Considérations taxables
Cet article vous présente quelques-unes des questions liées aux conducteurs d'employés de voitures de société.
Seul l'usage professionnel est déductible
Peu importe qui conduit une voiture ou qui possède une voiture, seule l'utilisation commerciale de cette voiture est déductible comme une dépense d'entreprise. Celui qui conduit la voiture doit conserver de bons dossiers de conduite à des fins professionnelles.
L'événement commercial doit être enregistré le jour où il s'est produit et il doit inclure les détails de l'objectif, de la date et du lieu ou du kilométrage.
Vous pouvez donner aux employés une allocation automatique
La plupart des entreprises accordent aux employés une allocation automatique pour les rembourser pour les frais de conduite d'une voiture à des fins commerciales. L'allocation peut être donnée en plus de fournir la voiture à l'employé.
Cette allocation ne constitue pas un avantage imposable pour l'employé, à condition qu'elle soit fournie dans le cadre d'un régime comptable. Un plan comptable est un ensemble de procédures que votre entreprise met en place pour comptabiliser adéquatement l'argent donné à l'employé. L'IRS veut s'assurer que vous ne donnez pas des avantages aux employés, mais que ce sont des dépenses d'entreprise légitimes payés par l'employé et remboursés par vous.
Vous devez utiliser un plan comptable IRS
Fondamentalement, pour avoir un plan comptable, les dépenses automobiles doivent avoir un but commercial légitime, l'employé doit vous fournir des documents adéquats montrant l'utilisation des entreprises et les montants dépensés, et l'employé doit rembourser les remboursements excédentaires dans un délai raisonnable.
L'allocation automatique que vous donnez aux employés peut être déterminée en utilisant le taux standard de l'IRS (différent chaque année) ou les dépenses réelles. La méthode que vous utilisez est à vous, avec quelques limitations.
Si vous n'installez pas et n'utilisez pas un régime comptable, toute allocation ou remboursement que vous accordez aux employés pour la conduite est imposable pour eux, et vous devez inclure les montants de remboursement dans leur paye et retenez les taxes.
L'utilisation d'une voiture par un employé est une prestation de condition de travail
Un avantage de condition de travail, selon l'IRS, est "biens et services que vous fournissez à un employé afin que l'employé puisse effectuer son travail." Cette prestation est exclue du revenu de l'employé en supposant que l'employé pourrait prendre la déduction sur une déclaration de revenus personnelle. Dans le cas d'une voiture de société. Rappelez-vous, ce n'est que l'utilisation commerciale de la voiture qui est (a) admissible comme dépense d'entreprise et (b) non imposable pour l'employé comme avantage.
Mais, l'utilisation de la voiture par les employés pour des raisons personnelles n'est pas déductible comme une dépense d'entreprise, que ce soit pour l'employé ou pour votre entreprise. Voici comment cela fonctionne:
L'utilisation personnelle d'une voiture de société est un avantage imposable
Fondamentalement, tout ce que vous donnez aux employés est un avantage imposable. Si vous donnez à un employé l'utilisation d'une voiture, l'utilisation personnelle par l'employé est considérée par l'IRS comme une prestation en nature autre qu'en espèces.
Intuit Payroll dit, «Une partie de la valeur de la voiture est considérée comme une partie de la rémunération totale de l'employé aux fins de l'impôt.» Vous devez considérer la valeur de cet avantage et le montrer sur le salaire de l'employé. et les taxes de la FICA (Sécurité Sociale et Medicare) à partir de ce montant, de même que des autres salaires et avantages.
Les voitures sont la propriété d'une entreprise
Une dernière note: Les véhicules d'affaires sont dans une classe spéciale de propriété aux fins de l'impôt des entreprises. Ils sont considérés propriété cotée, ce qui inclut les biens qui peuvent être utilisés à la fois pour des raisons professionnelles et personnelles.
Que vous donniez la voiture à un employé ou que vous l'utilisiez vous-même, si la voiture est utilisée moins de 50% du temps à des fins commerciales, vous pouvez toujours déduire l'utilisation commerciale, mais vous devez utiliser l'amortissement linéaire.
Si vous décidez de donner une voiture de société à un employé
Regardons un exemple pour voir comment tout cela fonctionne:
Votre entreprise loue une voiture et la donne à Mary pour la conduite d'affaires.
Mary doit conserver de bons dossiers sur la répartition entre affaires et usage personnel et fournir à votre entreprise des rapports détaillés. À cette fin, disons qu'elle conduit 50% pour les affaires et 50% pour les usages personnels.
Peu importe qui conduit la voiture, le bail est au nom de l'entreprise, de sorte que le paiement de location est déductible comme une dépense d'entreprise, mais seulement dans la mesure où il est utilisé à des fins commerciales. (Si la voiture est achetée, l'amortissement sur la voiture est déductible, encore une fois seulement pour la partie affaires de son utilisation.)
Si vous remboursez Mary pour ses frais de conduite professionnelle, vous n'avez pas à considérer ce remboursement comme imposable si vous avez un régime comptable, tel que décrit ci-dessus.
Mais, la valeur de la voiture pour le temps de conduite personnelle doit être inclus dans le revenu de Marie (et les retenues s'appliquent). Si le loyer mensuel de la voiture de société de Mary est de 500 $, vous devez inclure 250 $ par mois dans son chèque de règlement.
Pourquoi il est important de conserver de bons enregistrements sur l'utilisation professionnelle
Comme vous pouvez le voir d'après la discussion ci-dessus, il est très important que le conducteur de la voiture de l'entreprise conserve d'excellents dossiers pour prouver la quantité de conduite automobile.
Cette preuve est nécessaire:
- Ainsi, vous pouvez rembourser les dépenses de conduite des employés et ne pas avoir à les inclure dans le salaire de l'employé.
- Pour prouver l'utilisation de l'entreprise, vous n'avez pas à inclure cette partie de la valeur de la voiture dans la rémunération des employés,
- Ainsi, vous pouvez déduire plus de frais d'amortissement, et
- Ainsi, vous pouvez utiliser plus de la valeur de la voiture pour vos autres dépenses d'entreprise.
Plus d'informations dans IRS Publications
- Publication IRS 535 - Déduire les dépenses d'entreprise
- Publication IRS 15-B - Guide de l'employeur sur les avantages sociaux
- IRS Publication 463 - Frais de voyage, de divertissement, de cadeau et d'automobile
- IRS Thème fiscal 510 - Utilisation commerciale d'une voiture
Avertissement: Cet article est à titre d'information générale seulement. Ce n'est pas destiné à être un conseil fiscal ou juridique. Vérifiez auprès de vos conseillers fiscaux et financiers avant de commencer à remettre aux employés les clés des voitures de société.