Quelles informations devez-vous inclure lors de la reconnaissance d'un don?
D'abord, vous avez besoin d'une lettre de remerciement chaleureuse, mais vous devez également inclure les informations requises par la loi afin que les donateurs puissent documenter qu'ils ont donné un don déductible d'impôt à votre organisme de bienfaisance.
L'IRS exige que les organismes de bienfaisance publics (également connus sous le nom d' organisations 501 (c) (3) ) envoient une lettre de reconnaissance formelle pour tout don de plus de 250 $.
Le donateur peut utiliser cette lettre comme preuve de son don et demander une déduction fiscale . La plupart des organismes de bienfaisance envoient une reconnaissance pour tous les dons, même les plus petits.
Les deux objectifs, qui consistent à remercier le donateur et à satisfaire aux exigences légales, peuvent être accomplis en même temps ou séparément. La plupart des organismes de bienfaisance parviennent à satisfaire aux deux exigences dans une seule lettre.
Quand vous devriez reconnaître un don à des fins fiscales
L'IRS dit que la reconnaissance doit être faite "par écrit, au moment de la sollicitation ou lorsque le paiement est reçu, et d'une manière qui viendra à l'attention du donateur." (Voir la publication IRS 1771)
La reconnaissance du don doit avoir lieu au plus tard le 31 janvier de l'année suivant le don. Cependant, les meilleures pratiques suggèrent que les organismes de bienfaisance devraient envoyer un accusé de réception le plus tôt possible après la réception du cadeau.
En outre, la plupart des organismes de bienfaisance envoient un résumé des contributions d'un donateur pour l'année précédente à la fin de janvier.
À l'ère des appels et des dons de collecte de fonds multicanaux, envoyer ce résumé de fin d'année par la poste (peu importe si le ou les dons originaux sont par chèque ou en ligne), assure que votre organisme a notifié adéquatement le donateur.
Pouvez-vous envoyer ce résumé final des contributions d'un donateur pour l'année précédente par courriel?
Oui. Il n'y a aucune prescription légale pour le formulaire qu'une lettre de confirmation doit prendre. Par exemple, il peut s'agir d'une carte postale, d'un e-mail ou d'une lettre physique.
Cependant, à mon avis, il est préférable de faire une lettre de résumé de fin d'année par courrier. Un message électronique peut ne pas être remarqué dans une boîte aux lettres bondée ou même se retrouver dans le dossier spam du donateur.
Ce que vous devez inclure dans la reconnaissance
- Le nom de votre organisation
- Une déclaration disant que vous êtes une organisation exonérée d'impôt 501c3
- La date à laquelle le don a été reçu
- Le montant de la contribution en espèces (comptant signifie chèques, carte de crédit et retenue sur la paie)
- Une description (mais pas la valeur) d'une contribution autre qu'en espèces. Le donateur estime la valeur des contributions non monétaires lorsqu'il les signale à l'IRS dans sa déclaration de revenus.
- Une déclaration qu'aucun produit ou service n'a été fourni par l'organisation, le cas échéant
- Une description et une estimation de bonne foi de la valeur des biens ou services, le cas échéant, que l'organisation a fournis en contrepartie de la contribution. Un exemple pourrait être un dîner où une partie de l'argent paie pour le repas tandis que le reste est un don.
- Une déclaration que les biens ou les services, le cas échéant, que l'organisation a fournis en contrepartie de la contribution se composait entièrement d'avantages intangibles, le cas échéant. Un exemple pourrait être un petit cadeau d'une valeur inférieure à 75 $, comme une tasse ou un sac fourre-tout avec le logo de l'organisation.
Que se passera-t-il si mon organisation ne fournit pas une reconnaissance appropriée?
L'IRS a refusé les déductions fiscales aux donateurs qui ne peuvent pas offrir une reconnaissance appropriée pour leurs dons à un organisme de bienfaisance.
La "Chronique de la philanthropie" a rapporté à ce sujet dans son article, IRS Crackdown met l'accent sur les dossiers de cadeaux. Dans un cas, le jugement reposait sur le fait que la reconnaissance n'était pas assez rapide et manquait de la langue requise.
CONSEIL: Développez votre langage de reconnaissance et faites-le évaluer par un avocat spécialisé dans les questions à but non lucratif. Ensuite, utilisez la même langue de manière cohérente.
Quelques exemples:
Il n'y a aucune raison pour que votre organisation ne puisse pas fournir un chaleureux merci qui encouragera vos donateurs à vous redonner et remplir votre obligation de fournir une reconnaissance acceptable du don par l'IRS.
Bien que le langage de reconnaissance devrait être adapté à chaque organisme de bienfaisance, voici deux exemples d'énoncés qui répondent à toutes les exigences.
Le premier est arrivé à la fin d'une lettre écrite envoyée par la poste; la seconde faisait partie d'un mail merci .
1. "En tant qu'organisme de bienfaisance 501c3, les lois fiscales exigent que nous vous informions que cette lettre est la reconnaissance officielle de votre cadeau." Nous sommes également tenus de certifier que vous n'avez reçu aucun bien ou service en considération de cette contribution. le montant de votre don est déductible d'impôt Merci! "
2. «Partners In Health, un organisme à but non lucratif 501 (c) (3), ne vous a fourni aucun bien ou service, en tout ou en partie, en contrepartie de cette contribution volontaire en espèces. aux fins de déductibilité fiscale de ce cadeau aux États-Unis, veuillez conserver cette lettre d'accusé de réception pour vos fichiers. Le numéro EIN de Partners In Health est xxxxx. "
Ces deux exemples fonctionnent pour des dons en espèces. Mais que faire si le don n'est pas en espèces, mais des biens ou des biens physiques de quelque sorte? Dans ce cas, utilisez un langage similaire à cet exemple:
«Merci pour votre contribution d'un réfrigérateur usagé et d'un poêle utilisé [nom de l'organisme à but non lucratif], un 501 (c) (3) organisme sans but lucratif, reçu le [date]. Aucun produit ou service n'a été fourni en échange de votre contribution. "
Ressources:
Base de connaissances GrantSpace
Conseil national des organismes sans but lucratif