plaisir et le contenu», explique Greg Jenkins, associé chez Bravo Productions. , une société de planification et de production d'événements à service complet à Long Beach, en Californie.
Alors, qu'est ce qu'il y a hors du menu des fêtes cette année? Pour la plupart des entreprises, cela pourrait signifier une réduction des bars entièrement hébergés et des choix de menus extravagants, mais pour tous, cela signifiera que les planificateurs d'événements retrousseront leurs manches et concevront des fêtes d'entreprise dignes de l'intention sans affecter les budgets. Jenkins offre les conseils et les idées de planification de vacances qui sont abordables pour le budget et qui ne transmettront pas le mauvais message à vos employés, partenaires commerciaux ou clients importants:
Faites de la fête des fêtes un programme de récompenses
Donner un peu d'attention à la fête de Noël de cette année et souligner le message d'appréciation avec un oeil vers une bonne année.
Cette approche ne doit pas tuer le plaisir des vacances, mais elle peut aider à associer l'événement avec des avantages plus mesurables et tangibles tout en offrant l'occasion de reconnaître vos meilleurs éléments.
Éliminer les postes de découpage
En bref, choisissez des éléments de menu plus rentables. Passer les stations de découpage de côtes et de dinde en faveur des options moins extravagantes.
Vous pouvez même envisager d'aller pour les apéritifs lourds plutôt que le repas assis. La décision simple peut réduire les coûts des aliments et éliminer le coût des préposés et des chefs nécessaires.
Choisissez des fruits et légumes de saison et éliminez les crudités
Les fruits hors saison comme les mangues et les papayes et les légumes hors saison tels que les asperges et les artichauts sont généralement plus chers pendant les vacances d'hiver. Lorsque vous planifiez des éléments de menu, voyez si l'utilisation d'options saisonnières aide le budget. Même si ce n'est pas le cas, vous obtiendrez des ingrédients plus frais. Quand il s'agit des crudités apparemment obligatoires, considérez comment elles se sont comportées l'année dernière. Compte tenu de l'aversion générale pour les légumes crus parmi de nombreux invités, beaucoup de ces articles seront généralement perdus.
Optez pour les mini-desserts plutôt que pour les portions complètes
La règle générale est que la plupart des invités prennent deux bouchées de dessert et le reste est jeté. Évitez ce gaspillage coûteux en mettant en place une station de dessert avec de petites portions et de plus petites quantités, où les clients peuvent s'aider eux-mêmes pour bouchées ou des portions de seulement l'apéritif de ce qu'ils aiment. Allez-y et sautez la coupe de gâteau et le service et les tranches de mousse au chocolat pleine grandeur cette année.
Utilisez l'éclairage pour créer de l'atmosphère
Plutôt que d'investir dans l'utilisation de draps de location et de centres de table coûteux, choisissez un lieu qui intègre déjà ces éléments élégants.
Alors que la décoration de vacances peut vous mettre dans l'esprit des fêtes, l'éclairage peut faire des merveilles sur un budget plus serré. Travailler en étroite collaboration avec le lieu sur des façons créatives, ils peuvent positionner l'éclairage dans la salle pour améliorer l'atmosphère festive.
Organisez un événement de déjeuner ou rendez votre dîner d'affaires décontracté
Il est toujours plus rentable de construire l'événement de fête de vacances à partir d'un menu de déjeuner par opposition à un menu du dîner. Non seulement les options de menu économiser de l'argent, mais un événement de jour pendant la semaine peut également réduire la liste des invités de moitié en limitant les invités aux employés ou aux clients seulement sans conjoints ou invités personnels. Mais si vous êtes toujours sur l'organisation d'une soirée, rappelez-vous que les vêtements formels signifient généralement que les invités s'attendent à une expérience culinaire et de boissons haut de gamme, ce qui augmentera les coûts globaux. Rendez-le plutôt décontracté.
Limiter les boissons alcoolisées
Beaucoup d'autres organisations ont fait cela au cours des dernières années. Quelques stratégies réussies incluent offrir une boisson de signature , limiter des options à la bière et au vin, ou offrir un maximum de deux boissons. Une autre suggestion consiste à éliminer complètement les boissons alcoolisées, ce qui élimine également toute responsabilité potentielle. Connaissez votre organisation et optez pour une stratégie qui conviendra à autant de personnes que possible sans supporter les coûts d'un bar ouvert.
Apportez vos propres CD ou iPod à utiliser pour la musique de fond
Plutôt que de dépenser de l'argent pour un trio de jazz ou d'autres musiciens, travaillez avec votre directeur de salle ou de restauration pour explorer les options pour jouer de la musique de fond dans la salle. Beaucoup d'endroits ont de grandes sélections de musique libre disponibles.
Envisager de co-organiser l'événement de vacances
Co-héberger la fête de vacances avec une autre association, un groupe professionnel, un autre département interne ou même des partenaires commerciaux importants peut aider à défrayer les coûts, tout en offrant beaucoup d'opportunités de réseautage.
Demandez au lieu s'il peut réduire les coûts
Parfois, cela se résume à la connaissance que cela ne fait jamais mal de demander. Même une économie de 1% ou 2% de réduction peut être importante si vous ajoutez tout, de la nourriture aux boissons et de la location de salles à la dotation en personnel. Vous pourriez être surpris de savoir ce qu'un site fera pour sécuriser votre entreprise.