Chaque entreprise, petite ou grande, doit prendre une décision sur comment et quand enregistrer les revenus et les dépenses. Les deux options pour cet enregistrement sont appelées "cash" et "accrual".
Aux fins de l'impôt, vous devrez prendre cette décision pour votre entreprise avant de produire votre première déclaration de revenus d'entreprise .
Comment fonctionne la comptabilité de caisse
En comptabilité de caisse, une transaction est enregistrée lorsque l'argent change de mains.
Le revenu est enregistré lorsque vous recevez l'argent et les dépenses sont enregistrées au moment où elles sont payées.
Exemple 1: Pour une opération sur le revenu , si vous effectuez un service et facturez un client, vous n'enregistrez le revenu à des fins de comptabilité de caisse que lorsque vous avez reçu le paiement pour ce service. Si vous envoyez une facture le 12 août et que vous ne recevez pas de paiement avant le 1er septembre, vous enregistrez le paiement le 1er septembre.
Exemple 2: Pour une transaction de dépense, vous pouvez recevoir une facture pour le service téléphonique, mais en comptabilité de caisse, vous n'enregistrez pas la dépense avant d'avoir réellement payé la facture . Si vous recevez une facture le 15 août et que vous ne payez pas la facture avant le 1er septembre, vous n'enregistrez pas la dépense avant le 1er septembre.
Pro et Con: La comptabilité de caisse est plus simple à retenir et à enregistrer, car elle suit votre compte bancaire. Quand une vente est enregistrée dans votre compte chèque, elle est enregistrée dans votre entreprise.
Mais la méthode de comptabilité de caisse peut ne pas montrer l'image réelle de votre activité commerciale, puisque le mois où vous étiez occupé ou lent est différent du mois où vous avez reçu l'argent.
Comment fonctionne la comptabilité d'exercice
En comptabilité d'exercice, la transaction est enregistrée lorsqu'elle est acquise (établie) en envoyant une facture ou en recevant une facture.
Dans l'exemple 1: Pour une opération sur le revenu, selon la méthode de la comptabilité d'exercice, vous devez enregistrer le revenu lorsque le travail est terminé ou que le produit a été reçu; c'est-à-dire que vous avez gagné le paiement. Dans les exemples ci-dessus, le revenu est enregistré lorsque vous envoyez la facture, même si vous n'avez pas encore été payé. La dépense est enregistrée lorsque vous recevez la facture, même si vous n'avez pas payé.
Dans l'exemple 2: Pour une transaction de dépenses. Lorsque vous recevez une facture pour une dépense, elle est considérée comme une dépense aux fins de l'impôt. Donc, vous pouvez le déduire pour cette année, même si vous n'avez pas encore payé la facture.
Pro et Con: La comptabilité d'exercice est plus confuse, mais elle montre plus précisément votre activité mensuelle.
Définir votre méthode de comptabilité
La plupart des petites entreprises utilisent la méthode de comptabilité de caisse, car il est plus simple et plus facile de déterminer quand enregistrer les revenus et les dépenses. Vous devez utiliser la méthode d'accumulation si
- votre entreprise a des ventes de plus de 5 millions de dollars par année, ou
- votre entreprise stocke un inventaire d'articles que vous vendez au public et vos recettes brutes dépassent 1 million de dollars par année.
L' IRS dit:
"Généralement, si vous produisez, achetez ou vendez des marchandises, vous devez conserver un inventaire et utiliser une méthode d'accumulation pour les ventes et les achats de marchandises."
L'inventaire comprend toutes les marchandises que vous vendez, ainsi que les fournitures qui deviendront physiquement partie d'un article destiné à la vente.
Transactions de fin d'année et méthode comptable
À la fin de l'exercice, la comptabilité de caisse et d'exercice doit être prise en compte dans le calendrier des transactions. Voici comment:
- Revenu Si vous êtes en comptabilité d'exercice et que vous voulez un revenu pour l'année en cours, envoyez vos factures avant la fin de l'année. Si vous voulez retarder le revenu, n'envoyez pas de factures avant le début de l'année suivante. Pour la comptabilité de caisse, payez la facture dans l'année où vous prévoyez le revenu total le plus bas.
- Dépenses Prenez en charge l'année où vous voulez que ces dépenses soient comptabilisées, afin de minimiser vos impôts. Vous n'avez pas nécessairement à payer la facture cette année-là, si vous utilisez la comptabilité d'exercice.
Factures non-recouvrables / mauvaises créances
Selon la méthode de la comptabilité d'exercice, si vous avez des clients qui ne vous ont pas payé, vous pourriez peut-être annuler ou réduire vos impôts pour ces mauvaises créances.
À titre d'exemple, disons que vous avez un client que vous avez facturé en février. Vous avez tenté à plusieurs reprises de percevoir l'argent et avez finalement décidé que ce client ne paierait pas. Si vous utilisez la méthode de la comptabilité d'exercice, vous avez déjà enregistré la vente. Avant la fin de l'année, vous pouvez prendre ce montant non recouvrable de votre revenu, réduisant ainsi votre revenu brut et votre assujettissement à l'impôt.
Pour plus d'informations
Pour plus d'informations sur les restrictions IRS sur les méthodes comptables, consultez cette section de la publication IRS 538: Périodes comptables et méthodes.
Avertissement: Les informations contenues dans cet article n'est pas destiné à être un conseil fiscal ou juridique. Si vous n'êtes pas sûr de la méthode comptable à sélectionner, vérifiez auprès de votre conseiller fiscal professionnel.