Ce que vous devez savoir sur les avantages imposables en tant qu'employeur
Les avantages imposables sont des avantages accordés aux employés que l'employeur doit ajouter au revenu de l'employé pour chaque période afin de déterminer le montant total du revenu assujetti aux retenues d'impôt à la source.
L'Agence du revenu du Canada (ARC) définit un avantage comme étant le paiement ou la fourniture d'un employé (ou d'un parent proche de l'employé, comme son conjoint, son enfant ou son frère ou sa sœur) de nature personnelle.
Il peut s'agir d'un remboursement, d'une allocation ou de l'utilisation gratuite des biens, biens ou services que vous possédez.
Une allocation (ou une avance) est un montant périodique ou forfaitaire que vous payez à un employé en plus de son salaire pour payer les dépenses prévues. Vous pourriez fournir aux employés un montant fixe pour la nourriture chaque jour lorsqu'ils voyagent en dehors de la ville, par exemple.
Un remboursement est un montant que vous payez à un employé pour rembourser les dépenses qu'il a engagées dans l'exercice de ses fonctions. Dans ce cas, un employé vous fournirait des reçus appropriés pour la dépense (s).
Si un avantage est l'utilisation gratuite des biens que l'entreprise possède, une allocation ou un remboursement, en tant qu'employeur canadien, vous devez:
- Déterminer si l'avantage est imposable ou non
- Calculer la valeur de la prestation
- Calculer les retenues sur la paie
- Déposer une déclaration de renseignements
Par exemple, si votre entreprise fournit à vos employés des téléphones intelligents, les téléphones constituent un avantage imposable et leur coût devra être inclus dans le revenu de chaque employé en conséquence.
Comment dites-vous si un avantage est imposable ou non? Si un employé reçoit un «avantage économique qui peut être mesuré en argent» (ARC) et qu'il est le principal bénéficiaire de la prestation, il s'agit d'un avantage imposable. (En cas de doute, consultez l'index alphabétique des prestations et indemnités de l'Agence du revenu du Canada.)
Généralement, la valeur d'un avantage imposable est considérée comme sa juste valeur marchande, le prix que les biens ou le service rapporteraient sur un marché libre.
(Sachez que vous devez être en mesure d'appuyer la valeur que vous avez attribuée si l'Agence du revenu du Canada vous le demande.) Vous devrez également inclure un montant pour la TPS / TVH et la TVP dans la valeur de l'avantage imposable, le cas échéant. Le Guide de l' employeur T4130 - Avantages et allocations imposables de l' ARC comporte un tableau des avantages qui vous indiquera quels avantages imposables doivent inclure la TPS / TVH et si vous devez déduire ou non le Régime de pensions du Canada et l'assurance-emploi ( IE).
Quels sont quelques exemples d'avantages imposables et non imposables?
- Véhicule de l'entreprise - Si un employé utilise un véhicule de l'entreprise à des fins non liées au travail, il est considéré comme un avantage imposable. Vous devez conserver les enregistrements du kilométrage effectué à des fins personnelles et professionnelles et calculer l'avantage en conséquence. L'Agence du revenu du Canada (ARC) a un calculateur en ligne des avantages de l'automobile à cette fin.
- Chambre et pension - La chambre / pension gratuite ou subventionnée fournie à un employé est un avantage imposable, à moins que l'employé ne soit temporairement engagé dans des activités de travail sur un chantier éloigné.
- Téléphone mobile - L'accès à Internet ou l'utilisation d'un téléphone cellulaire pour des raisons personnelles n'est pas considéré comme un avantage imposable s'il ne dépasse pas ce qui est inclus dans un forfait de base à frais fixes. Sinon, la valeur de l'utilisation personnelle doit être calculée en conséquence et déclarée comme un avantage imposable.
- Les frais de garde d'enfants constituent un avantage imposable à moins que des services de garde d'enfants soient offerts à tous les employés du lieu d'affaires pour un coût minime ou nul.
- Cadeaux - Les cadeaux en argent ou les chèques-cadeaux sont considérés comme des avantages imposables. Les cadeaux et récompenses non monétaires ont des règles spéciales; Voir les Règles de l'Agence du revenu du Canada pour les cadeaux et récompenses et la Politique pour les cadeaux et récompenses autres qu'en espèces.
- Les primes d' assurance collective payées par l'employeur constituent un avantage imposable.
- Laissez - passer de transport en commun - Les laissez-passer de transport en commun sont un avantage imposable à moins que l'employé travaille dans une entreprise liée au transport en commun (comme une entreprise de transport par autobus, train ou traversier).
- Stationnement - S'il n'y a pas suffisamment de stationnement gratuit et que l'employeur fournit un stationnement, il s'agit d'un avantage imposable (basé sur la juste valeur marchande) sauf si l'employé est invalide ou a régulièrement besoin d'un véhicule à des fins professionnelles.
- Frais médicaux - Si l'employeur fournit annuellement une somme désignée pour les frais médicaux, il s'agit d'un avantage imposable. Toutefois, les régimes d'assurance-maladie, de soins dentaires et de soins de la vue privés payés par l'employeur ne sont pas des avantages imposables.
- Repas - Les repas subventionnés dans une cafétéria sur place (où l'employé paie un coût raisonnable) ne sont pas considérés comme un avantage imposable. Les repas ou les indemnités pour les repas fournis pour effectuer des heures supplémentaires ne sont pas un avantage imposable, à moins que ce ne soit une pratique courante (voir les exemples de l'ARC - Repas ou allocations pour heures supplémentaires).
- Clubs et installations récréatives - Si l'employeur paie ou subventionne les frais d'adhésion ou de participation à une installation récréative comme un gymnase, une piscine, un terrain de golf, etc., il est considéré comme un avantage imposable. Toutefois, si l'employeur offre une installation gratuite ou subventionnée sur place à tous les employés, ce n'est pas un avantage imposable. Pour en savoir plus, consultez les bulletins d'interprétation de l'ARC IT-470, Avantages sociaux des employés et IT-148, Propriétés récréatives et cotisations aux clubs.
Le T4130: Guide de l'employeur - Avantages et allocations imposables fournit des détails supplémentaires sur les avantages imposables, le calcul des retenues sur la paie et le dépôt des déclarations de renseignements.
Les avantages imposables sont-ils assujettis aux déductions du Régime de pensions du Canada (RPC) et de l'assurance-emploi (AE)?
Les avantages et allocations imposables peuvent être assujettis aux cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC), aux primes d'assurance-emploi (AE) et aux déductions d'impôt .
Ce tableau des avantages indique quels sont les avantages imposables assujettis aux retenues au RPC (Régime de pensions du Canada) et à l'AE (Assurance-emploi) ainsi que les codes que vous devez utiliser pour les déclarer sur les feuillets T4 des employés.
Exemples: Le service de téléphonie cellulaire est un avantage imposable que les employeurs canadiens déclarent en vertu du code 40 sur les feuillets T4 des employés.