Une liste des étapes de la préparation de l'état des flux de trésorerie
Trois pierres angulaires de toute entreprise sont le compte de résultat, le bilan et l' état des flux de trésorerie . Des trois, l'état des flux de trésorerie peut être le plus important parce que c'est le seul document qui vous indique si vous allez avoir l'argent dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise. Il décrit le flux de fonds (qui est votre fonds de roulement) dans et hors de votre entreprise au cours de la période comptable donnée et vous montre où l'entreprise est tendance - ce qui fonctionne bien et où des améliorations sont nécessaires.
La différence entre le bilan et l'état des flux de trésorerie
Parfois, les propriétaires d'entreprise au début de leur carrière trouvent un peu confus les différences entre ces documents, en particulier le bilan par rapport à l'état des flux de trésorerie.
Essentiellement, le bilan est un document statique. Il vous donne un aperçu de l'entreprise à un moment donné - ses actifs, ses passifs et ses capitaux propres. Il ne dit rien sur la tendance de l'entreprise, mais c'est là que cela se passe en ce moment précis.
L'état des flux de trésorerie, d'autre part, est dynamique - plus comme une vidéo montrant comment l'entreprise évolue au fil du temps. Cette information est essentielle car elle vous montre quels aspects de l'entreprise s'améliorent - les revenus, par exemple, peuvent être orientés à la hausse - et quels aspects ne le sont pas - les salaires ou les coûts des matières, par exemple, peuvent également être orientés à la hausse. Cela vous indique ce que vous devez faire ensuite pour assurer le succès continu de l'entreprise.
Comment développer un état des flux de trésorerie
Une autre question fréquemment posée est la fréquence à laquelle vous devez développer un état des flux de trésorerie. Dans certains cas, les professionnels de la comptabilité recommandent de préparer un état des flux de trésorerie tous les mois car, pour de nombreuses entreprises, les factures mensuelles sont habituelles et les charges d'exploitation - comme le loyer et les salaires - sont souvent payées mensuellement. Dans certains cas, les tableaux des flux de trésorerie trimestriels peuvent fonctionner. Au strict minimum, l'état des flux de trésorerie doit être préparé annuellement, mais pour suivre vos tendances essentielles, vous pouvez préparer le tableau des flux de trésorerie plus souvent.
Avant de pouvoir préparer un état des flux de trésorerie, vous devez toutefois préparer deux autres documents comptables, l' état des résultats et le bilan .
01 - Le compte de résultat
Pour une période comptable donnée, l'état des résultats montre combien d'argent vous avez pris - vos revenus - et quelles étaient vos dépenses. La différence entre les deux est votre bénéfice brut . Le compte de résultat devrait être préparé aussi souvent que vous avez besoin de l'information. Certaines entreprises - les casinos sont un exemple extrême - peuvent avoir besoin de préparer un état des revenus quotidien. La plupart des entreprises sont beaucoup moins volatiles et le suivi de l'entreprise nécessite soit un relevé de revenu hebdomadaire ou mensuel.
Voici à quoi pourrait ressembler le compte de résultat mensuel d'un DJ:
Compte de résultat de GrandMaster Local Guy
pour le mois se terminant le 31 août 2016
Revenus
Ventes de CD 470,00 $
Revenu des clubs 7 030,00 $
Total des revenus
Dépenses
Coût des CD vendus 150,00 $
Frais de voyage 700,00 $
Location d'équipement 2 500,00 $
Réparation d'équipement 900,00 $
Total des dépenses
Résultat net
02 - Le bilan
Le prochain document que vous devrez préparer est le bilan. Encore une fois, le nom du document vous donne une idée de ce que montre un bilan: l'équilibre entre vos actifs et passifs. Le bilan, en établissant la différence entre tous les actifs de la société et tous les passifs de la société, vous donne un aperçu de la valeur de l'entreprise à une date donnée.
Voici un exemple simple qui montre l'essence du document Bilan:
GrandMaster Local Guy
Bilan
au 31 août 2016
Passif à court terme Passif à court terme
Encaisse 17 500 $ Billets à payer 5 000 $
Comptes débiteurs 3 000 $ Comptes créditeurs 1 200 $
Inventaire de CD 900 $
Actif total 21 400 $ Passif total 6 200 $
Équité 15 200 $
Total des passifs et des capitaux propres
03 - Développer des bilans comparatifs
À ce stade, vous êtes presque prêt à préparer l'état des flux de trésorerie. Avant de pouvoir le faire, vous n'aurez pas besoin d'un seul bilan, mais de deux: un pour la période comptable précédente et l'autre pour la période actuelle que vous venez de préparer.
Pourquoi? C'est parce que vous cherchez des changements d'une période comptable à l'autre. Est-ce que les revenus sont élevés ou baissés? Qu'en est-il des dépenses? Comment cela affecte-t-il la valeur nette de votre entreprise? La comparaison du Bilan antérieur avec le bilan ultérieur vous indique comment va votre entreprise.
Le tableau des flux de trésorerie porte sur l'évolution de la situation de trésorerie de la société, comme le montre la comparaison des bilans des deux exercices.
La préparation de deux bilans (ou de bilans comparatifs) se rattache directement à l'étape suivante - l'élaboration de l'état des flux de trésorerie.
04 - L'état des flux de trésorerie
Vous êtes maintenant prêt à préparer l'état des flux de trésorerie . Les étapes de base que vous allez suivre incluent:
- Indiquer votre revenu net pour la période
- Comptabilisation de vos dépenses non monétaires
- Faire les ajustements appropriés pour les gains (ou pertes) sur les ventes d'actifs
- Noter les changements dans tous les actifs courants (c'est-à-dire la différence entre les entrées de bilan antérieures et ultérieures)
- Comptabilisation des variations de passif (différence entre les entrées de bilan antérieures et ultérieures.