Ce sont les propriétaires d'entreprise qui se présentent au moment des impôts avec toutes les informations pour leurs déclarations de revenus dans les boîtes à chaussures. Les préparateurs d'impôt doivent trier les reçus et les relevés bancaires des boîtes à chaussures et essayer de comprendre les taxes pour l'entreprise afin qu'une déclaration d'impôt peut être préparée.
Parfois, ces gens d'affaires de Shoebox viennent avec une impression de revenu , mais la plupart du temps ils ont juste leurs relevés bancaires (non réconciliés, bien sûr).
Parce qu'ils ne sont pas organisés, ces gens d'affaires doivent payer plus pour leur déclaration de revenus d' entreprise que quelqu'un qui est entré dans le bureau avec une impression du bilan et du compte de résultat à la fin de l'année.
Pourquoi vous ne voulez pas être un homme d'affaires de Shoebox
Si vous conservez vos documents commerciaux dans une boîte à chaussures ou dans un état non organisé, vous pouvez perdre de l'argent:
1. Votre déclaration de revenus prend beaucoup plus de temps à préparer, ce qui signifie que le coût de la déclaration augmente.
2. Vous pouvez manquer de nombreuses dépenses déductibles parce que vous avez perdu - ou jamais reçu - les reçus dont vous avez besoin pour justifier la déduction des dépenses.
3. D'autres déductions de dépenses d'entreprise peuvent être perdues parce que vous ne les avez pas enregistrées. Par exemple, les frais de conduite doivent être saisis au moment du voyage. Vous ne pouvez pas faire des voyages d'affaires à la fin de l'année.
4. En plus des questions fiscales, ne pas être organisé peut vous faire perdre de l'argent sur une base quotidienne.
Par exemple, l'exploitation de votre entreprise sans connaître votre statut de flux de trésorerie signifie que vous pourriez être frappé par des frais de découvert et d'autres frais bancaires.
5. Si vous ne connaissez pas votre situation financière globale, vous risquez de perdre des occasions d'acheter au bon moment et d'investir pour tirer parti de bons rendements.
Les professionnels de l'impôt vous diront qu'il existe une corrélation évidente entre la santé financière de l'entreprise et l'état de leurs dossiers commerciaux.
Vous voulez éviter d'être un homme d'affaires Shoebox?
1. Obtenez un système de comptabilité en ligne et maintenez-le à jour. Mettez tous les comptes dans la note ci-dessus dans ce système. Utilisez leurs liens vers vos comptes et obtenez les mises à jour automatiques, vous n'avez donc pas besoin d'entrer manuellement.
2. Mettre en place un moyen de capturer chaque transaction (événement financier) quand cela arrive. J'envoie tous les reçus en ligne à mon aide-comptable par e-mail, en lui indiquant dans quelle catégorie le mettre. Ensuite, je peux l'oublier. Un autre moyen facile est de garder tous ces enregistrements en ligne, en utilisant Evernote. Vous pouvez envoyer un e-mail à votre compte Evernote. Ne pas oublier les petites transactions; les enregistrer dans un système de petite caisse .
3. Mettez un journal de bord dans votre voiture et gardez une trace du kilométrage d'affaires . Faites une note chaque fois que vous conduisez n'importe où pour affaires, y compris la date, les milles parcourus, et les objectifs d'affaires.
4. Chaque mois, examinez vos dépenses et réconciliez votre compte bancaire d'entreprise. Ce n'est pas si difficile. Avec un système en ligne, c'est presque fini pour vous. Assurez-vous que toutes les dépenses sont correctement classées. Si une dépense était pour une réunion d'affaires dans un restaurant ou un autre endroit où vous avez payé avec votre carte de débit ou de crédit, notez le but commercial et avec qui vous étiez sur le reçu (il y a habituellement une place pour les notes).
Si vous voyez quelque chose d'étrange, faites un suivi. Vous seul pouvez le faire, et cela ne prendra que quelques minutes.
5. Avant la fin de l'année, faites une revue rapide de l'année , en notant quelque chose d'étrange, des dépenses non conformes aux attentes. Ajouter tous ces frais de kilométrage d'affaires de votre journal de bord. Préparer une liste des dépenses du bureau à domicile. Et tu as fini!
Après le premier de l'année, lorsque vous avez terminé toute la comptabilité de fin d'année , vous pouvez vous rendre au bureau du spécialiste en déclarations avec une clé USB. Ou, mieux encore, vous pouvez envoyer les fichiers directement à votre spécialiste en déclarations.