L'étiquette commerciale des salutations de messagerie vocale
Les salutations de la messagerie vocale sont des choses simples, et dans une entreprise, elles peuvent sembler sans importance. Cependant, les messages d'accueil de la messagerie vocale suscitent beaucoup de réactions de la part des clients et des associés - pensez à combien de fois vous ne pouvez pas passer d'appel parce que vous êtes sur une autre ligne, loin de votre bureau ou du bureau. Pensez à la fréquence à laquelle vous avez entendu un message vocal lorsque vous appelez vos collègues, collègues et autres contacts professionnels.
Les salutations de la messagerie vocale donnent le ton à la façon dont les appelants vous percevront, ainsi que votre entreprise, et sont des moyens subtils et faciles de favoriser des relations d'affaires positives. Les messages optimistes qui sont courts et précis sont les meilleurs. Et ne précipitez pas votre message. Soyez efficace mais détendu et prenez votre temps.
01 - Une salutation courte et optimiste
02 - Votre nom
Énoncez clairement votre nom complet et prononcez chaque syllabe afin que l'appelant sache qu'il a atteint la personne à laquelle il s'attendait et qu'il souhaite écrire son nom s'il le souhaite. Si vous avez un nom long, ralentissez pour que votre interlocuteur puisse l'entendre.
03 - Nom de votre entreprise et / ou nom du département
En indiquant le nom de votre entreprise et votre service, l'appelant saura qu'il a atteint le bon endroit, en particulier s'il a reçu une série de messages automatisés ou un annuaire téléphonique d'employés ou de départements. Ceci est particulièrement important pour les messages d'accueil de messagerie vocale externe . Il peut être ignoré pour les appels internes.
04 - Déclaration que vous n'êtes pas en mesure de prendre l'appel
Une courte déclaration (certaines personnes aiment les excuses dans la déclaration) selon laquelle vous n'êtes pas en mesure de prendre leur appel est standard et fait rapidement passer l'appelant à l'information sur le moment où vous pouvez y revenir et le bip important.
05 - Invitation à laisser un message
Invitez l'appelant à vous laisser un message détaillé.
06 - Quand vous retournerez leur appel
Si votre politique est de renvoyer les appels à la fin de la journée, dites-le à votre interlocuteur. S'il n'y a pas de politique, offrez à l'appelant une estimation du moment où vous retournerez son appel. Si vous êtes absent du bureau pendant une semaine, faites-le savoir.
07 - Fournir un contact pour une assistance immédiate
Personne n'aime être piégé dans une «prison de messagerie vocale», en attendant une réponse sans autres options. S'il y a quelqu'un à qui l'appelant peut s'adresser pour obtenir une assistance immédiate, donnez des instructions sur la façon de contacter cette personne.
08 - Gardez la longueur de salutation courte
Restez court: 20 à 25 secondes maximum. Les gens sont occupés et n'aiment pas perdre de temps.
09 - Évitez de donner trop d'informations
Fournissez à vos appelants uniquement les informations dont ils ont besoin pour vous laisser un message ou entrer en contact avec vous.