7 conseils pour une réunion bien menée
Dites adieu à ces réunions ennuyeuses et apprenez à organiser des réunions efficaces qui motivent et motivent les employés.
7 conseils pour des réunions efficaces
Établir l'objectif de la réunion
Avant d'envoyer une alerte de réunion et de la mettre dans votre calendrier, demandez-vous pourquoi vous souhaitez organiser une réunion et déterminer l'objectif. Est-ce une réunion pour mettre les employés au courant d'un changement de gestion? Prenez-vous une décision concernant un projet? Est-ce une séance de brainstorming pour une nouvelle stratégie commerciale? Assurez-vous que la collecte des employés dans une pièce pour la discussion en face à face et l'interaction est nécessaire pour votre objectif; Si le but de la réunion est une mise à jour de statut, l'envoi d'un courriel de groupe est peut-être une meilleure utilisation du temps de chacun.
Communiquer le but de la réunion
Lorsque vous invitez d'autres personnes à votre réunion, clarifiez le but de la réunion. Cela permettra non seulement de rester concentré mais permettra aux employés d'assister à la réunion préparée soit avec des documents ou des réflexions sur la question en cours.
La communication est essentielle pour une réunion efficace.
Soyez sélectif à propos des participants
Personne n'apprécie assister à une réunion qui n'a aucun lien avec eux ou leur travail. Déterminer qui a vraiment besoin d'être là et pourquoi. De qui avez-vous besoin? Quels collègues doivent participer et auront probablement des questions à ce sujet?
Si quelqu'un est sur votre liste qui a simplement besoin d'être informé de ce qui a été discuté, alors faites-leur une faveur et retirez-les de la liste. Ils peuvent être facilement mis à jour avec un e-mail de suivi. Le temps est précieux et aucun employeur ne veut nuire à la productivité en demandant aux employés de participer à des réunions inutiles.
Vous devez créer un agenda de réunion
Tenir une réunion sans un ordre du jour de réunion est semblable à monter dans un voilier et espérant que le vent vous emmène où vous voulez aller. Vous serez - littéralement - perdu en mer. Votre agenda de la réunion vous guidera vers votre destination finale. Inclure les sujets à discuter et qui traitera chaque élément si d'autres y participent. Envoyer l'ordre du jour aux participants à l'avance afin que tout le monde sache à quoi s'attendre et se prépare.
S'en tenir à votre plan
Même la réunion la mieux planifiée ira de travers si la discussion déraille et se poursuit sur des sujets tangibles. C'est pourquoi la plupart des réunions n'atteignent pas leur objectif - elles ne restent pas sur la bonne voie. Au début de votre réunion, établissez des règles de base et une attribution de temps spécifique pour chaque élément de votre agenda ainsi que pour la réunion générale. Par exemple, "Merci d'être venu aujourd'hui. Le temps de chacun est précieux et mon objectif est de maintenir cette réunion à moins d'une heure.
Gardons les choses sous la main et réservons la discussion sur d'autres sujets plus tard. »Renforcez ceux qui monopolisent la discussion ou introduisent des sujets, pas à l'ordre du jour.
Gardez-les engagés
Les aides visuelles vont un long chemin à garder tout le monde concentré sur la réunion et non sur leurs téléphones ou l'horloge. Postez l'ordre du jour sur un tableau intelligent à l'avant de la salle. Projeter des visuels sur un grand écran en utilisant un ordinateur; quelque chose à garder les yeux devant.
Résumer la réunion
Avez-vous déjà quitté une réunion et avez une expérience totalement différente de celle de votre collègue? Assurez-vous que cela ne se produise pas avec votre réunion en envoyant un suivi dans les 24 heures. Incluez un résumé, mettez en évidence les sujets clés abordés, les tâches assignées et indiquez les dates limites. En envoyant ceci en temps opportun, les participants ne se dirigeront pas dans la mauvaise direction.