Fermeture de vacances de bureau: Notifier les employés, les clients et les fournisseurs
Assurez-vous de prévenir les principales parties prenantes de votre entreprise au moins deux à quatre semaines à l'avance. Les employés peuvent être notifiés / rappelés en utilisant une insertion dans leur chèque de paie. Les clients peuvent être informés sur votre site Web et via votre message de standard automatique sur votre système téléphonique. Les vendeurs (en particulier ceux avec des horaires de livraison récurrents) peuvent être notifiés par e-mail ou par courrier postal régulier.
Avertir le personnel de sécurité / le service
Envoyez un mémo à votre personnel de sécurité ou à votre service de sécurité pour les informer des dates de clôture. Assurez-vous que votre liste de contacts d'urgence est à jour avec les numéros de téléphone des employés clés.
Modifier le message d'accueil du standard automatisé
Planifiez votre message d'accueil automatisé sur votre système téléphonique pour indiquer que le bureau a fermé ses portes. Assurez-vous également d'indiquer quand le bureau va rouvrir. Si vous fournissez des services d'urgence (c.-à-d. Chauffage et climatisation, plomberie, etc.), assurez-vous d'indiquer à vos appelants comment joindre votre service de réponse téléphonique ou votre cellulaire pendant la fermeture.
Notification du service de réponse
Si vous utilisez un service de répondeur, assurez-vous de les informer des dates auxquelles le bureau sera fermé et assurez-vous que votre liste de contacts est à jour avec les numéros de téléphone des employés qui seront sur appel.
Modifier les messages d'accueil de messagerie vocale et créer des courriels de réponse automatique
Si votre système téléphonique permet aux appels externes de sonner directement sur les postes de travail de vos employés, vous devez vous assurer qu'ils utilisent un message d'accueil vocal temporaire ou «Absent du bureau» qui permet à l'appelant de savoir qu'il n'est pas au bureau.
Vos employés doivent également informer l'appelant du retour et de la marche à suivre s'ils ont besoin d'une assistance immédiate pendant que le bureau est fermé pour les vacances. En outre, assurez-vous de créer un e-mail d'absence du bureau automatiquement .
Réduire le thermostat
Économisez de l'énergie et de l'argent en réglant (ou en reprogrammant) le thermostat de votre bureau pendant l'arrêt.
Sauvegarde des serveurs
Si vous avez des ordinateurs et des serveurs critiques, assurez-vous que le cycle de sauvegarde s'exécute correctement avant et après l'arrêt. Réduisez votre exposition à un sinistre en programmant votre sauvegarde hors site pour un retrait anticipé plutôt que d'attendre après la fin des vacances.
Éteignez l'équipement de bureau
- Lampes de bureau
- Copieurs
- Calculatrices
- Les plafonniers
- Déchiqueteurs
Désactiver les ordinateurs et les périphériques
- Ordinateur
- Moniteur
- Scanner
- Imprimante
Ne pas eteindre
- Télécopieurs
- Système téléphonique
- Ordinateurs serveurs
- Réchauffeurs / lumières pour les réservoirs de poissons tropicaux