Comment les employeurs doivent se conformer aux règles de retenue de sauvegarde
Quels paiements sont soumis à la retenue de sauvegarde?
Les paiements qui peuvent faire l'objet d'une retenue de réserve comprennent:
- Paiement d'intérêts ( formulaire 1099-INT )
- Dividendes ( formulaire 1099-DIV (PDF));
- Loyers, bénéfices ou autres revenus ( formulaire 1099-MISC (PDF));
- Commissions, honoraires ou autres paiements pour le travail effectué à titre d'entrepreneur indépendant ( formulaire 1099-MISC (PDF));
- Les paiements effectués par les courtiers et les opérations d'échange ( formulaire 1099-B (PDF));
- Transactions de carte de paiement et de réseau tiers ( formulaire 1099-K (PDF)); et
- Paiements de redevances ( formulaire 1099-MISC (PDF)).
Pour la plupart des entreprises, les paiements aux entrepreneurs indépendants et aux pigistes sont les plus susceptibles d'exiger une retenue d'impôt de réserve. Pour plus d'informations, lisez cet article sur qui doit recevoir un formulaire 1099-MISC .
Quand dois-je retenir des impôts sur le revenu sur un paiement?
En tant que propriétaire d'entreprise et payeur, vous devez retenir des taxes sur un paiement si:
- Le contribuable ne vous a pas fourni de numéro d'identification de contribuable ( numéro de sécurité sociale, numéro d'identification de l'employeur ou numéro d'identification du contribuable)
- L'IRS vous a informé que le numéro d'identification du contribuable est incorrect
- L'IRS vous a informé que le contribuable n'a pas déclaré tous les revenus d'intérêts ou de dividendes au cours des années précédentes
(Il y a plusieurs autres circonstances qui s'appliquent aux banques et aux maisons de courtage, mais pas aux entreprises.)
Comment puis-je obtenir l'ID du contribuable?
Utilisez le formulaire W-9 pour demander le numéro d'identification de l'individu.
Si vous ne recevez pas les informations, commencez immédiatement la sauvegarde et continuez jusqu'à ce que vous les receviez.
Comment puis-je savoir combien retenir?
Le taux de retenue de réserve est actuellement de 28% du montant total versé au travailleur.
Comment et quand dois-je déposer le formulaire 945?
D'abord, vous devez déposer le formulaire 945 avec l'IRS. Le formulaire 945 est un formulaire de rapport annuel, utilisé pour déclarer toutes les retenues de réserve pour tous les bénéficiaires pour l'année. Vous pouvez déposer ce formulaire par e-mail ou l'envoyer par courrier. Si vous envoyez par courrier, où vous envoyez le formulaire dépend si vous effectuez un paiement. Voir l'article de l'IRS sur les instructions pour le formulaire 945 pour une liste complète des adresses de paiement.
Comment puis-je déclarer la suspension de la réserve au bénéficiaire?
Pour les bénéficiaires individuels, vous devez leur fournir des informations sur les montants retenus sur chaque chèque. Ensuite, à la fin de l'année, vous devez déclarer la retenue de réserve totale, ainsi que le montant total payé pour l'année, sur le formulaire 1099-MISC.
Comment puis-je déposer les montants de retenue de réserve?
Généralement, les règles de dépôt du formulaire 945 sont les mêmes que celles du formulaire 941 (charges sociales). Vous êtes un déposant semi - hebdomadaire ou mensuel , selon le montant déposé. Vous pouvez utiliser le système de fichier électronique IRS (EFTPS) ou effectuer des dépôts en utilisant le coupon de dépôt .
Certaines règles spéciales s'appliquent au dépôt de la retenue d'impôt de réserve; lisez les instructions pour le formulaire 945 pour plus d'informations.