Embaucher des pigistes, des contractuels externes, des non-employés
Embauche d'un entrepreneur indépendant pour travailler dans votre entreprise? La paperasse d'embauche pour les entrepreneurs indépendants est beaucoup plus simple que pour les employés, avec seulement quelques documents nécessaires, mais ce sont des documents importants. Les amener au début de la relation de travail est beaucoup plus facile que lorsque le travail ou le contrat est fait et vous ne pouvez pas trouver la personne.
Embauche d'un entrepreneur indépendant
L'embauche d'un entrepreneur indépendant est différente de l'embauche d'un employé. Il y a moins de paperasse impliquée parce que vous n'avez pas à mettre en place des charges sociales (impôts sur le revenu et taxes FICA). Mais vous devez toujours vérifier l'identification fiscale de la personne et vous assurer que la personne est qualifiée pour le travail et est fiable et de bonne réputation. Vous pouvez également vous assurer que l'entrepreneur ne divulgue pas d'informations importantes sur l'entreprise ou qu'il quitte votre entreprise pour prendre des clients ou des employés.
Qu'est-ce qu'un entrepreneur indépendant?
Un entrepreneur indépendant peut être une ou plusieurs personnes qui sont dans une entreprise distincte de la vôtre. Cela inclut les pigistes (comme les artistes, les planificateurs ou les concepteurs de sites Web, une entreprise extérieure (exerçant un travail de nettoyage, par exemple), un professionnel comme avocat ou préparateur d'impôt - toute personne payant pour des services et n'étant pas un employé.
Document n ° 1 - Un formulaire W-9
La chose la plus importante à garder à l'esprit lors de l'embauche de travailleurs de l'extérieur est que vous devez documenter vos paiements à eux.
Si vous payez quelqu'un (à quelques exceptions près ) 600 $ ou plus par année, vous devez fournir à cette personne ou compagnie un formulaire W-9, qui comprend le numéro d'identification du contribuable, son nom et son adresse. Vous devez avoir un W-9 dans votre dossier pour chaque entrepreneur indépendant afin que vous n'ayez pas à retenir les impôts sur le revenu de cette personne.
Ensuite, vous avez l'information pour créer un formulaire 1099-MISC pour cette personne pour l'année d'imposition (semblable à un formulaire W-2 pour les employés).
Il peut y avoir une forme de retenue d'impôt sur le revenu exigée par votre état. Vérifiez auprès de l'autorité fiscale de votre état pour plus d'informations.
Document n ° 2 - Application, CV ou documentation des qualifications
Avant d'embaucher quelqu'un, vous devez demander et conserver une copie des documents indiquant les qualifications de cette personne pour le travail effectué.
Si vous demandez à la personne de remplir un formulaire de demande, il doit être entendu que la demande ne doit pas être utilisée comme employé. Il est préférable d'obtenir un résumé détaillé de la personne, y compris l'éducation et les antécédents de travail.
Demander des références d'employeurs précédents et de personnes liées au travail qui connaissent cette personne (le pasteur de la personne ou son beau-frère n'est pas une bonne référence).
Vous voudrez peut-être vérifier les antécédents de cette personne. Tant que vous exigez que tous les entrepreneurs vérifient les antécédents,
Si la personne fait un travail confidentiel, financier ou autre, vous devriez également faire une vérification des antécédents et obtenir des références. Si la personne ou la compagnie est cautionnée (assurée), vous voudrez peut-être obtenir une copie de cette assurance.
Document n ° 3 - Un contrat écrit
Pour chaque entrepreneur indépendant qui travaille pour votre entreprise, vous devriez avoir une copie d'un contrat dans le dossier, signé par les deux parties. Cela peut sembler exagéré de vous obliger à avoir un contrat pour chaque relation d'entrepreneur indépendant, mais il y a des accords qui doivent être mis par écrit. Le contrat vous protège tous les deux en cas de conflit.
Certaines questions doivent être traitées dans ce contrat et certains termes doivent être inclus :
- La portée du travail, y compris quand le travail doit être fait, et les délais
- Montants et calendrier des paiements, lorsque les paiements sont dus, que se passe-t-il si les paiements ne sont pas effectués?
- À qui appartient le travail - l'entrepreneur ou la société d'embauche?
La partie la plus importante de ce contrat devrait être une déclaration que cette personne est un entrepreneur indépendant, pas un employé.
Vous pouvez également vouloir des accords supplémentaires
En fonction du type de travail effectué et de la sensibilité des informations de votre entreprise, vous pouvez souhaiter obtenir deux autres accords: un accord de confidentialité (non-divulgation) et un accord de non-concurrence. Bien que ces documents ne soient requis par aucune agence gouvernementale, ils peuvent être une bonne chose à considérer en fonction de votre type d'entreprise et du type d'entrepreneur indépendant que vous embauchez.
L'accord de confidentialité exige que l'agent contractuel garde confidentielles toute information sur votre entreprise qui pourrait vous être préjudiciable si elle était divulguée.
L'accord de non-concurrence établit les restrictions sur le travailleur contractuel de quitter votre entreprise et d'amener vos clients ou clients à une autre entreprise.
Il arrive souvent qu'un entrepreneur indépendant travaille pour un employeur pendant un certain temps afin d'acquérir des compétences et de l'expérience, puis il abandonne, descend dans la rue et emmène des clients de l'employeur. Pour éviter cela, de nombreux employeurs d'entrepreneurs indépendants exigent un accord de non-concurrence.
Une non-concurrence restreint la capacité d'un ancien employé ou entrepreneur de posséder une entreprise concurrente dans une certaine zone pendant un certain temps après avoir quitté l'employeur et de faire un travail qui est en concurrence directe avec l'ancien propriétaire.
Tenir des registres sur les travailleurs contractuels
En tant que propriétaire d'entreprise, vous n'êtes pas obligé de remettre ces documents à qui que ce soit, mais si vous êtes audité par l'IRS ou si vous devez vérifier la relation, vous devrez les produire. Créez un fichier pour chaque entrepreneur indépendant que vous embauchez, avec ces documents.
Retour à l' embauche et au paiement d'un entrepreneur indépendant