En savoir plus sur les informations clés contenues dans le document source
Pourquoi les documents sources sont importants
Le document source est essentiel à la comptabilité et à la comptabilité , car il s'agit de la preuve qu'une transaction financière a eu lieu.
Si une entreprise est auditée, les documents sources sauvegardent les journaux comptables et le grand livre comme piste de vérification incontestable.
Garder un document source pour une entreprise, c'est comme garder les reçus pour les articles déductibles d'impôt pour vos impôts personnels. Si vos taxes sont vérifiées, elles fournissent la preuve que vous avez effectué ces achats. La même chose est vraie pour votre entreprise, mais dans les affaires, vous ne gardez pas les reçus seulement pour les dépenses déductibles d'impôt. Vous conservez des documents originaux pour chaque transaction financière.
Quels documents sources fournissent
Un document source décrit tous les faits de base de la transaction, tels que le montant de la transaction, à qui la transaction a été faite, le but de la transaction et la date de la transaction.
Voici quelques exemples de documents source communs:
- un chèque annulé
- facture d'achat
- reçu de caisse
- reçu généré par ordinateur
- note de crédit pour un remboursement de client
- carte de pointage d'employé
- bordereau de dépôt
- bon de commande
Comment traiter les documents sources
Le document source doit être enregistré dans le journal comptable approprié dès que possible après la transaction. Après l'enregistrement, tous les documents sources doivent être classés dans un système quelconque où ils peuvent être récupérés si et quand ils sont nécessaires.
Dans certains cas, il peut même être important de fournir la chaîne de traçabilité pour pouvoir déterminer si le document source en question est sous votre contrôle.
Documents sources et photocopies
Dans la plupart des cas, les photocopies des documents sources sont légalement acceptables. L'Internal Revenue Service, par exemple, a accepté des photocopies de reçus depuis 1997, tant qu'elles sont lisibles, contiennent toutes les informations présentes dans l'original et, dans les limites du processus de numérisation, présentent ces informations dans un format identique à original.
Un reçu de matériel précisant les objets achetés et le prix payé, mais qui a été numérisé sans le nom du fournisseur ne serait pas admissible. Un document qui présentait toutes les informations contenues dans le reçu original, mais qui a été retapé en format Word ou Excel, ne serait pas non plus admissible.
La norme IRS - complète, lisible et une reproduction précise de l'original - est la même norme utilisée dans de nombreuses entreprises et organismes gouvernementaux. D'autres institutions, cependant, ajoutent à ces exigences générales.
L'Université de Washington, par exemple, n'accepte que comme pièces de rechange pour les photocopies de documents originaux numérisées à une densité minimale de 300 points par pouce (dpi) et présentées en format PDF ou TIFF; il n'accepte pas les photocopies JPEG.
Si vous envisagez de numériser des documents comptables ou juridiques afin de faciliter le stockage, vérifiez auprès de l'institution concernée si elle accepte les documents dans le format que vous envisagez d'utiliser.