Planification de l'audit
L'assureur en indemnisation de votre travailleur commencera probablement le processus de vérification peu après l'expiration de la politique de rémunération de votre travailleur.
Vous pouvez recevoir une lettre de votre assureur ou un appel téléphonique de la personne désignée pour mener votre audit. Votre auditeur assigné doit planifier l'audit à un moment qui vous convient. La date devrait être suffisamment éloignée pour que vous ayez suffisamment de temps pour recueillir l'information dont l'auditeur aura besoin. Demandez à l'auditeur de vous fournir un résumé des données dont il aura besoin pour effectuer l'audit.
Notez que votre auditeur désigné peut être ou ne pas être un employé de l'assureur. Certains assureurs ont un département d'audit interne composé de leurs propres employés. D'autres externalisent la fonction d'audit à un cabinet d'audit indépendant. Le processus devrait être le même, que la vérification soit effectuée par un employé de l'assureur ou un entrepreneur.
Enregistrements dont vous aurez besoin
L'auditeur aura besoin de diverses informations financières pour la période couverte par la politique auditée. Voici le type d'informations que l'on peut vous demander de fournir:
- Comptabilité comptable
- Formulaires d'impôt, en particulier les formulaires 941 et 944, Déclaration fédérale d'impôt des employeurs (trimestriel et annuel, respectivement)
- Enregistrements des décaissements
- Paiements pour les services fournis par des entrepreneurs indépendants. L'auditeur devra vérifier que ces travailleurs ne sont pas vos employés.
- Paiements pour services fournis par des sous-traitants
- Certificat d'assurance pour chaque sous-traitant que vous avez embauché
- W-2 et 1099 formulaires
- Description du poste pour chaque travailleur. Assurez-vous qu'il décrit avec précision les fonctions du travailleur.
- Description de vos opérations commerciales
- Dossiers de paie pour la durée de la police. L'auditeur devra vérifier toutes les sources de rémunération fournies à chaque travailleur (salaire, primes, etc.).
- Limites de la masse salariale applicables aux membres de la haute direction, aux associés, aux propriétaires uniques, etc. qui sont couverts par la politique
- Votre fiche d' évaluation
Une fois que vous avez collecté les données nécessaires, vous devez l'organiser. Mettez tous vos dossiers de paie (tels que les formulaires W-2, talons de paie, et les heures supplémentaires) ensemble de sorte que l'information est facilement accessible. De même, placer toutes les informations relatives aux sous-traitants, y compris les montants des paiements et les certificats d'assurance, en un seul endroit. Vos efforts seront récompensés, ce qui rendra l'audit plus facile et plus rapide.
Qu'est-ce qui est inclus dans la paie?
La prime d'indemnisation de votre travailleur est calculée en multipliant un taux multiplié par votre masse salariale et en divisant ensuite le résultat par 100. Le NCCI et la plupart des autorités d'indemnisation des travailleurs de l'État se réfèrent à la masse salariale comme rémunération . Ces termes sont souvent utilisés de manière interchangeable. Les deux signifient la valeur monétaire des services que vos employés fournissent à votre organisation.
Les coûts inclus dans la rémunération varient quelque peu d'un État à l'autre. Cependant, ils comprennent généralement les éléments suivants:
- Salaires et traitements bruts, y compris les salaires et traitements rétroactifs
- Commissions. Cela comprend le total des commissions reçues par un travailleur et tout tirage contre des commissions.
- Bonus, y compris les plans de bonus d'actions
- Vacances, vacances et maladie
- Paiement des heures supplémentaires. Dans tous les États, sauf quelques États, la rémunération comprend les heures supplémentaires calculées au taux normal. Par exemple, supposons que le taux horaire normal d'un travailleur est de 20 $ l'heure. Si le travailleur a été payé 600 $ pour 20 heures supplémentaires, vous n'incluez que 400 $ de la rémunération des heures supplémentaires.
- Paiements effectués par vous qui auraient autrement été retenus sur le salaire des employés tel que requis par la loi pour la sécurité sociale, l'assurance-maladie ou un régime de retraite
- Paiement aux travailleurs sur une base autre que le temps travaillé. Les exemples sont le travail à la pièce, le partage des bénéfices ou les plans d'incitation.
- Paiement ou allocations pour les outils à main ou les outils électriques portatifs que les travailleurs utilisent pour effectuer leur travail
- La valeur locative d'un appartement ou d'une maison fournie à un employé. De plus, la valeur des autres frais d'hébergement et de repas reçus par un travailleur dans le cadre de sa paye
- Paiements déduits du salaire brut des travailleurs pour la retraite, la cafétéria ou les régimes d'épargne
- Paie des employés des sous-traitants non assurés (voir les commentaires ci-dessous)
Qu'est-ce qui est exclu de la paie?
Un certain nombre de coûts sont généralement exclus lorsque la masse salariale est calculée aux fins de l'évaluation de l'assurance contre les accidents du travail. Alors que ceux-ci varient selon l'état, ils comprennent souvent les éléments suivants:
- Pourboires et autres pourboires reçus par les employés
- Indemnité de départ (autre que pour le temps travaillé)
- Réductions sur les biens achetés auprès de l'employeur
- Dépenses d'affaires remboursées
- Payer pour le service militaire actif
- Allocations uniformes
Classifications
L'une des tâches principales d'un auditeur est de s'assurer que l'entreprise assurée est correctement classée. Les systèmes de classification de la rémunération des travailleurs sont conçus pour catégoriser les entreprises , et non les employés individuels. L'auditeur examinera les opérations de votre entreprise afin de déterminer si la classification de base indiquée dans votre contrat est correcte.
