Erreurs de compte en fiducie que les avocats ne devraient pas commettre
Bien que les comptes en fiducie soient mal gérés de plusieurs façons, les avocats commettent trois erreurs courantes dans la gestion de leurs comptes IOLTA.
"Emprunter" de l'argent du compte fiduciaire
Il n'y a aucun moyen légitime d'emprunter à un compte en fiducie. Parfois, les avocats utilisent des fonds de compte de fiducie avant d'avoir le droit de le faire, tandis que dans d'autres situations, ils utilisent des fonds qu'ils n'acquerraient jamais le droit d'utiliser. L'une ou l'autre approche ouvre la porte à l'avocat pour avoir de sérieux ennuis.
Il y a trois façons d'emprunter irrégulièrement à partir du compte en fiducie:
Le procureur prend l'argent du compte en fiducie avant de le recevoir
Cela arrive souvent quand un avocat a des problèmes de trésorerie. Dans cette situation, l'avocat a reçu une provision qu'il a (espérons-le) placée dans le compte en fidéicommis, et l'avocat aura le droit de se payer cet argent à mesure que le travail sera terminé. Cependant, l'avocat n'aura pas terminé le travail avant que des dépenses imminentes ne soient payées - la paie, le loyer de bureau, les frais avancés dans un cas de frais de contingent, etc.
Ainsi, l'avocat va de l'avant et retire plus de confiance qu'il ou elle n'a réellement le droit de retirer du compte en fiducie à ce moment-là de l'affaire.
L'avocat emprunte de l'argent des fonds des clients avec l'intention de le remettre
Lorsque les problèmes de liquidités dégénèrent en problèmes financiers plus graves et que l'avocat dispose de milliers de dollars en fonds de placement dans un compte en fiducie, certains peuvent succomber à la tentation d'emprunter de l'argent du compte en fiducie pour rester à flot.
L'avocat peut rationaliser en pensant que s'il ne peut pas payer les factures de bureau alors il ne peut pas rester en affaires, et s'il ne peut pas rester en affaires, il ne peut pas prendre soin de ses clients. Donc, il prend un peu d'argent du compte en fiducie juste pour le retenir jusqu'à ce que son flux de trésorerie s'améliore. L'avocat peut avoir l'intention de remplacer les fonds dès que possible, mais ce genre de situation fait généralement boule de neige et se termine très mal pour l'avocat - ainsi que le client.
Vol de compte en fiducie
Cette situation ne peut vraiment pas être appelée emprunt, et elle ne fait pas référence aux escroqueries perpétrées sur des cabinets d'avocats. Dans la situation interne de vol de compte en fiducie, soit l'avocat ou une personne ayant accès au compte en fiducie a atteint le point de la cupidité ou le désespoir qu'ils décident simplement de prendre de l'argent qui n'est pas le leur. Les avocats ayant des problèmes de toxicomanie ou de dépendance au jeu peuvent être particulièrement vulnérables à cette erreur, mais d'autres fois, cela arrive pour des raisons qui ne semblent pas claires. Si elle est commise par un avocat, cette erreur de compte en fiducie est la plus susceptible de mettre fin à une carrière juridique. Mais même si elle est commise par un parajuriste ou un comptable, l'avocat est toujours le seul à payer pour rembourser les fonds.
Commingling fonds d'avocat avec l'argent du client
Une deuxième erreur majeure dans la gestion de compte de fiducie d'avocat consiste à mélanger les fonds de l'avocat avec l'argent du client. Cela découle souvent d'un manque de compréhension de la façon dont un compte en fiducie est censé fonctionner.
