Comment faire la paie au Canada
Comment faire la paie au Canada
En tant qu'employeur canadien, la gestion de la paie comporte cinq étapes:
1. Ouvrir et exploiter un compte de retenues sur la paie auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC).
2. Recueillir l'information requise auprès des employés, comme leur numéro d'assurance sociale (NAS) et un formulaire TD1 fédéral et provincial rempli.
3. Faire les retenues salariales canadiennes appropriées sur le salaire des employés à chaque période de paie.
4. Remettre ces retenues à la source, ainsi que la part de l'employeur des cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et des cotisations d'assurance-emploi (AE), à l'Agence du revenu du Canada, au besoin.
5. Déclarer le revenu et les retenues de chaque employé sur le feuillet T4 ou T4A approprié et produire une déclaration de renseignements au plus tard le dernier jour de février de l'année civile suivante.
Regardons les détails, alors.
Étape 1) Ouvrez et exploitez un compte de retenues sur la paie auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC).
Vous aurez besoin d'un compte du programme de retenues sur la paie de l'ARC pour verser vos retenues sur la paie à l'Agence du revenu du Canada.
Si vous avez déjà un numéro d'entreprise et que vous vous êtes déjà inscrit à d'autres comptes de programme de l'ARC (comme la TPS / TVH), vous ajouterez simplement un compte de retenues sur la paie à vos comptes de programme existants.
Si vous n'avez pas encore de numéro d'entreprise , vous devrez d'abord en obtenir un, ce que vous pouvez faire de plusieurs façons:
- inscrivez-vous en ligne en utilisant le service Business Registration Online (BRO)
- communiquez avec l'Agence du revenu du Canada par téléphone au 1-800-959-5525
- envoyer par la poste ou par télécopieur le formulaire RC1, Demande de numéro d'entreprise, au bureau de service fiscal (BSF) ou au centre fiscal (TC) le plus proche
Une fois que vous avez un numéro d'entreprise, vous pouvez vous inscrire aux comptes du programme par l'entremise du service Enregistrement des entreprises en ligne, notamment:
- retenues sur la paie
- TPS / TVH
- impôt sur les sociétés
- import- export
Étape 2) Rassemblez les renseignements requis auprès des employés, comme leur numéro d'assurance sociale (NAS) et un formulaire TD1 fédéral et provincial rempli.
Dans le cadre du processus d'embauche , vous devriez avoir examiné la carte de NAS de chaque nouvel employé et enregistré le nom et le NAS de l'employé exactement comme ils apparaissent sur la carte. (N'oubliez pas de regarder les numéros d'assurance sociale qui commencent par le chiffre «9» lorsque vous faites cela, car ce numéro signale une personne que vous ne pouvez pas embaucher, il n'est pas citoyen canadien ou résident permanent et est autorisé à travailler seulement pour un employeur particulier avec une autorisation d'emploi valide émise par Citoyenneté et Immigration Canada.)
Vous devriez également avoir déjà demandé au nouvel employé de remplir le formulaire TD1, Déclaration des crédits d'impôt personnels, fédéral et provincial, qui détermine le montant d'impôt à déduire du revenu d'emploi d'une personne.
Étape 3) Effectuez les retenues salariales appropriées sur le salaire des employés à chaque période de paie.
Ajoutez d'abord les avantages imposables de votre employé.
Offrez-vous un logement et un logement à un employé, une voiture de société, un stationnement ou un prêt à faible taux d'intérêt? Tout ce que vous fournissez à un employé autre que de l'argent peut être considéré comme un avantage imposable.
Et si le salaire d'un employé comporte des avantages imposables, ceux-ci doivent être ajoutés au revenu d'un employé avant chaque retenue sur salaire, car le revenu total détermine le montant total assujetti aux retenues à la source, et l' avantage imposable peut être assujetti aux cotisations au RPC, aux cotisations d'assurance-emploi et aux déductions d'impôt sur le revenu, tout comme tout autre revenu.
Le guide T4130 de l'Agence du revenu du Canada, Guide de l' employeur - Avantages imposables et allocations, fournit des détails sur la façon de calculer la valeur de ces prestations et sur les avantages imposables assujettis à la TPS / TVH.
Vous êtes alors prêt à faire vos retenues sur la paie au Canada. Généralement, les employeurs doivent faire les trois déductions suivantes du programme gouvernemental de la rémunération des employés:
- Impôt sur le revenu
- Cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC)
- Primes d'assurance-emploi (AE).
