Calendrier de dépôt mensuel par rapport au calendrier de dépôt semi-hebdomadaire
Le processus de paie comprend (a) le calcul et la préparation des chèques de paie, (b) la comptabilisation des montants retenus sur ces chèques, (c) les dépôts d'impôts retenus sur les chèques de paie, et (d) les impôts retenus et les dépôts effectués.
Cet article vous donne les bases de la partie dépôt de ce processus.
Quelles sont les charges sociales?
D'abord, définissons ce que l'on entend par «charges sociales». Ce sont les taxes que vous devez payer sur votre paie (les montants que vous payez aux employés pour le travail qu'ils ont fait).
- Les impôts sur le revenu fédéral que vous avez retenu des chèques de paie de vos employés,
- Les taxes FICA (Sécurité Sociale / Medicare) que vous avez retenues sur les employés et le montant correspondant que vous avez mis de côté de cette masse salariale à payer par votre entreprise, et
- Les impôts fédéraux sur le chômage , basés sur votre masse salariale brute totale.
Comment l'IRS détermine les dates de dépôt de l'impôt sur la paie
L'IRS détermine le calendrier des dépôts de taxes sur les salaires pour les employeurs en fonction de leur responsabilité totale brute de sécurité sociale / Medicare pour la période de douze mois se terminant le plus récent Juin 30. Cette période est appelée période de réflexion.
Comment la période de rétrospection est-elle déterminée?
Une période de rétrospection est l'heure et le montant utilisés pour la méthode que vous devez utiliser pour votre dépôt de taxe sur la masse salariale.
L'IRS dit que c'est le montant total des impôts sur l'emploi déclarés par l'employeur dans la période de douze mois se terminant le 30 juin précédent. Donc, le calendrier de dépôt de paie dépend principalement du montant des taxes sur les salaires que vous devez, basé sur le passé.
Celui-ci est confus. Je vais utiliser un exemple de Patriot Software: « Par exemple, la période de rétrospection pour soumettre des dépôts d'impôt à l'emploi en 2017 serait la période de 12 mois se terminant le 30 juin 2016.»
Lorsque vous avez le total, vous pouvez consulter le paragraphe «Détermination de l'échéancier de vos retenues sur la paie» ci-dessous pour voir à quelle fréquence vous devez effectuer des dépôts.
Trouver votre dette fiscale totale
La meilleure façon de trouver les montants de vos charges sociales payées pendant la période de référence est d'examiner les formulaires 941 (le rapport trimestriel sur le salaire et la taxe) pour chaque trimestre. Passez à la ligne 10: Total des taxes après rajustements. En additionnant les quatre formulaires 941, vous obtiendrez le montant utilisé pour déterminer votre calendrier de dépôts.
Détermination de votre échéancier de retenues d'impôt sur la paie
- Si vous êtes un nouvel employeur et que vous n'avez pas eu d'employés pendant cette période de réflexion, vous êtes un déposant mensuel
- Si votre obligation fiscale est inférieure à 2 500 $ par trimestre, vous pouvez déposer ces taxes avec une «déclaration produite en temps opportun» (en supposant que le formulaire 941 ).
- Si votre total des charges sociales pour la «période de référence» était de 50 000 $ ou moins , vous êtes un déposant mensuel
- Si votre total des charges sociales pour la «période rétrospective» dépassait 50 000 $ , vous effectuez des dépôts sur le calendrier semestriel.
Plus sur les dates de dépôt des taxes
- Les dépôts mensuels doivent être effectués au plus tard le 15 du mois suivant. Donc, votre dépôt de paie pour mars doit être fait avant le 15 avril.
- Les dépôts semestriels sont effectués selon l'échéancier suivant:
- Les taxes de dépôt sur les salaires payés le samedi, dimanche, lundi ou mardi le vendredi suivant.
- Déposez les taxes sur les salaires versés mercredi, jeudi ou vendredi avant le mercredi suivant.
- Si votre impôt sur la masse salariale est de 100 000 $ ou plus, vous devez déposer le jour suivant et vous devez continuer à faire des dépôts le jour suivant pour le reste de l'année et l'année suivante.
- Les erreurs de dépôt ne sont pas pénalisées si elles ne dépassent pas 100 $ ou 2% du montant des taxes d'emploi devant être déposées. Vous devez compenser le solde dû par un jour de maquillage prédéfini afin d'éviter d'autres pénalités.
- Si un dépôt doit être effectué un jour qui n'est pas un jour ouvrable, le dépôt est considéré comme effectué en temps opportun s'il est effectué avant la clôture du jour ouvrable suivant. En plus des jours fériés fédéraux et étatiques, le samedi et le dimanche sont considérés comme des jours non bancaires.
- Les déposants aux deux semaines ont au moins trois jours ouvrables après la fin de la période semi-hebdomadaire pour déposer les taxes accumulées au cours de la période semestrielle.
Comment faire des dépôts fédéraux d'impôt sur la masse salariale
L'IRS exige que tous les dépôts de taxe sur les salaires soient effectués par voie électronique, en utilisant le système en ligne EFTPS . Vous ne pouvez pas envoyer de dépôts en utilisant un coupon de dépôt.
Allez sur le site EFTPS . Vous vous inscrivez et ensuite utilisez le site pour payer vos impôts; les montants sont déduits du compte bancaire de votre entreprise.