Un formulaire W-4 doit être rempli par tous les employés travaillant aux États-Unis, afin que l'employeur sache combien retenir de la paie de l'employé pour l'impôt fédéral sur le revenu. L'employé doit indiquer:
- État civil
- Nombre de quotas, et
- Déductions supplémentaires
MISE À JOUR: La nouvelle loi de réforme fiscale (2017) et son effet sur les formulaires W-4
La loi de réforme fiscale de 2017 a apporté des changements majeurs qui affecteront la retenue d'impôt des employés.
Beaucoup de vos employés peuvent vouloir changer leur formulaire W-4 pour éviter de payer trop de retenue. L'IRS a publié un nouveau formulaire W-4 2018 , qui est actuellement dans le statut proposé et il ne devrait pas être utilisé jusqu'à ce qu'il soit finalisé.
Comment le nouveau formulaire W-4 a-t-il été modifié?
Certains changements notés sur le nouveau formulaire W-4 2018 sont:
- Sur la page des calculs, les montants ont été modifiés pour les items B, F et G.
- Sur la feuille de calcul, les tableaux 1 et 2 ont été modifiés afin de refléter les nouveaux barèmes de retenues d'impôt fédéral.
Quand un W-4 doit-il être complété à la location? Quand est-ce qu'un nouveau W-4 entre en vigueur?
Un employé doit remplir le formulaire à la location avant que le premier chèque de paie ne soit fourni. L'IRS indique que les employeurs sont tenus de mettre en œuvre un nouveau W-4 au début de la première période de paie se terminant le 30e jour ou après la date à laquelle vous (l'employeur) l'a reçu.
Voici un exemple. Josie vous donne un nouveau W-4 le 10 novembre; elle est payée le 15 et le 30 de chaque mois.
Vous devez l'implémenter au plus tard le 15 décembre. Bien sûr, vous pourrez peut-être l'implémenter plus tôt, mais ce n'est pas nécessaire.
Si un employé veut apporter une modification à un W-4 pour un bonus ou un autre changement de salaire ponctuel, vous devez lui donner un préavis suffisant pour qu'il puisse planifier que la modification W-4 soit en vigueur avec la même masse salariale que le bonus.
À quelle fréquence un employé peut-il changer un W-4? Combien de temps dure un W-4?
Les employés peuvent modifier les montants sur un formulaire W-4 à tout moment et aussi souvent qu'ils le souhaitent. L'exigence de calendrier de mise en œuvre ci-dessus doit être suivie pour les changements ainsi que les nouveaux employés.
Il n'y a aucune limite de temps sur combien de temps un W-4 reste en vigueur; il reste en vigueur jusqu'à ce que l'employé le change. À la résiliation, le W-4 reste en vigueur pour la retenue des impôts FICA pour les paiements effectués après la date de résiliation.
Le formulaire W-4 le plus récent doit être signé par l'employé et conservé dans le dossier de paie de l'employé afin de vérifier le montant de la retenue d'impôt fédéral sur le revenu.
Puis-je accepter les formulaires W-4 par téléphone ou par courriel?
Non, vous ne pouvez pas accepter les informations d'un employé sur un formulaire W-4 nouveau ou modifié par téléphone ou par e-mail. La seule façon de procéder à un changement consiste à remplir et à signer le formulaire W-4 lui-même, en personne ou par la poste.
Vous pouvez être en mesure d'accepter les informations W-4 par voie électronique, à travers des systèmes électroniques conformes aux règlements de l'IRS.
États des États-Unis et formulaires W-4
De nombreux États américains utilisent leur propre variante du formulaire W-4 pour enregistrer les retenues à la source. Et certains états n'autorisent pas la capture électronique d'informations W-4. Vérifiez auprès du service des revenus de votre état pour plus d'informations.
Problèmes avec W-4 Forms
Un formulaire W-4 peut être invalide pour plusieurs raisons, y compris le fait qu'il manque les informations requises, qu'il manque une signature ou que le formulaire a été modifié ou si le message Si vous pensez qu'un W-4 n'est pas valide, vous devez continuer retenir en fonction du précédent W-4. Si le formulaire W-4 invalide est le premier, l'IRS dit que vous devriez retenir au célibataire avec zéro allocation.
Les employés ne peuvent pas retenir un pourcentage fixe ou un montant en dollars. Ils doivent utiliser les tables W-4 et IRS et les méthodes de retenue.
IMPORTANT: Vous ne pouvez pas donner de conseils aux nouveaux employés pour remplir le formulaire.
Si un employé a des difficultés à remplir le formulaire W-4, vous pouvez diriger la personne vers cet article de l'IRS sur le calcul de votre allocation de retenue.
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