Vous pouvez avoir d'autres déductions pour les employés qui sont propres à votre organisation, comme des prestations d'assurance-maladie complémentaires, une assurance-vie, des régimes de retraite, etc.
1) Déduire l'impôt sur le revenu
Pour savoir combien d'impôt sur le revenu vous devez déduire du salaire des employés, vous utilisez les tables provinciales ou territoriales de la province ou du territoire où l'employé se présente pour travailler. La façon la plus simple d'y arriver est d'utiliser le Calculateur en ligne des retenues sur la paie de l'Agence du revenu du Canada, qui calcule également toutes les autres retenues sur la paie que vous devez effectuer.
Toutefois, si vous ne pouvez pas utiliser le Calculateur en direct des retenues sur la paie, tous les tableaux de retenues sur la paie dont vous avez besoin sont disponibles sur la page Paie de l'Agence du revenu du Canada.
2) Déduction des cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC)
En général, vous devez déduire les cotisations au RPC si un employé a plus de 18 ans et moins de 70 ans, est un employé admissible, n'est pas invalide et ne reçoit pas de pension du RPC ou du RRQ (Régime de rentes du Québec).
Vous trouverez un lien vers le tableau des taux de cotisation, des maximums et des exemptions du RPC et d'autres renseignements utiles sur les cotisations au RPC sur cette page du Régime de pensions du Canada de l'Agence du revenu du Canada.
Si vous êtes un employeur au Québec
Notez que la province de Québec a son propre régime de retraite provincial, le Régime de rentes du Québec (RRQ), le Régime québécois d'assurance parentale (RQAP) et son propre impôt provincial sur le revenu -
«Les employeurs ayant des employés au Québec doivent déduire les cotisations au RRQ plutôt qu'au RPC si l'emploi est ouvrant droit à pension selon le RRQ, et que les employeurs doivent retenir les cotisations au RQAP et à l'AE, si l'emploi est assurable . Retenues sur la paie et remises (Agence du revenu du Canada).
Visitez le site Web de Revenu Québec pour plus d'informations.
3) Déduire les cotisations d'assurance-emploi (AE)
Normalement, vous déduisez les cotisations d'assurance-emploi du salaire des employés pour chaque dollar de rémunération assurable jusqu'à concurrence du maximum annuel. La cotisation d'assurance-emploi de l'employeur correspond à 1,4 fois la prime d'assurance-emploi retenue pour chaque employé. Notez que contrairement au RPC, il n'y a pas de limite d'âge pour déduire les cotisations d'assurance-emploi. Lorsque les retenues d'AE de vos employés atteignent le maximum annuel, vous cessez de les déduire.
Consultez le tableau des taux de cotisation et des maximums de l'Agence du revenu du Canada pour déterminer les déductions d'AE pour une année donnée. Notez qu'il existe un graphique distinct pour le Québec, dont la structure tarifaire est différente.
En 2017, le maximum de la rémunération assurable annuelle est de 51 300 $ et les retenues salariales sont faites au taux fédéral de 1,63% (1,27% au Québec) avec une prime annuelle maximale des employés de 836,19 $ (651,51 $ au Québec). La cotisation patronale annuelle maximale pour 2017 est de 1 170,67 $ (912,11 $ au Québec).
Comme pour les autres retenues à la source, vous pouvez utiliser le Calculateur en ligne des retenues sur la paie de l'Agence du revenu du Canada pour calculer le montant d'assurance-emploi que vous devez déduire pour toute période de paie.
Vous pouvez également utiliser les tableaux fournis par l'Agence du revenu du Canada, Guide T4302, Tables de retenues sur la paie et Guide T4008, Tables supplémentaires de retenues sur la paie ou les calculer manuellement à l'aide de cette méthode.
Certains avantages et paiements que vous donnez aux employés ne sont pas assujettis à l'assurance-emploi; voir cette liste de l'Agence du revenu du Canada.
En tant qu'employeur canadien, il peut également y avoir des situations spéciales qui ont une incidence sur vos retenues d'AE. consultez la page de l'assurance-emploi de l'Agence du revenu du Canada pour obtenir de l'information sur des sujets comme l'emploi à l'extérieur du Canada, les paiements spéciaux et l'embauche d'un membre de la famille.
