Formulaire W-2, formulaire 1095-C et plus
Les dispositions de la Loi sur les soins abordables (ACA) sont complexes et détaillées et il y a des conséquences fiscales à ces rapports. Les employeurs devraient revoir leur compréhension des exigences avec les conseillers fiscaux ou juridiques avant de prendre des décisions ou d'envoyer des rapports.
Exigences de déclaration pour tous les employeurs
Déclaration des coûts des avantages pour les employés sur le formulaire W-2
L'ACA "oblige les employeurs à déclarer le coût de la couverture dans le cadre d'un plan de santé collectif parrainé par l'employeur." À compter de l'année d'imposition 2011, les employeurs devaient à l'origine déclarer le «coût global» de la «protection offerte par l'employeur applicable» sur le W-2 d'un employé.
Les dernières informations de l'IRS sur cette obligation de déclaration (en novembre 2014) sont: «Pour l'année civile 2012 et pour les années à venir, les employeurs sont généralement tenus de déclarer le coût des prestations de santé fournies sur le formulaire W-2. Cette exigence s'applique à «tous les employeurs qui offrent une« protection offerte par l'employeur ».
L'IRS dit aussi que
... les employeurs qui déposent moins de 250 formulaires W-2 pour l'année civile précédente (par exemple, les employeurs qui déposent moins de 250 formulaires W-2 de 2012 (formulaires W-2 pour l'année civile 2012, généralement déposés auprès de la SSA au début de 2013) ne sera pas tenu de déclarer le coût de la couverture sur les formulaires W-2 de 2013 (qui sont généralement déposés auprès de la SSA au début de 2014).
Que doit-on signaler sur le W-2 d'un employé?
Le rapport W-2 doit être inclus dans le formulaire W-2 de chaque employé, en utilisant le code DD - Coût de la couverture santé parrainée par l'employeur. Lors de la déclaration, incluez la valeur de toute couverture médicale, dentaire et visuelle que vous pourriez payer.
Les calculs et ce qui est inclus dans ce rapport W-2 sont complexes et les détails sont encore en cours d'élaboration par l'IRS.
Lire plus de détails sur cette exigence de déclaration de l'IRS sur cette page de questions et réponses.
Exigences de déclaration pour les grands employeurs
Si votre entreprise compte 50 employés équivalents temps plein ou plus , vous êtes considéré comme un «grand employeur admissible» (ALE) aux fins de la déclaration et aux fins de la responsabilité partagée de l' employeur.
Les employés à temps plein sont ceux qui travaillent en moyenne au moins 30 heures par semaine.
En plus des exigences de déclaration décrites ci-dessus pour tous les employeurs, les exigences en matière de déclaration pour les EEA sont les suivantes:
1. Une déclaration aux employés sur la couverture d'assurance-maladie offerte. Cette déclaration doit être rempli pour chaque employé sur formulaire 1095-C et signalé à l'IRS. Voir plus sur cette exigence sur cette page IRS.
2. Si votre entreprise auto-assure son plan de soins de santé, vous devez fournir une déclaration à l'IRS sur cette couverture. En savoir plus sur cette déclaration sur cette page IRS.
Quand ces exigences de déclaration entrent en vigueur?
L'information requise des AEA doit être fournie à compter de 2015, et les rapports doivent être soumis en 2016. Les employeurs peuvent volontairement signaler les informations de 2014 en 2015, mais ce rapport n'est pas requis.
Quand les rapports doivent-ils être fournis?
La déclaration de renseignements pour 2015 doit être fournie aux employés d'ici la fin de janvier 2016 et à l'IRS, avec un formulaire de transmission, d'ici la fin de février 2016. Notez qu'il s'agit des mêmes échéances que pour les formulaires W-2 ( sauf que les formulaires W-2 doivent être soumis à l'administration de la sécurité sociale, tandis que les formulaires 1095 doivent être soumis à l'IRS).
Les rapports pour les années à venir ont les mêmes délais.
Avertissement: L'information sur les exigences de l'employeur de la Loi sur les soins abordables est compliquée et les dates d'entrée en vigueur et de transition sont confuses et en constante évolution, et chaque situation d'affaires est unique. Assurez-vous de vérifier auprès de vos conseillers fiscaux, juridiques et d'assurance avant de mettre en œuvre l'une de ces exigences de déclaration.