Les règlements d'entreprise (parfois appelés «règlements») sont les règles d'une société, établies par le conseil d'administration au cours du processus de création d'une société. Lorsqu'une société est constituée (un processus appelé l'incorporation), l'une des premières tâches de la nouvelle société est de faire former des règlements d'entreprise.
Les règlements sont les règles qui régissent les activités de la société.
Plus précisément, les règlements administratifs dirigent le conseil d'administration dans son travail de surveillance de la société. L'une des premières actions du conseil d'administration d'une nouvelle société est d'adopter les statuts.
Quelle est la différence entre les statuts et les statuts constitutifs?
Dans le processus de création d'une société d'abord, la société dépose des statuts d'incorporation avec l'état dans lequel elle veut faire des affaires. Les statuts constitutifs sont des documents de formation; ils contiennent seulement quelques éléments d'information de base sur l'entreprise comme nécessaire pour être enregistré auprès de l'état.
Après la création de l'entreprise, son conseil d'administration est établi. Le conseil d'administration décide des règlements administratifs pour aider à diriger ses activités pendant la durée de vie de la société.
Comment les statuts sont-ils créés?
Les règlements corporatifs sont rédigés par les propriétaires de la société au moment de sa fondation. Parfois, les règlements sont rédigés par la personne responsable de la création de la société (appelée un fondateur); dans d'autres sociétés, les statuts sont rédigés par le conseil d'administration, avec l'aide d'un avocat.
Les statuts de constitution doivent être déposés auprès de l'état dans lequel vous incorporez, mais les statuts ne doivent pas être déposés auprès de l'état ou du gouvernement fédéral (sauf si la société demande un statut sans but lucratif), mais ils doivent être conservés avec autres documents d'entreprise en cas d'audit.
Qu'est-ce qui est inclus dans les statuts de l'entreprise?
Les règlements devraient inclure:
- Les renseignements d'identification de la société : nom, adresse et principal lieu d'affaires; désignation de la société comme publique ou privée (vente d'actions au public ou conservation des actions entre quelques personnes seulement).
- Le conseil d'administration , y compris le nombre de membres du conseil, les pouvoirs généraux et les devoirs du conseil, le mandat des membres du conseil, quel nombre d'administrateurs est considéré comme un quorum (le nombre qui doit voter pour qu'une résolution soit valide).
- Si la société est une société par actions , des informations sur les actionnaires et le vote des actions d'actions. Les règlements administratifs indiquent également le nombre et le type d'actions et de catégories d'actions que la société est autorisée à émettre.
- Informations sur les réunions d'actionnaires, y compris la notification d'une réunion, le vote par procuration.
- Procédures de réunion annuelle et exigences pour les membres notificateurs. Chaque société doit avoir au moins une réunion annuelle, c'est donc une partie importante des règlements.
- Informations sur les réunions du conseil , y compris la fréquence, l'emplacement et le protocole.
- Procédure de tenue de registres, y compris les règles de préparation et d'inspection des dossiers et l'emplacement du registre de la société.
- Procédure de révision des statuts et règlements.
- Les administrateurs de la société , y compris une description de leurs fonctions, comment ils sont élus et leurs mandats.
- Informations sur la manière de remplacer un membre du conseil d'administration ou un mandataire social.
- L'année fiscale (financière) de la société
- Règles sur l'approbation des contrats, des prêts, des chèques, des certificats d'actions, et d'autres types de résolutions d'entreprise (voir ci-dessous).
- Des audits financiers et l'inspection des registres de l'entreprise, principalement pour les sociétés publiques, mais vraiment pour toutes les entreprises.
Comment les statuts sont-ils utilisés par le conseil d'administration?
Après que vous ou un autre administrateur de société ou un comité de votre conseil d'administration avez préparé les statuts de la société, ils doivent être approuvés par le conseil. Les règlements font partie de vos documents d'entreprise et doivent être dans un endroit où ils peuvent être consultés par l'Internal Revenue Service ou votre état ou une autre entité qui pourrait vouloir vérifier vos dossiers.
Qu'est-ce qu'une résolution d'entreprise?
L'une des tâches les plus importantes d'un conseil, tel que décrit dans les règlements, est d'adopter des résolutions. Ces résolutions sont des décisions prises par le conseil. Ces décisions doivent être dans un format spécifique et doivent être consignées dans les procès-verbaux des réunions du conseil.
Les partenariats et les sociétés à responsabilité limitée ont-ils des statuts?
Chaque entreprise a besoin de règles et de directives pour fonctionner. Les partenariats et les sociétés à responsabilité limitée ont des types de règles similaires. Pour un partenariat, cet ensemble de règles est un accord de partenariat; pour une LLC les règles sont un accord d'exploitation. Le contenu est semblable aux règlements.
Ai-je besoin d'un avocat pour préparer les statuts?
Les règlements ne sont pas un projet de bricolage. Les règlements sont des documents complexes, et ils contiennent de nombreux pièges et exigences afin de se conformer aux exigences fiscales et juridiques de l'État dans lequel l'entreprise est située et aussi avec les exigences fiscales et réglementaires. L'utilisation d'un avocat pour préparer les statuts de la société vous permettra d'économiser de l'argent et des questions juridiques plus tard.
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