La classification de base est la classification qui décrit le mieux votre activité globale. C'est souvent la même chose que la classification en vigueur (la classification ayant le plus d'états de paie). Par exemple, supposons que vous exploitez un atelier d'usinage. Certains de vos employés travaillent avec des tours tandis que d'autres utilisent des perceuses à colonne ou des machines à estamper. Les activités spécifiques exercées par vos employés peuvent varier d'un travailleur à l'autre. Pourtant, ils correspondent tous à votre classification de base, Machine Shop.
Certains employés peuvent effectuer des tâches nécessitant des classifications distinctes. Par exemple, votre atelier d'usinage emploie un employé de bureau qui effectue son travail dans un bureau fermé à l'écart des autres travailleurs. Cet employé serait probablement assigné à la classification Clerical Office Employee plutôt que Machine Shop.
Les systèmes de classification de la rémunération des travailleurs sont extrêmement complexes. Votre auditeur peut reclasser votre entreprise d'une manière que vous ne comprenez pas ou qui n'a pas de sens pour vous. Dans ce cas, demandez à l'auditeur une explication. Si vous êtes toujours confus au sujet des changements, demandez de l'aide à votre agent ou courtier .
Rencontre avec le vérificateur
Pour mener l'audit, l'auditeur devra vous rencontrer ou un représentant de confiance de votre société. Si vous déléguez cette tâche à quelqu'un d'autre, assurez-vous qu'il ou elle:
- connaît bien votre entreprise
- comprend toutes les phases des opérations de votre entreprise
- sait quelles tâches sont effectuées par chaque employé
- comprend la politique de rémunération des travailleurs de votre entreprise, y compris les classifications
- comprend les dossiers financiers de votre entreprise, y compris les données de paie, de sorte qu'il ou elle puisse répondre aux questions de l'auditeur
Lorsque vous rencontrez le vérificateur, vous ou votre représentant devez être coopératifs et répondre aux questions du vérificateur aussi bien que vous le pouvez. N'offrez pas d'informations qui n'ont pas été demandées.
Comme de nombreuses entreprises, votre entreprise peut engager une société de comptabilité hors site pour gérer vos fonctions de comptabilité et de paie. Votre comptable devrait-il se présenter à la vérification en votre nom? La réponse est non. Votre comptable peut fournir à l'auditeur les documents financiers dont il a besoin pour effectuer l'audit. Cependant, l'auditeur devra se rendre dans vos locaux pour effectuer un audit physique.
Sous-traitants
De nombreux États ont des lois qui imposent une responsabilité aux entrepreneurs qui engagent des sous-traitants non assurés. Ces lois s'appliqueront à vous si votre entreprise fonctionne comme un entrepreneur et qu'elle sous-traite le travail à d'autres.
Par exemple, supposons que votre entreprise, ABC Construction, engage un sous-traitant appelé P & J Plumbing pour effectuer des travaux de tuyauterie dans un bâtiment que vous êtes en train de rénover. Un employé de P & J est blessé au travail et tente de déposer une réclamation d'indemnisation des travailleurs. Cependant, P & J n'a pas acheté de couverture d'indemnisation des travailleurs. Dans la plupart des États, le travailleur blessé peut demander des prestations en vertu de la politique d'indemnisation de votre travailleur.
Les assureurs sont tenus par la loi de fournir des avantages aux employés des sous-traitants non assurés. Ainsi, votre auditeur examinera vos documents fiscaux et recherchera 1099 formulaires délivrés aux sous-traitants. Il vérifiera si vous avez obtenu un certificat d'assurance de chaque sous-traitant que vous avez embauché. Si un sous-traitant que vous avez embauché n'a pas fourni de preuve d'assurance contre les accidents du travail, le vérificateur vous facturera une prime supplémentaire pour la couverture d'assurance de cet entrepreneur.
Le taux facturé pour un sous-traitant non assuré dépend du type de travail effectué par le sous-traitant. Par exemple, si le sous-traitant a effectué des travaux de toiture, le tarif de la classification de toiture applicable sera utilisé. Le taux s'appliquera à tout ou partie du coût du travail sous-traité. Si l'argent que vous avez payé au sous-traitant était pour la main-d'œuvre seulement, alors le coût total (divisé par 100) sera utilisé comme base de la prime.
Entrepreneur versus sous-traitant
Si votre entreprise n'est pas un entrepreneur, êtes-vous responsable des blessures subies par les employés des entrepreneurs indépendants que vous embauchez? La réponse est généralement non. L'entrepreneur exploite une entreprise indépendante de la vôtre. Ainsi, l'entrepreneur est responsable de fournir des prestations d'indemnisation des travailleurs à ses propres employés blessés.
Par exemple, supposons que vous possédez un magasin de détail. Vous engagez Fabulous Flooring, un entrepreneur en revêtement de sol, pour arracher un vieux plancher de linoléum dans votre magasin et le remplacer par un nouveau. Vous définissez le résultat que vous voulez (un nouveau plancher) et Fabulous fait le travail. Un superviseur Fabulous supervise les travailleurs du plancher. Le superviseur établit les horaires de travail et dicte comment les employés effectuent leur travail. Si un employé Fabulous est blessé lors de l'installation de votre nouveau plancher, Fabulous (pas votre entreprise) devrait être responsable envers le travailleur.
Dans certaines situations, une entreprise pourrait être tenue responsable des blessures subies par les employés d'un entrepreneur indépendant. Ainsi, vous devez insister pour que tous les entrepreneurs indépendants que vous embauchez fournissent la preuve qu'ils ont souscrit une assurance contre les accidents du travail.