Laura A. Calloway, consultante en gestion des cabinets d'avocats au Barreau de l'État d'Alabama, a déclaré: «Beaucoup d'avocats ne comprennent pas ce qui va et ne va pas dans le compte en fiducie. D'autres prennent des «retenues» sans comprendre que, au moins dans certaines juridictions comme l'Alabama, il n'existe pas de provision non remboursable. travailler dans la confiance comme ils le devraient, en particulier s'ils en ont besoin maintenant pour garder les lumières allumées. "
Quelques-uns des moyens communs avocats mélanger leur argent avec les fonds des clients comprennent:
Un chèque pour deux raisons
Un avocat dit au client que les frais juridiques seront de 1 000 $ et que les frais de dépôt seront de 200 $, de sorte que le client écrit à l'avocat un chèque de 1 200 $. Certains avocats vont mettre tout le chèque dans le compte d'affaires parce que la plupart de l'argent va à l'avocat de toute façon. Cependant, les règles d'association du barreau exigent que le chèque soit versé dans le compte en fiducie, même si l'avocat a droit aux honoraires d'avocat immédiatement parce que la partie des frais de dépôt de ce chèque doit être détenue en fiducie.
Fonds personnels conservés en fiducie avec les fonds des clients
Certaines associations interdisent aux avocats d'avoir des fonds personnels dans un compte en fidéicommis, tandis que d'autres permettent aux avocats de garder un petit montant dans le compte pour couvrir les dépenses liées à l'exploitation du compte (bien que la pratique recommandée le compte d'entreprise). Mais aucun avocat n'est autorisé à utiliser un compte en fiducie comme compte d'exploitation, un compte d'épargne ou un endroit où cacher des actifs.
Parfois, les avocats ne parviennent tout simplement pas à comprendre qu'ils ne peuvent pas payer les factures telles que les frais généraux de leur bureau directement à même le compte en fiducie, même lorsque les chèques sont prélevés sur les fonds déjà gagnés. D'autres fois, les avocats utilisent intentionnellement le compte en fiducie comme un moyen de cacher des actifs. Par exemple, Calloway dit qu'elle a vu des avocats mettre des fonds personnels dans le compte en fiducie pour éviter une taxe IRS pour les arriérés d'impôts. C'est une violation évidente de l'éthique.
Ne pas supprimer les frais ou remboursements gagnés du compte en fiducie
Calloway dit qu'elle a vu des avocats qui ont utilisé leur compte en fiducie comme un compte d'épargne pluvieux. Plutôt que de supprimer tous les frais après qu'ils ont été gagnés, l'avocat tarde à retirer l'argent de la fiducie pour réduire le risque de le dépenser. Calloway dit que c'est à la fois une mauvaise pratique commerciale et une violation de l'éthique. Alors que le fonds d'État IOLTA peut bénéficier des revenus d'intérêts supplémentaires, l'avocat devrait déplacer cet argent vers le compte d'exploitation de l'entreprise ou une sorte de fonds d'épargne.
Ne pas suivre correctement les fonds des clients
La troisième grande façon que les avocats bousiller leurs comptes en fiducie est en omettant de tenir des registres détaillés des transactions de compte en fiducie de chaque client. Il y a plusieurs façons que les avocats font cette erreur.
Ne pas mettre le nom du client sur les chèques de compte en fiducie
Bien que la plupart des avocats soient heureux de conserver des copies de leurs chèques de compte en fiducie, ils ne se souviennent pas tous qu'ils devraient noter le nom ou le numéro de dossier du client sur chaque chèque lorsqu'il est émis. Bien qu'il soit facile de se rappeler pourquoi un chèque a été écrit il y a un mois, il peut être difficile de se rappeler pourquoi il a été écrit dans un an.
Les avocats qui pensent qu'ils n'auraient jamais de problème pour savoir ce qu'il y a dans leurs comptes en fiducie devraient tenir compte de l'impact des catastrophes ou des catastrophes naturelles. Bien que cela n'arrive pas souvent, parfois les cabinets d'avocats et tous leurs dossiers sont détruits. Un incendie peut rapidement brûler ces fichiers papier et détruire le disque dur de l'ordinateur. Un ouragan ou une tornade peuvent disperser des enregistrements de facturation pour des miles. Ces choses arrivent aux avocats. Si un avocat doit reconstituer les dossiers du compte en fidéicommis d'une entreprise en utilisant des relevés bancaires et des copies d'anciens chèques commandés à la banque, la tâche sera pratiquement impossible à moins que ces vérifications indiquent l'argent utilisé dans la transaction.