Étape 4) Remettez les retenues à la source de votre employé, ainsi que les cotisations de l'employeur, à l'Agence du revenu du Canada.
Normalement, l'Agence du revenu du Canada vous envoie un formulaire de versement par la poste chaque fois qu'un versement de retenues sur la paie est dû. Cependant, en tant que nouvel employeur canadien, vous n'aurez pas de formulaire de versement pour votre premier paiement. Vous devrez donc envoyer un chèque ou un mandat à l'ordre du receveur général avec votre numéro d'entreprise (NE) imprimé au verso. centre fiscal approprié.
Avec ce chèque ou mandat, vous devez inclure une lettre qui indique:
- que vous êtes un nouvel expéditeur,
- la période couverte par votre versement,
- le nom complet de votre employeur, votre adresse et votre numéro de téléphone professionnel; et
- votre numéro d'entreprise.
Les nouveaux employeurs sont classés comme des employés réguliers par l'ARC, ce qui signifie que vous devez remettre vos déductions afin que l'Agence du revenu du Canada les reçoive au plus tard le 15e jour du mois suivant le mois où vous avez effectué les déductions. Plus tard, une fois que vous avez établi un historique de versement, vous pouvez vous retrouver reclassé comme un expéditeur trimestriel ou accéléré et avoir à remplir moins de paperasse.
Pour en savoir plus sur les versements, y compris sur la façon de corriger les erreurs de versement de la paie, consultez la page Retrait des retenues sur la paie de l'ARC.
Étape 5) Remplissez tous les feuillets T4 et les déclarations de renseignements.
Enfin, en tant qu'employeur, vous devez remplir chaque année un feuillet T4 pour chaque employé et remplir le formulaire Sommaire T4.
Vous devez produire la déclaration de renseignements T4 et remettre les feuillets T4 aux employés au plus tard le dernier jour de février suivant l'année civile à laquelle la déclaration de renseignements s'applique.
Les feuillets T4 peuvent être remplis électroniquement en utilisant l'application T4 Web Forms de l'Agence du revenu du Canada (qui vous permet de produire un à six feuillets T4 originaux ou modifiés) ou remplis en ligne en utilisant un formulaire T4 PDF remplissable.
Pour en savoir plus sur les feuillets T4, consultez la page T4 de l'ARC - Information à l'intention des employeurs.
Le formulaire sommaire T4 peut également être rempli et déposé par voie électronique. Vous pouvez également le déposer sur papier, auquel cas vous devrez envoyer le résumé original et les feuillets T4 connexes au Centre de technologie d'Ottawa. Vous trouverez un lien vers cette adresse et des instructions ligne par ligne pour remplir le formulaire Sommaire T4 en suivant le lien au début de ce paragraphe.
Plus d'information sur la gestion de la paie au Canada
Tous vos dossiers commerciaux , y compris vos documents relatifs à la paie, doivent être conservés à votre lieu d'affaires ou à votre domicile au Canada, à moins que l'Agence du revenu du Canada ne vous ait autorisé à les conserver ailleurs.
Notez également que les documents commerciaux et les pièces justificatives "qui sont nécessaires pour déterminer vos obligations fiscales et vos droits" doivent être conservés pendant une période de six ans.
Défaut de se conformer aux exigences canadiennes en matière de paie
Les pénalités pour non-conformité aux exigences canadiennes en matière de paie vont d'amendes de 1 000 $ à 25 000 $, d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à 12 mois ou une combinaison des deux. La page des pénalités de l'ARC fournit des détails sur les infractions et les omissions particulières qui découlent du fait que les retenues sur la paie appropriées pour le dépôt tardif des formulaires de renseignements n'ont pas été effectuées.
Plus de masse salariale au Canada Ressources
L'Agence du revenu du Canada dispose de nombreuses ressources liées à la paie. Outre les ressources de l'ARC mentionnées ci-dessus, vous pourriez trouver ces guides d'employeurs particulièrement utiles:
- T4001: Guide de l'employeur - Retenues sur la paie et remises
- T4130: Guide de l'employeur - Avantages imposables et allocations
Voir également:
Le processus d'embauche: comment embaucher des employés au Canada
Étapes à suivre pour démarrer une entreprise au Canada
7 façons de faciliter le recrutement des employés
Comptes en ligne de l'Agence du revenu du Canada pour les entreprises
Guide de l'assurance contre les accidents du travail au Canada