La comptabilité dans une entreprise est la base du système comptable de l'entreprise. Les comptables sont chargés d'enregistrer et de classer les opérations comptables de l'entreprise et les techniques d'enregistrement de ces transactions.
Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, vous devez soit créer votre propre système de comptabilité, soit embaucher quelqu'un pour le configurer. Si vous êtes un travailleur indépendant et que vous travaillez pour une seule personne, vous le ferez vous-même. Si vous embauchez du personnel et prévoyez beaucoup de croissance, vous pouvez embaucher un contrôleur pour gérer votre gestion financière et votre comptabilité. Si votre entreprise va grandir mais que vous anticipez une croissance lente, vous pouvez tout simplement embaucher un comptable ou un comptable pour gérer le système comptable.
Que fait le comptable?
Lorsque le comptable enregistre et classe les transactions financières de l'entreprise, le comptable prend les prochaines étapes et analyse, examine, rapporte et interprète l'information financière de l'entreprise.
Que fait un contrôleur?
Le contrôleur est en fait le directeur comptable d'une entreprise. Il / elle est responsable de la mise en place et du maintien du système comptable de l'entreprise. Le contrôleur est responsable de la comptabilité financière et managériale; en d'autres termes, répondre aux données comptables de l'entreprise d'une manière appropriée et responsable. Un contrôleur est généralement embauché comme une entreprise devient plus grande.
Tenue de livres avec et sans programme informatique
Ce tutoriel sur la comptabilité vous enseigne la comptabilité de base sans utiliser un programme informatique. Pourquoi avez-vous besoin de savoir cela, car il existe tellement de programmes informatiques que vous pouvez utiliser? Avez-vous déjà entendu le dicton, "Garbage in, garbage out?" Vous devez comprendre la comptabilité de base derrière ce que vous entrez dans le programme informatique afin d'entrer les informations correctes. Un tutoriel ultérieur traitera de l'utilisation d'un programme informatique pour gérer la comptabilité de votre entreprise.
01 - Devriez-vous utiliser la comptabilité en entrée simple ou double?
Si votre entreprise est de taille et de complexité, vous voudrez mettre en place un système de comptabilité en partie double. Deux entrées, au moins, sont faites pour chaque transaction. Un débit est effectué sur un compte et un crédit est attribué à un autre compte. C'est la clé de la comptabilité en partie double .
02 - Devriez-vous utiliser la comptabilité de caisse ou de comptabilité d'exercice?
L'une des premières décisions que vous devez prendre lors de la mise en place de votre système de comptabilité est de savoir s'il faut utiliser un système de comptabilité de caisse ou d'exercice . Si vous exploitez une petite entreprise d'une personne à la maison ou même une plus grande pratique de consultation à partir d'un bureau d'une personne, vous pourriez vouloir s'en tenir à la comptabilité de caisse . Si vous utilisez la comptabilité de caisse, vous enregistrez votre transaction lorsque l'argent change de mains. L'argent peut être n'importe quoi de l'argent réel au transfert électronique de fonds. Parfois, les entreprises commencent leur activité en utilisant la comptabilité de caisse et passent à la comptabilité d'exercice à mesure qu'elles grandissent.
Si vous offrez du crédit à vos clients ou si vous demandez un crédit à vos fournisseurs, vous devez utiliser un système de comptabilité d'exercice. En utilisant la comptabilité d'exercice, vous enregistrez immédiatement les achats ou les ventes, même si l'argent ne change pas de mains plus tard, comme dans le cas des comptes créditeurs ou des comptes débiteurs.
03 - Les bases - Comprendre les actifs, les passifs et les capitaux propres
Avant de mettre en place votre système de comptabilité, vous devez comprendre les comptes de base de l'entreprise - actifs , passifs et fonds propres . Les actifs sont ceux que possède la société, tels que ses stocks et ses comptes débiteurs. Les passifs sont ceux que la société doit, par exemple, ce qu'elle doit à ses fournisseurs (comptes fournisseurs), les prêts bancaires et commerciaux, les prêts hypothécaires et toute autre dette inscrite dans les livres. L'équité est la propriété du propriétaire de l'entreprise et de tout investisseur dans l'entreprise.
