Options d'accueil de la messagerie vocale
Selon le système téléphonique que vous avez dans votre entreprise, il peut y avoir différentes options pour le type de message d'accueil que vous êtes autorisé à composer.
Ceux-ci inclus:
- Exemples de messages d'accueil de messagerie vocale générale
Le message d'accueil général de la messagerie vocale est utilisé comme message d'accueil de la messagerie vocale par défaut si aucun autre type de message d'accueil n'est défini. - Exemples de salutation de messagerie vocale interne
Ceci est utilisé pour saluer les personnes qui vous appellent depuis votre entreprise (c'est-à-dire depuis une autre extension). - Exemples de salutation de messagerie vocale externe
Cette salutation sera jouée pour les personnes qui appellent de l'extérieur de votre entreprise. Le standard automatique de votre système téléphonique peut lire un message d'accueil général de l'entreprise que tous les appelants externes entendront. Si le nom de votre entreprise est mentionné dans ce message d'accueil, vous n'avez pas besoin de le répéter dans votre message d'accueil. - Exemples de messages vocaux temporaires ou «hors bureau»
Le message d'accueil de la messagerie vocale temporaire ou d'absence est défini lorsque vous ne serez pas au bureau pendant une période prédéterminée. La plupart des systèmes de messagerie vocale vous permettent de définir une date et une heure d'expiration, vous n'avez donc pas besoin de vous souvenir de l'éteindre lorsque vous revenez.
- Exemples de messages vocaux «Au téléphone» ou «Occupé»
Ce message d'accueil est utilisé pour informer les appelants que vous êtes au bureau, mais vous ne pouvez pas prendre leur appel maintenant parce que vous êtes au téléphone avec un autre appelant.
Éléments de base de la bonne Voicemail Salutations
- Salutation
- votre nom
- Nom de votre entreprise et nom du département ou les deux
- Déclaration que vous ne pouvez pas prendre leur appel maintenant
- Invitation à laisser un message
- Quand ils peuvent s'attendre à un appel de retour
- Qui peuvent-ils contacter pour une assistance immédiate (le cas échéant)?
- Pas plus de 20 - 25 secondes (règle générale)
- Évitez de donner trop d'informations et de faire une salutation trop longue.
Échantillon Bonne Voicemail Salutations
- Salut. C'est Jim Bucki. Je ne peux pas prendre votre appel maintenant, mais je voudrais le retourner dès que possible. Alors, s'il vous plaît laissez-moi un message confidentiel détaillé après le ton. Si vous avez besoin d'une aide immédiate, veuillez appeler ma secrétaire, Suzy Smith, au poste 6336. Merci de votre appel.
- Bonjour. Vous avez atteint le département de la comptabilité. Le département est actuellement fermé. Nos heures d'ouverture normales sont du lundi au vendredi, de 8 h à 18 h. S'il vous plaît laissez-nous un message après le ton et quelqu'un va retourner votre appel dès que possible. Je vous remercie.
- Salut. C'est Jim Bucki. Je serai absent du bureau jusqu'au jeudi 24 juillet et je vérifierai occasionnellement ma boîte vocale. Si vous souhaitez me laisser un message, veuillez le faire après le ton, et je vous rappellerai dès que possible. Si vous avez besoin d'une aide immédiate, veuillez appeler ma secrétaire, Suzy Smith, au poste 6336. Merci de votre appel.
- Vous avez atteint le bureau de Jim Bucki. Je suis actuellement au téléphone en ce moment, mais je voudrais retourner votre appel plus tard. Si vous le souhaitez, s'il vous plaît laissez-moi un message après le ton. Si vous avez besoin d'une aide immédiate, veuillez appeler ma secrétaire, Suzy Smith, au poste 6336. Merci d'avoir appelé.
Mauvaises salutations de la messagerie vocale
- Salut. C'est Joe. Laisse moi un message.
- {Musique jouant pendant une période prolongée} Hey! Parle moi.
- Salut. Vous avez rejoint la société XYZ. S'il vous plaît laissez-nous un message.
- Bonjour. Vous avez atteint le bureau de Joe Kartonia à XYZ.com. Je serai absent du bureau après une vasectomie et je reviendrai le jeudi 26 août à 8h30. Je vais connaître beaucoup d'inconforts, alors je ne vérifierai pas du tout ma boîte vocale. Si vous souhaitez me laisser un message, veuillez le faire après le ton. Vous pouvez me laisser un message détaillé et confidentiel, et je vous rappellerai dès que possible. Si vous avez besoin d'une aide immédiate, veuillez appeler ma secrétaire, Sally Johnson, au poste 3663. Je vous remercie de votre appel, et je reviendrai à votre visite à mon retour, et je me sens mieux.
- Le bureau est fermé. S'il vous plaît laissez un message après la tonalité.