En plus de la planification fiscale, le mois de décembre est également le moment de remplir les tâches de paie de fin d'année et de se préparer pour la nouvelle année de paie. Voici quelques rappels pour vous aider à clôturer votre paie pour cette année et se préparer pour les taxes sur la masse salariale de l'année prochaine
Formulaire W-4 de l'employé - Certificat de retenue à la source de l'employé
Les employés peuvent remplir les formulaires W-4 en tout temps, et la fin de l'année civile est un bon moment pour leur rappeler d'examiner leur W-4 pour s'assurer que l'information est exacte et que le montant qu'ils veulent retenir de l'impôt fédéral est exact. .
Si votre état exige l'impôt sur le revenu, les employés devraient également vérifier le formulaire de retenue d'impôt sur le revenu de leur état pour les changements et les retenues à la source. Juste un rappel que les employés peuvent changer leurs formulaires W-4 aussi souvent qu'ils le veulent tout au long de l'année, mais pas plus d'une fois pour chaque salaire, bien sûr.
Formulaire W-9 non-employé - Demande de numéro d'identification fiscale et de certification
Un formulaire W-9 est similaire au formulaire W-2, mais il s'adresse aux non-employés. Le formulaire W-9 est utilisé pour vérifier l'adresse et le numéro d'identification fiscale de la personne. Le numéro d'identification fiscale est l'information la plus importante, parce que l'IRS utilise cela pour correspondre à 1099 déposés par les contribuables avec 1099 déposés par les employeurs.
Commander des formulaires W-2 et des formulaires 1099-MISC
Si vous envoyez vos propres formulaires W-2 (sommaire de fin d'année pour les employés) et 1099-MISC (sommaire de fin d'année pour les entrepreneurs indépendants), il est maintenant temps de commander des formulaires pour cette année d'imposition.
Si vous avez un service de paie, vérifiez qu'ils ont ce dont ils ont besoin pour préparer ces formulaires en janvier. Rappelez-vous que les formulaires W-2 et les formulaires 1099-MISC doivent être soumis aux particuliers avant la fin du mois de janvier.
Vous pouvez obtenir des formulaires W-2 auprès des magasins de fournitures de bureau, ou de l'IRS. Vous ne pouvez pas utiliser un formulaire W-2 que vous téléchargez sur Internet, car l'encre rouge sur la copie A est spéciale et ne peut pas être copiée.
Vous devez utiliser le formulaire officiel.
En savoir plus sur les W-2 et 1099
Vérifiez les noms des employés et les numéros de sécurité sociale (SSN)
Avant de préparer les formulaires W-2, vérifiez auprès de l'Administration de la sécurité sociale que les noms des employés et les numéros de sécurité sociale correspondent et sont exacts. Voir la section Services aux entreprises en ligne de la SSA pour plus d'informations.
Vérifiez les informations sur les employés avant d'envoyer les formulaires 1099-MISC.
Avant d'envoyer un non-employé, comme un entrepreneur ou une entreprise que vous avez payé, vous devez vérifier le numéro d'identification fiscale de cette personne. Comme indiqué ci-dessus, vous devrez envoyer un formulaire W-9 pour obtenir l'adresse et le numéro d'identification fiscale.
Autres tâches liées à l'impôt sur la paie de fin d'année
- Assurez-vous que les salaires des employés sont enregistrés dans la bonne année. L'utilisation du concept comptable de réception présumée comme date à laquelle la personne a un accès illimité aux fonds est ce qui compte. Alors, mettez les salaires dans l'année correcte en utilisant la date de paie. Si vous payez le salaire d'un employé pour la dernière semaine de décembre, mais que le chèque de paie est daté de janvier, ce revenu compte vers janvier. L'exception est si, pour une raison ou une autre, vous prépayez les salaires en décembre, pour les employés, pour les salaires qui leur sont dus pour le mois de janvier. Pour en savoir plus sur le calendrier des chèques de paie des employés à la fin de l'exercice, ainsi que sur les autres problèmes liés au calendrier des revenus et des dépenses de fin d' année.
- Déterminez comment vous allez gérer les chèques de paie des employés qui n'ont pas été encaissés depuis longtemps. Vous devez faire un effort sincère pour trouver l'employé (utilisez des lettres certifiées pour pouvoir montrer que la lettre n'était pas livrable). Si vous ne pouvez pas trouver l'employé, vous êtes tenu par la loi de l'état de retourner les chèques de paie non-encaissés à votre département de revenu de l'état. Ils continueront à travailler pour trouver l'individu. Vous devrez également comptabiliser le passif de la paie pour le chèque de paie non encaissé dans votre système comptable. La façon dont il est géré dépend de la probabilité que l'employé encaisse le chèque.
- Déterminer les montants imposables pour les employés W-2 pour certaines prestations, y compris les pourcentages d'utilisation personnelle des véhicules de l'entreprise et des téléphones cellulaires par les propriétaires et les employés et les frais d'éducation payés par l'employeur qui peuvent être imposables. Vérifiez avec votre conseiller fiscal sur les exigences de déclaration pour ces avantages.