Équilibrer les livres
Pour équilibrer vos livres, vous devez suivre attentivement ces éléments et vous assurer que les transactions portant sur les actifs, les passifs et les fonds propres sont enregistrées correctement et au bon endroit. Il existe une formule clé que vous pouvez utiliser pour vous assurer que vos livres sont toujours équilibrés. Cette formule est appelée l' équation de comptabilité :
Actif = passif + capitaux propres
L' équation comptable signifie que tout ce que l'entreprise possède (actif) est équilibré par rapport aux réclamations contre l'entreprise (passif et capitaux propres). Les dettes sont des réclamations basées sur ce que vous devez des fournisseurs et des prêteurs. Les propriétaires de l'entreprise ont des créances sur les actifs restants (capitaux propres).
Termes initiaux de comptabilité liés à l'équation comptable
Examinons de plus près les actifs, les passifs et les capitaux propres pour que vous compreniez parfaitement ce qui les englobe.
- Actifs : Si vous regardez le format d'un bilan , vous verrez les comptes d'actif, de passif et d'équité. Les comptes d'actifs commencent généralement par le compte de caisse et le compte titres négociables. Ensuite, les comptes d'inventaire à recevoir et les immobilisations telles que les terrains, les bâtiments et les installations et équipements sont répertoriés. Ce sont des actifs tangibles. Vous pouvez réellement les toucher. Les entreprises ont également des actifs incorporels tels que le goodwill des clients.
- Passif : Les comptes de passif d'un bilan comprennent les passifs à court et à long terme. Les passifs courants sont généralement les comptes créditeurs et les charges à payer. Les comptes créditeurs sont généralement ce que l'entreprise doit à ses fournisseurs, cartes de crédit et prêts bancaires. Les provisions se composeront d'impôts dus, y compris la taxe de vente due et les impôts fédéraux, d'état, de sécurité sociale, et d'assurance-maladie sur les employés qui sont généralement payés trimestriellement.
- Équité : Les comptes de capitaux propres incluent toutes les réclamations que les propriétaires ont contre la compagnie. De toute évidence, le propriétaire de l'entreprise a un investissement, et c'est peut-être le seul investissement dans l'entreprise. Si l'entreprise a pris d'autres investissements, cela est également pris en compte ici.
04 - Principes de base de l'état des résultats - Revenus, dépenses et coûts
Si vous regardez le bilan à l'étape 4, vous en apprendrez davantage sur les actifs, les passifs et les capitaux propres. Si vous passez à l' état des résultats , vous en apprendrez davantage sur les revenus, les dépenses et les coûts.
Les revenus sont tous les revenus qu'une entreprise reçoit en vendant ses produits ou services. Les coûts, également appelés coûts des biens vendus, représentent tout l'argent qu'une entreprise dépense pour acheter ou fabriquer les biens ou les services qu'elle vend à ses clients. Le compte Achats permet de suivre les biens achetés. Les dépenses sont tout l'argent qui est dépensé pour gérer l'entreprise qui n'est pas spécifiquement liée à un produit ou un service vendu. Un exemple d'un compte de dépenses est salaires et salaires.
Un comptable est responsable de l'identification des comptes dans lesquels les transactions doivent être enregistrées. Par exemple, si l'entreprise effectue une vente au comptant à un client et que votre entreprise utilise la comptabilité en partie double, vous devez enregistrer l'argent reçu dans le compte d'actifs appelé Espèces et la vente sera enregistrée dans le compte de revenus appelé Ventes. Voici un autre exemple d'inscription comptable pour une vente au comptant. Celui-ci jette une autre variable - ce que le comptable doit faire quand la taxe de vente est impliquée.