Décider: demande de proposition ou demande de devis
Demande de proposition (DP)
Une demande de proposition est utilisée pour des services ou des produits complexes pour lesquels la qualité, le service ou le produit final fabriqué sera différent de chaque fournisseur qui répond.
Demande de devis (RFQ)
Une demande de prix est utilisée pour les produits, les services simples ou les pièces simples / sans complication avec peu ou pas de place pour différencier les produits ou les services entre les fournisseurs qui répondent. Les points de négociation pourraient inclure les calendriers de livraison, les options d'emballage, etc.
Objectifs d'un appel d'offres ou d'un appel d'offres
- Obtenez des propositions détaillées afin d'évaluer la réponse de chaque fournisseur afin que les meilleurs intérêts de votre entreprise soient respectés sur tous les fronts
- Tirer parti de la nature compétitive du processus de sélection des fournisseurs pour négocier la meilleure entente possible
- Assurez-vous que les intérêts de tous les intervenants de votre entreprise seront respectés et qu'un consensus sera atteint
- Met à votre entreprise le contrôle de l'ensemble du processus de sélection des fournisseurs et définit les règles de sélection à l'avance
- Commence à construire le partenariat entre vous et le vendeur dès le début
Sections de la demande de proposition ou demande de devis
Le RFP ou RFQ devrait contenir les sections suivantes. Gardez à l'esprit que chaque document sera différent en fonction du type d'entreprise et du produit que vous recherchez.
Personnalisez chaque section pour vos besoins individuels.
- Détails de la soumission
Dates limites, adresse postale de votre entreprise, personne à contacter pour les questions et les clarifications - Introduction et résumé
Ecrivez cette section après la fin du document entier. Ceci est utilisé pour fournir aux vendeurs potentiels un bref aperçu de votre entreprise et les exigences pour votre produit ou service. - Aperçu des affaires et contexte
Donnez un bref aperçu de votre entreprise, de vos produits et de votre secteur de marché. Cela aidera vos fournisseurs potentiels à comprendre les besoins commerciaux que vous essayez de remplir avec le processus de sélection des fournisseurs. Fournissez également des informations d'arrière-plan importantes qui bénéficieront au fournisseur lorsqu'il répondra. - Spécifications détaillées
Cela devrait être la plus longue section du document. Pour un appel d'offres, il contiendra les mesures qualitatives et les exigences qui guideront la décision de sélection du fournisseur. Pour une demande de prix, cette section devrait fournir les mesures quantitatives que vous rechercheriez dans la réponse du fournisseur. Exemple de critère comprend:- Dessins de produit
- Tolérances d'ingénierie
- Niveaux de service
- Les étapes
- Livrables et échéanciers
- Exigences techniques ou commerciales
- Fonctionnalité du logiciel
- Exigences matérielles
- Hypothèses et contraintes
Toute supposition et / ou contrainte dont les fournisseurs potentiels doivent être informés doit être listée ici. Ne pas être franc et franc avec le vendeur ouvrira la porte à la renégociation de l'accord à une date ultérieure et court la possibilité de forcer la relation que vous avez avec votre fournisseur. Les sujets possibles comprennent les frais de déplacement, les coûts de mise à niveau / modification, les droits de licence, etc. - Termes et conditions
Tous les termes et conditions du contrat doivent être énumérés afin que le vendeur puisse donner une réponse juste et honnête. Ceux-ci peuvent inclure les options de financement, la durée du contrat, les options de renouvellement, les garanties, les pénalités de livraison, les niveaux de service, etc. - Les critères de sélection
La dernière section devrait être un aperçu des critères de sélection que vous utiliserez pour prendre votre décision. Certaines entreprises préfèrent garder cette information totalement confidentielle; tandis que d'autres entreprises croient que cela aidera les fournisseurs potentiels à se concentrer sur ce qui est important pour votre entreprise.
Distribuer le RFP / RFQ aux fournisseurs sélectionnés
Enfin, rédigez une lettre de présentation et envoyez deux copies de votre demande de propositions ou de votre demande de prix à chacun des fournisseurs que vous avez sélectionnés dans votre processus de recherche. Assurez-vous que les informations de contact appropriées sont incluses afin de fournir une assistance à tout fournisseur qui en a besoin.