Le grand livre général est le dossier financier récapitulatif de votre entreprise
Le grand livre général est un registre complet de toutes les transactions financières qui ont été effectuées au cours de la vie de votre entreprise, pas seulement l'année dernière ou le mois précédent.
Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d'un grand livre?
Le grand livre sert plusieurs fonctions dans le fonctionnement financier de votre entreprise. Pensez-y comme un seau fourre-tout. Il contient toutes les informations financières que vous utiliserez pour créer vos états des résultats et vos bilans. Il est utilisé pour préparer des états financiers , pour rechercher des déséquilibres et pour des audits internes et externes. Il comprend la comptabilisation des actifs, des passifs , des capitaux propres , des produits et des charges.
Les prêteurs demanderont invariablement une variété de vos dossiers financiers si votre entreprise demande un prêt. Votre grand livre général peut vous aider à localiser et localiser immédiatement toute information dont vous avez besoin.
Le grand livre par rapport au journal général
Ne confondez pas le grand livre avec votre journal général. Ce dernier n'est qu'un enregistrement chronologique des transactions, tandis que le grand livre général est organisé par comptes et peut afficher le solde du compte après chaque publication.
Les entreprises saisissent généralement la plupart de leurs données sur les transactions financières dans divers journaux comptables chaque jour. Lorsqu'une transaction financière se produit et qu'un document source est généré, la transaction est ensuite entrée dans le journal général.
Les transactions sont listées par ordre chronologique. La date, le montant, les comptes concernés et la direction dans laquelle les comptes sont affectés sont tous notés.
Vous devez vous assurer que les débits et crédits restent en équilibre lorsque vous notez chaque transaction.
Journaux spéciaux
Votre entreprise pourrait également avoir un large éventail de revues spécialisées. Parmi les plus courantes, mentionnons les revues de vente , les journaux de rentrées de fonds et les journaux de décaissements . Le nombre et les types de journaux spéciaux qu'une entreprise conserve sont une décision personnelle. Ces journaux sont normalement générés lorsque vous entrez vos transactions financières dans l'ordinateur si votre entreprise utilise un système de comptabilité informatisé.
Le grand livre général montre toutes les informations de synthèse pour les transactions financières pour votre entreprise à partir du journal général et de ces revues spécialisées.
Comment les entrées de journal fonctionnent
Le grand livre général est construit en transférant les écritures de journal des transactions financières d'une entreprise de ses journaux comptables au grand livre. Chaque transaction financière a un document source, comme une facture ou un chèque annulé, ainsi qu'une entrée de journal , que l'on trouve normalement dans le journal général, dans vos journaux spéciaux ou dans les deux.
Le rôle de votre plan comptable
Les comptes du grand livre général sont basés sur le plan comptable de votre petite entreprise. Ce graphique montre les principaux comptes qui figurent dans vos états financiers .
Selon la taille et la complexité de votre entreprise, votre graphique peut littéralement comprendre des centaines de comptes, y compris pour les actifs courants, les immobilisations , les passifs courants, les passifs à long terme, les capitaux propres , les ventes, les charges, les gains, et les pertes.
Un exemple simple d'entrée dans un grand livre général
Supposons que vous venez d'ouvrir vos portes pour la conception de sites Web pour d'autres entreprises. Votre opération nécessite que vous mainteniez un système informatique assez vaste qui vous coûtera 10 000 $.
Entrez la date de la transaction dans la première colonne à gauche de votre grand livre général et notez l'entrée de journal pour le système informatique dans la colonne suivante. Les troisième et quatrième colonnes sont dédiées aux montants débiteurs et créditeurs.
Gardez à l'esprit que les montants débiteurs et créditeurs semblent contre-intuitifs en surface.
Les actifs, qui sont un plus, ont un solde débiteur, de sorte que vous entrez la valeur de 10 000 $ en tant que montant débiteur. Si vous avez épuisé d'autres actifs, comme de l'argent, pour obtenir les 10 000 $, ou si vous avez ajouté un passif sous forme de prêt pour acheter le système, ces transactions sont des crédits. Vous devez donc entrer les chiffres correspondants dans la quatrième colonne.
Microsoft Business Systems propose une répartition beaucoup plus complète pour plusieurs colonnes afin de vous aider à effectuer le suivi des transactions. Vous n'êtes en aucun cas limité à quatre.
Un dernier mot sur les entrées du grand livre général
Les transactions doivent être saisies dans leurs journaux appropriés, puis résumées et entrées dans le grand livre une fois par mois. Il devrait y avoir une page séparée pour chaque compte.