Obtenir vos fichiers de donneur dans l'ordre
Quand savez-vous quand ce moment est venu, et alors que faites-vous? Plusieurs professionnels à but non lucratif ont donné ces réponses quand je leur ai demandé de compléter cette phrase: "Je savais qu'il était temps d'avoir un nouveau système de gestion des donneurs quand ..."
- Celui que nous avions ne pouvait pas rapporter les données de la manière dont nous avions besoin.
- Le chien a mangé mes fiches.
- Je voulais savoir des choses sur mes donateurs, et il a fallu un temps absurde de personnel pour trouver la réponse.
- Le dernier "système" est parti avec dans leur tête.
- La seule personne qui savait comment utiliser le système (une ancienne base de données Access) prenait sa retraite.
- L'ordinateur d'un volontaire s'est écrasé et nous avons tout perdu.
Est-ce que ces raisons sonnent vrai pour votre but non lucratif?
Décider que vous avez besoin d'un nouveau système est, cependant, la partie facile. Il y a un monde d'informations déroutantes sur les systèmes concurrents et pas de moyen facile de tout mettre en place.
Je me suis tourné vers les "Consumer Reports" de la technologie à but non lucratif pour trouver les réponses. Idealware est un organisme à but non lucratif qui aide d'autres organismes sans but lucratif à prendre des décisions logicielles intelligentes en effectuant des recherches impartiales et en les traduisant ensuite en rapports, articles et formations faciles à comprendre.
Andrea Berry, directeur des partenariats et de l'apprentissage chez Idealware, suggère ces étapes pour choisir un nouveau système de gestion des donateurs.
Déterminez si vous avez vraiment besoin d'un nouveau système.
Berry dit de commencer par évaluer pourquoi vous n'aimez pas votre système. Le problème n'est peut-être pas ce que vous pensez, et ce n'est pas facile de changer de logiciel. Cela prend du temps, des efforts et de l'argent.
Berry a déclaré: "Il n'y a pas de système de balle d'argent là-bas, alors assurez-vous que votre système actuel est vraiment insuffisant.
Par exemple, vous devrez peut-être en apprendre davantage sur le système que vous avez, plutôt que de passer complètement à un tout nouveau système. "
Prenez le temps de déterminer quel est vraiment le problème. Pourrait-il être l'un des suivants?
- Vous avez besoin de plus de formation. Votre système actuel a peut-être des caractéristiques que vous ne comprenez pas ou que vous ne savez pas utiliser. Demandez à votre fournisseur s'il existe des options de formation, telles que des vidéos ou des ressources en ligne, auxquelles vous pouvez accéder.
- Vous avez besoin de plus de soutien. Quelles sont les options de support pour votre système actuel? Existe-t-il un soutien disponible et abordable? Le fournisseur comprend-il vos problèmes et essaie-t-il de vous aider ou vous parle-t-il? Ont-ils une solution à votre problème particulier?
- Vous ne comprenez pas toutes les capacités de votre système actuel. Savez-vous vraiment qu'il ne fait pas ce que vous voulez? Y a-t-il une documentation disponible? Certains fournisseurs travaillent d'arrache-pied pour fournir plus d'aide, comme des vidéos, des forums où vous pouvez poser des questions et de la documentation écrite pour des non-techniciens.
- Votre système est trop faible ou trop robuste. Dimensionner un système à votre processus et votre budget est une étape cruciale.
- Votre système est trop cher. Payez-vous plus de fonctionnalités que vous n'en avez besoin? Berry dit: «Lorsque vous parlez à un vendeur, rappelez-vous que c'est une vente ... la nature est de« vendre ». Comprendre vos besoins vous aidera à ne pas être distrait par le «syndrome des objets brillants». "
- Votre système est obsolète. Peut-être que votre système manque de nouvelles fonctionnalités. Gardez à l'esprit, il devrait être mis à jour régulièrement soit automatiquement ou par vous-même ou votre fournisseur. Juste être conscient de la façon dont votre système reste à jour.
- Votre système n'est plus pris en charge par le fournisseur. Berry dit que ce n'est pas commun, mais arrive, surtout si un plus petit fournisseur est acheté par un plus grand.
Idéalware fournit un manuel intitulé Guide du consommateur sur les systèmes de gestion des donneurs à faible coût qui vous aidera à mener à bien ce processus d'auto-évaluation.
Identifier une équipe de parties prenantes.
Donc vous avez décidé de changer. Quelle est la prochaine?
Berry a déclaré: «Ce que nous voyons tout le temps, c'est que le directeur du développement décide d'obtenir un nouveau système, mais ne consulte ni le département marketing, ni le directeur exécutif, ni le coordinateur des volontaires , qui utiliseront le système.
