8 dossiers propriétaires doivent garder
Lorsque vous présélectionnez des locataires potentiels pour combler un poste vacant dans votre propriété locative, vous recevrez de nombreux appels téléphoniques de la part de particuliers désirant voir la propriété. L'information peut être accablante, il y a donc certaines choses que vous voudrez consigner au sujet de chaque locataire, qu'il s'agisse d'un simple appel téléphonique, d'une visite en personne ou si le locataire a rempli une demande de location. Apprenez sept éléments d'information essentiels à garder sur les locataires potentiels qui peuvent vous aider dans le futur.
3 raisons de garder des dossiers sur les locataires potentiels
Vous savez peut-être que vous devriez conserver des dossiers sur vos locataires actuels, mais vous ne pouvez pas réaliser l'importance de tenir des registres sur les locataires qui n'ont pas loué votre appartement. Ces enregistrements sont importants pour trois raisons.
- Vous avez déjà des informations dans le cas où le locataire appelle à nouveau dans le futur.
- Vous aide à comprendre pourquoi le locataire n'a pas loué l'appartement.
- Sert de preuve au cas où vous êtes accusé de discrimination en matière de logement.
8 dossiers à conserver pendant le filtrage des locataires
Les dossiers que vous tenez sur les locataires potentiels dépendront de la distance parcourue par le locataire dans le processus de demande. Pour certains locataires potentiels, tout ce que vous aurez est un prénom et un numéro de téléphone, et pour d'autres, vous aurez une demande dûment remplie et un dépôt pour tenir l'appartement.
Nom, numéro de téléphone et date d'appel:
Chaque fois qu'un locataire potentiel appelle pour vous renseigner sur votre propriété, vous devez placer les informations suivantes dans une feuille de calcul:
- Date à laquelle ils ont été appelés.
- Nombre qu'ils ont appelé.
- Leur nom.
Même si le locataire n'a plus d'intérêt dans la propriété, cette liste peut vous aider dans le futur. Chaque fois qu'un locataire potentiel appelle, vous devez rechercher le numéro de téléphone dans la feuille de calcul. Bien que cette méthode ne soit pas infaillible, car les gens changent leur numéro de téléphone, cela peut vous aider à découvrir si un locataire potentiel a déjà appelé.
Par exemple, si un locataire qui a appelé il y a cinq mois appelle à nouveau pour voir une propriété, vous devez envisager la possibilité d'une expulsion .
Tableur des réponses aux questions d'admissibilité:
Vous devriez avoir une liste de questions qualifiant que vous demandez à chaque locataire éventuel avant même qu'ils regardent la propriété. Ces questions peuvent vous donner une compréhension de base de la situation du locataire.
Des exemples de questions admissibles comprennent:
- Date d'emménagement anticipé
- Combien de chambres recherchez-vous?
- Combien de personnes vivront dans la propriété?
- Revenu mensuel / annuel approximatif
- Avez-vous une assistance de location ?
- Avez-vous des animaux?
- Quand pouvez-vous voir la propriété?
Ces questions vous permettront non seulement de déterminer si un locataire est qualifié pour louer votre propriété, mais serviront de comparaison avec ce que le locataire remplit sur la demande de location si elles arrivent à ce point. En outre, si un locataire potentiel appelle à nouveau dans le futur, vous serez en mesure de comparer leurs informations actuelles aux informations précédentes que vous avez en main.
Date et heure de propriété
Pour les locataires potentiels qui ont pris l'étape de la création d'un rendez-vous pour voir la propriété, vous devez ajouter les informations suivantes à la feuille de calcul:
- Date de rendez-vous
- Heure de la nomination
- Est-ce qu'ils sont apparus?
- Ont-ils appelé à annuler?
Commentaires sur la propriété:
Lorsque les locataires potentiels regardent la propriété, vous devriez prendre des notes de ce qu'ils font et n'aiment pas sur la propriété. Il peut vous aider à déterminer les points positifs et négatifs de votre propriété. Certains négatifs peuvent être facilement fixés, comme une couleur de peinture laide, tandis que d'autres, comme un walk-up au troisième étage, ne sont pas si facilement fixés. Dans ces situations, vous devez essayer de jouer les points positifs, par exemple, si vous êtes au dernier étage, vous obtenez la meilleure lumière du soleil et il n'y a pas de locataires au-dessus de vous.
Ces points positifs et négatifs peuvent également servir de conseil pour les futurs achats. Si de nombreux locataires ont commenté l'absence d'une laveuse et sécheuse dans votre propriété, cela peut être quelque chose que vous voulez vous assurer que toute future propriété a.
Demande de location complétée
Si un locataire éventuel remplit une demande de location, vous devriez en conserver une copie, même s'il ne finit pas sa location. C'est une bonne preuve dans le cas où un locataire éventuel essaie de vous accuser de discrimination en matière de logement. Vous pouvez démontrer que vous avez rejeté le demandeur parce qu'il ne répondait pas aux normes d'admissibilité que vous avez pour tous les demandeurs, par exemple que leur revenu n'était pas égal à au moins deux fois le loyer mensuel. Si le locataire potentiel finit par louer l'unité, vous pouvez utiliser l'application pour comparer à l'information qu'ils ont mis sur le contrat de location .
Vérifications des antécédents / vérifications de crédit / vérification de l'emploi
Si le locataire éventuel satisfait aux normes de qualification initiales et que vous suivez les étapes suivantes pour effectuer les vérifications de crédit , les vérifications des antécédents et la vérification de l'emploi , vous devez conserver cette documentation. Si le locataire éventuel loue l'unité, il peut aller dans son dossier. Si vous rejetez le demandeur en raison d'informations découvertes dans le cadre de ce processus de sélection, vous avez une preuve de la raison pour laquelle vous avez refusé le candidat, par exemple parce qu'il ne travaillait pas dans l'entreprise où il travaillait.
Raison du rejet:
Vous devriez indiquer clairement pourquoi vous avez rejeté le demandeur. Vous ne pouvez rejeter les candidats que pour des raisons légales, par exemple s'ils ne répondent pas aux critères de revenu minimum, si trop de personnes vivent dans la location ou si elles ont des antécédents criminels violents. Vous devez respecter les lois sur le logement équitable .
Dépôt à conserver l'accord:
Si un locataire éventuel a signé un dépôt pour détenir l'unité et vous a donné de l'argent, conservez cette documentation. Les lois de l'État varient, alors vérifiez auprès de votre état. Certains États donnent aux locataires trois jours pour se retirer de ce dépôt à Tenir une entente sans pénalité.
Habituellement, si un locataire signe cet accord, il accepte de louer l'unité ou, s'il ne le fait pas, il reconnaît qu'il perdra tout dépôt qu'il aura déposé. Avoir une copie signée de ce document peut vous protéger si un locataire éventuel tente de vous réclamer illégalement retenu leur dépôt.