Gagnez du temps, de l'argent et des maux de tête en évitant ces erreurs communes
Bien qu'il soit utile de traiter rapidement les transactions avec un logiciel de comptabilité de grande puissance, il est préférable d'éviter de payer pour corriger les erreurs. C'est souvent en sachant quelles sont les erreurs à rechercher qui font la différence entre payer pour corriger une erreur et faire les choses correctement la première fois. Vous pouvez même gagner du temps et de l'argent pour votre petite entreprise en évitant les erreurs courantes que font les propriétaires de petites entreprises lorsqu'ils conservent leurs documents comptables . Voici cinq erreurs comptables courantes que les propriétaires d'entreprise font et quelques suggestions sur la façon de les résoudre:
01 - Enregistrement accidentel de transactions dans une période antérieure
Revoir le bilan de la période précédente pour les changements
Si vous avez enregistré des transactions au cours d'une période antérieure, le bilan changera. Par conséquent, vous pouvez vérifier votre bilan de la période précédente pour vous assurer qu'il n'a pas changé depuis la dernière fois que vous avez fermé vos livres. Si cela a changé, vous devrez enquêter.
02 - Solde incorrect du solde de l'actif ou du passif
Les comptes d'actifs devraient avoir des soldes débiteurs, tandis que les comptes de passif devraient avoir des soldes créditeurs. Les causes les plus fréquentes d'un solde incorrect dans ces comptes de bilan sont l'écriture d'entrées dans le compte incorrect, la classification erronée des comptes et la duplication des entrées d'ajustement.
Vérifiez votre bilan pour les erreurs
Vous vérifiez le bilan pour vous assurer que les actifs et les passifs ont les soldes corrects. S'il y a un compte avec un solde incorrect, vous pouvez remonter les détails de ce compte pour trouver les entrées qui ont causé l'erreur. Cette vérification doit être effectuée au moins une fois par mois.
03 - Solde incorrect du solde des revenus ou des charges
Les comptes de revenus devraient avoir des soldes créditeurs, tandis que les comptes de dépenses devraient avoir des soldes débiteurs. Certaines causes de cette erreur sont la comptabilisation des entrées dans le compte incorrect, la classification erronée des comptes et la duplication des entrées d'ajustement, ce qui est la même que pour les soldes incorrects dans les comptes de bilan.
Vérifiez votre compte de résultat pour les erreurs
Vous vérifiez votre état des résultats pour vous assurer que les revenus et les dépenses ont les soldes corrects. S'il y a un compte avec un solde incorrect, vous pouvez remonter les détails de ce compte pour trouver les entrées qui ont causé l'erreur. Cette vérification doit être effectuée au moins une fois par mois.
04 - Dépenses mal classées
Les systèmes de comptabilité pour petites entreprises font gagner du temps, car les entrées peuvent être affichées rapidement et facilement. Lorsque l'information est saisie, il est également facile de choisir le mauvais compte de dépenses ou la description de dépenses. Les dépenses mal classées ne signifient pas seulement que le système de comptabilité peut ne pas refléter correctement ce qui se passe dans votre entreprise mais peut causer de véritables maux de tête si les rapports financiers et fiscaux ne sont pas exacts.
Regardez périodiquement vos relevés de dépenses
Assignez quelqu'un pour analyser vos dépenses périodiquement afin de vous assurer que les données semblent raisonnables. Par exemple, si une dépense de repas est comptabilisée dans le compte de dépenses de location , elle se démarque habituellement en raison de la description des entrées. Une autre indication que les dépenses peuvent être mal classées sont les différences inexpliquées entre le budget et la réalité.
05 - Ne pas demander de l'aide si nécessaire
Vous avez entendu l'expression «penny wise et dollar poor» en référence aux gens qui vont passer quelques heures de leur temps pour économiser quelques dollars. Vous devez réaliser que votre travail consiste à gérer votre entreprise - un entrepreneur construit, un peintre peint et un agent immobilier vend. Parfois, il ne vaut pas la peine de passer du temps à examiner les détails de vos documents comptables ou à chercher comment corriger une erreur que vous avez commise.
S'appuyer sur un professionnel comptable professionnel
Si vous le pouvez, vous devrez dépenser plus que ce que vous dépenserez en tendant à d'autres problèmes que vos problèmes de comptabilité, alors vous devriez envisager d'externaliser le problème à un comptable ou un comptable professionnel.
06 - Ne pas enregistrer les recettes
Vous avez enregistré toutes vos dépenses avec diligence dans vos documents comptables. Votre relevé de dépenses est une œuvre d'art, sans erreurs ni omissions. Ensuite, vous êtes demandé par l'IRS; sans reçus, vos relevés de dépenses sont inutiles.
Gardez vos reçus
Sauvegardez vos reçus ou faites des copies numérisées de chacun d'eux.
07 - Ne pas planifier les sauvegardes
Beaucoup de petites entreprises s'appuient sur des logiciels pour faire le travail de comptabilité pour eux, mais ne tiennent pas compte des accidents ou des erreurs du système. Un seul problème peut effacer vos fichiers.
Planifier des sauvegardes de routine
Planifiez des sauvegardes automatiques hebdomadaires en utilisant le stockage en nuage ou un serveur spécifique mis de côté pour cette tâche.
08 - Ne pas former le personnel
Peu importe la puissance de votre logiciel, votre personnel a besoin d'une formation pour être efficace. Un membre du personnel mal formé peut détruire vos dossiers par accident, en jetant toutes vos dépenses et vos feuilles de profits.
Effectuer une formation régulière
Au cours du processus d'intégration, organisez des sessions de formation complètes et organisez des sessions de rafraîchissement trimestrielles pour vous assurer que tout le personnel peut entrer et gérer les informations avec précision.