C'est une bonne idée de consulter tout le monde qui va utiliser le système. Lorsque vous réfléchissez à des fonctionnalités dont vous avez besoin, laissez chacun s'exprimer. Assurez-vous que tous ceux qui utiliseront ou seront affectés par le système sont représentés. Quelqu'un dans le département des dons majeurs devrait certainement être présent comme devrait le faire un individu qui dirige les efforts de collecte de fonds.
Comprenez vos processus actuels.
Faites une liste détaillée de vos processus de collecte de fonds, normalisez-les et évaluez tout ce que vous faites avec vos bases de données. Demandez à votre organisation:
- Pourquoi faisons-nous cela de cette façon?
- Devons-nous continuer à faire les choses de cette façon?
Berry a déclaré: «La standardisation vous donne la flexibilité dans le choix d'un système ... les systèmes moins chers n'offrent pas une grande flexibilité, donc moins de« bizarreries », le mieux: rechercher les meilleures pratiques sur le terrain et éviter les procédures uniques.
Éliminez les licenciements avant d'investir. Combien de fois entrez-vous une adresse, par exemple? Ne répétez pas les tactiques originales qui se sont multipliées au fil des ans et concentrez-vous plutôt sur les besoins actuels de votre organisation.
Par exemple, vous voulez définir une norme pour l'entrée du numéro de téléphone. Voulez-vous enregistrer les numéros au (555) 555-5555 ou au 555-555-5555? Ce sont tous des détails essentiels à considérer.
Prioriser votre liste de souhaits .
Rassemblez tout le monde qui utilisera le système ou qui obtiendra des rapports de celui-ci. Faites un remue-méninges sur tout ce que vous pourriez désirer, puis rangez ces caractéristiques. Déterminez ce dont vous avez absolument besoin, sans lequel le système est inutile. Faire cela d'abord vous empêchera d'aller à un niveau de complexité qui pourrait ruiner votre budget.
Berry recommande de créer une liste à trois niveaux:
- De quoi avez-vous besoin ou bien le système est inutile?
- Ce qui serait bien d'avoir mais n'est pas un briseur d'affaire?
- Que voudriez-vous si l'argent n'était pas une option?
Les caractéristiques populaires comprennent souvent:
- Suivi de l'engagement des donateurs
- Champs personnalisés et notes
- La culture des donneurs
- Capacités de planification
- Rapports sur les tendances populaires
- Gestion des membres
Bonus: Jetez un coup d'oeil au Guide de CRM de Salsa pour déterminer les bonnes caractéristiques pour votre organisation.
Faire votre recherche.
Utilisez Idealware. Ils ont fait les recherches nécessaires pour vous. Les rapports d'Idealware ont réduit le champ, choisi des systèmes qui sont des systèmes de gestion des donateurs dédiés, puis retiré les dix premiers systèmes et fourni une liste de fonctionnalités.
Consultez le Guide du consommateur sur les systèmes de gestion des donneurs à faible coût.
En utilisant le rapport, faites une liste de trois ou quatre systèmes viables.
Planifiez des démonstrations de fournisseurs.
Certains fournisseurs viendront à vous, ou vous pouvez aller à eux. Mais de nombreuses démos sont diffusées en ligne à l'aide d'un outil de partage Web. Parfois, vous pouvez même télécharger une version d'essai.
Assurez-vous d'utiliser de vrais exemples pour voir comment chaque système fonctionnera pour vos besoins. Les six conseils d'Idealware pour naviguer dans la démo du vendeur sont d'une aide précieuse.
Classez les systèmes par rapport à votre liste de souhaits - fantaisie par rapport aux besoins de base et coût élevé par rapport à abordable - et choisissez le bon système pour vous.
Vous pourriez être en mesure d'acheter votre nouveau système avec une carte de crédit en ligne, mais les plus gros systèmes peuvent avoir un contrat qui doit être traité et signé.
Berry dit: «Parfois, vous pouvez commencer à utiliser votre nouveau système immédiatement, alors que d'autres systèmes doivent être personnalisés.DonorPerfect Online est bien connu pour personnaliser un système avant de commencer, alors que d'autres systèmes, tels que GiftWorks, sont faciles à utiliser dès le début. -go Certains systèmes auront besoin d'un consultant pour se mettre en place. "
Gardez à l'esprit que vous utiliserez votre CRM pour améliorer les relations avec les donateurs, mais vous pouvez même l'utiliser pour améliorer vos stratégies de collecte de fonds.
Dan Quirk est le directeur marketing de Salsa Labs, le premier éditeur de logiciels de collecte de fonds pour les organisations à but non lucratif axées sur la croissance. L'accent mis par Dan sur la création de contenu, l' optimisation des conversions et la technologie marketing moderne lui permet d'accompagner des équipes de développement à but non lucratif dans les meilleures pratiques de collecte de fonds numériques.