Ne pas conserver un livre individuel pour chaque client
Parfois, les avocats pensent qu'ils peuvent garder la trace du solde de compte de chaque client dans leurs têtes. À un moment donné, ils ne peuvent pas. Et même s'ils le peuvent, qu'advient-il de ces comptes clients si quelque chose arrive à l'avocat?
Calloway a décrit une situation qu'elle a rencontrée où un avocat a gardé deux comptes en fiducie. Il utiliserait un compte en fiducie pendant un mois et passerait à l'autre compte en fiducie le mois suivant. Sa conviction était qu'en laissant chaque compte atteindre un solde nul au cours du mois où il a été utilisé, il n'aurait pas à conserver des livres de fiducie individuels sur l'argent qui restait dans le compte. Il s'est trompé. Les règles d'éthique exigent de tenir un bilan sur chaque client afin que les fonds spécifiques du client puissent être identifiés.
Pour être en conformité avec les exigences de l'association du barreau, les avocats doivent tenir des registres montrant combien d'argent chaque client a en fiducie à un moment donné. Les dépôts et les débours doivent être clairement suivis d'une manière qui facilite la détermination du solde du compte en fiducie de chaque client. Sinon, il serait assez facile pour l'argent d'un client d'être dépensé dans le dossier d'un autre client.
Ne pas équilibrer les soldes des clients individuels par rapport au compte général
Les avocats ne doivent pas seulement s'assurer que leur compte fiduciaire global est équilibré à la fin du mois, ils ne doivent pas seulement s'assurer que chaque compte client individuel est équilibré. Comparez les deux ensemble et balancez-les les uns par rapport aux autres. La comparaison des soldes globaux révèle parfois une erreur comptable sur un compte individuel, où un chèque ou un dépôt a été négligé. Cette étape simple permet parfois d'identifier les erreurs qui auraient pu entraîner une vérification de compte en fidéicommis.
Obtenir de l'aide
Certains avocats réalisent que leurs comptes en fiducie sont foirés, mais ils ne savent pas comment résoudre le problème. Une solution consiste à contacter un conseiller en gestion de la pratique du droit. De nombreuses associations d'avocats offrent maintenant des conseils gratuits en matière de gestion des pratiques juridiques aux membres de leur barreau, et un certain nombre de conseillers en gestion de cabinets juridiques privés offrent également leurs services contre rémunération.
Certains avocats peuvent avoir peur de discuter de leur situation de compte en fiducie avec un avocat, en particulier avec un avocat travaillant pour l'association du barreau de l'État, en raison des exigences de déclaration obligatoire pour les violations de l'éthique. Cependant, dans de nombreux États, les règles de déontologie excluent spécifiquement leurs conseillers en gestion de la pratique du droit de signaler ces problèmes à leur comité d'éthique. Nerino J. Petro, Conseiller en gestion de cabinet au Barreau du Wisconsin, note que même si les règles varient d'un État à l'autre, certains États comme le Wisconsin ont mis en place des règles accordant la confidentialité aux avocats qui demandent de l'aide. programme d'aide à la gestion des cabinets d'avocats (LOMAP).
Gérer correctement un compte en fiducie peut être un problème, mais la perte d'une licence légale sur une mauvaise tenue de l'enregistrement serait encore pire. Les avocats qui éprouvent de la difficulté à gérer leurs comptes en fiducie doivent rapidement régler le problème en obtenant de l'aide d'un comptable qualifié ou d'un consultant en gestion de cabinets d'avocats.